Công ty xây dựng nhỏ nên chọn đơn vị kế toán biết theo dõi chi phí theo từng công trình và hiểu rằng doanh thu, hoá đơn gắn với nghiệm thu chứ không gắn với lúc nhận tiền. Đơn vị chỉ quen doanh nghiệp thương mại thường ghi mọi chi phí vào một rổ chung, lập hoá đơn khi khách chuyển tiền, rồi cuối năm không giải thích được vì sao công trình này lãi, công trình kia lỗ.
Ngoài ra, công ty xây dựng hay có mấy việc riêng: thuê nhân công khoán theo đội, giao thầu phụ, mua vật tư chở thẳng ra công trình, và nhận công trình ở tỉnh khác nơi đặt trụ sở. Đơn vị kế toán phải nói được họ xử lý từng việc thế nào trước khi ký.
Chi phí theo công trình là việc gốc
Mỗi công trình là một “đơn hàng” lớn, kéo dài nhiều tháng. Chi phí vật tư, nhân công, máy thi công, thầu phụ phải được gắn mã công trình ngay từ khi phát sinh, không đợi cuối kỳ phân bổ. Khi chưa nghiệm thu, chi phí đó nằm ở chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; khi nghiệm thu, nó chuyển thành giá vốn tương ứng với doanh thu được ghi nhận.
Đơn vị làm tốt sẽ yêu cầu:
- Danh sách công trình đang thi công, giá trị hợp đồng, tiến độ dự kiến.
- Mỗi chứng từ mua hàng ghi rõ dùng cho công trình nào.
- Dự toán hoặc bảng khối lượng để so chi phí thực tế với dự toán.
Hỏi thử: “Cuối tháng anh chị báo được chi phí đã chi cho từng công trình không?” Nếu câu trả lời là “cuối năm mới phân bổ”, chủ doanh nghiệp sẽ mất công cụ quản trị quan trọng nhất và rủi ro giá vốn bị hỏi khi quyết toán.
Tạm ứng, nghiệm thu và thời điểm lập hoá đơn
Hợp đồng xây dựng thường có đợt tạm ứng khi ký, thanh toán theo giai đoạn, và giữ lại một phần bảo hành. Ba khái niệm dễ lẫn:
| Dòng tiền | Bản chất | Kế toán cần làm |
|---|---|---|
| Tạm ứng khi ký hợp đồng | Tiền nhận trước, chưa phải doanh thu | Theo dõi là khoản khách hàng trả trước theo từng hợp đồng |
| Thanh toán theo đợt nghiệm thu | Gắn với khối lượng đã hoàn thành, được xác nhận | Ghi nhận doanh thu, lập hoá đơn theo quy định về hoá đơn cho xây dựng, lắp đặt |
| Tiền giữ lại bảo hành | Một phần giá trị đã nghiệm thu, trả sau | Theo dõi công nợ, không bỏ sót khi hết hạn bảo hành |
Với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hoá đơn có quy định riêng gắn với việc nghiệm thu, bàn giao khối lượng, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Quy định hoá đơn đã được thay mới từ ngày 1/7/2026, nên đơn vị kế toán cần nắm văn bản đang hiệu lực. Lập hoá đơn trễ so với biên bản nghiệm thu là lỗi hay gặp nhất ở công ty xây dựng nhỏ.
Đơn vị quen ngành sẽ đề nghị nhận bản sao biên bản nghiệm thu ngay khi ký, vì đó là căn cứ lập hoá đơn.
Nhân công khoán, thầu phụ và vật tư chở thẳng ra công trình
Đây là ba nguồn chi phí có rủi ro cao nhất về chứng từ:
- Nhân công khoán theo đội. Công ty ký với một đội trưởng, đội trưởng trả cho thợ. Cần hợp đồng khoán, bảng khối lượng, danh sách người nhận tiền; khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng/lần trở lên thường phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân. Trả một cục cho đội trưởng mà không có danh sách thợ là chi phí khó bảo vệ.
- Thầu phụ. Thầu phụ là doanh nghiệp thì phải có hợp đồng, biên bản nghiệm thu với thầu phụ và hoá đơn. Kiểm tra thầu phụ trước khi ký: mã số thuế còn hoạt động, ngành nghề phù hợp.
- Vật tư giao thẳng công trình. Hoá đơn ghi địa chỉ công ty, hàng giao ra công trình, người nhận là chỉ huy công trường. Cần phiếu giao hàng có chữ ký người nhận và ghi rõ công trình. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Hỏi đơn vị kế toán mẫu giấy tờ họ đề xuất cho đội thi công. Đơn vị có sẵn mẫu hợp đồng khoán, mẫu biên bản giao vật tư thường đã làm nhiều cho ngành này.
Công trình ở tỉnh khác trụ sở
Công ty đặt trụ sở ở một tỉnh nhưng thi công công trình ở tỉnh khác có thể phát sinh nghĩa vụ khai, nộp thuế giá trị gia tăng tại nơi có công trình, theo quy định về khai thuế đối với hoạt động kinh doanh ngoài tỉnh. Sau đợt sắp xếp địa giới từ ngày 1/7/2025 (cả nước còn 34 tỉnh, thành phố), một số công trình trước đây “ngoại tỉnh” nay đã cùng tỉnh, và ngược lại cơ quan thuế quản lý cũng thay đổi.
Câu hỏi cho đơn vị kế toán:
- Họ đã từng khai thuế cho công trình ở tỉnh khác chưa, và theo dõi thế nào để không khai trùng ở cả hai nơi.
- Họ xác định cơ quan thuế quản lý nơi có công trình theo địa giới mới ra sao.
- Họ có đi làm việc được ở tỉnh đó không khi cần, hay phải có đơn vị phối hợp.
Quy định cụ thể về trường hợp nào phải khai riêng, trường hợp nào không, cần tra ở văn bản hướng dẫn quản lý thuế đang có hiệu lực.
Ví dụ giả định: một công trình nhà phố kéo dài qua hai năm tài chính
Giả sử công ty nhận xây một căn nhà phố, ký hợp đồng tháng mười, nhận tạm ứng ngay, thi công phần móng và thân trong quý cuối năm, nghiệm thu hoàn thiện vào tháng ba năm sau.
- Đơn vị không quen ngành lập hoá đơn cho tiền tạm ứng, ghi doanh thu năm nay; vật tư, nhân công đã chi cũng đưa hết vào chi phí năm nay. Số liệu năm nay trông “hợp lý”, nhưng hoá đơn lập không đúng thời điểm, và năm sau có doanh thu phần còn lại mà gần như không còn chi phí đi kèm.
- Đơn vị quen ngành theo dõi tạm ứng là khoản khách trả trước, chi phí nằm ở dở dang của công trình đó. Nếu hợp đồng có nghiệm thu giai đoạn móng và thân trong năm, họ lập hoá đơn theo biên bản nghiệm thu giai đoạn và chuyển phần chi phí tương ứng sang giá vốn. Phần còn lại đi theo sang năm sau.
Hai cách cho cùng tổng số thuế qua hai năm nếu mọi thứ suôn sẻ. Khác nhau ở chỗ cách thứ nhất để lại một hoá đơn sai thời điểm và giá vốn lệch giữa hai năm — đúng loại chênh lệch hay bị hỏi khi quyết toán.
Câu nên hỏi và dấu hiệu nên cảnh giác
Mấy câu giúp phân biệt đơn vị quen ngành xây dựng:
- “Anh chị đang làm cho công ty xây dựng nào cùng quy mô không? Dân dụng hay hạ tầng?”
- “Cuối tháng anh chị báo chi phí theo công trình dưới dạng gì?”
- “Khi có biên bản nghiệm thu, bao lâu sau anh chị lập hoá đơn?”
- “Với đội nhân công khoán, anh chị cần công ty giữ những giấy tờ gì?”
Dấu hiệu nên cảnh giác:
- Đề xuất ghi chi phí nhân công bằng danh sách “cho đủ” thay vì danh sách người thật nhận tiền.
- Gợi ý mua hoá đơn vật tư để khớp dự toán.
- Không hỏi gì về hợp đồng, nghiệm thu, chỉ hỏi “tháng này thu bao nhiêu”.
Chia việc giữa công trường và đơn vị kế toán, tự kiểm tra ở đâu
Chứng từ xây dựng sinh ra ở công trường, không ở văn phòng. Nên chỉ định rõ một người ở công trường (chỉ huy trưởng hoặc thủ kho) chịu trách nhiệm gom phiếu giao vật tư, bảng chấm công đội thợ, biên bản nghiệm thu, gửi về theo lịch — tuần một lần là hợp lý với công trình đang chạy. Đơn vị kế toán chỉ làm được đúng khi chứng từ về đủ và đúng hạn.
Chủ doanh nghiệp tự kiểm tra định kỳ ở: cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra có khớp với các biên bản nghiệm thu đã ký không; hoá đơn đầu vào có ghi đúng công ty, đúng thời điểm không), tài khoản thuế điện tử (tờ khai ở trụ sở và, nếu có, ở nơi có công trình) và trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi ký với thầu phụ, nhà cung cấp vật tư mới.
Câu hỏi thường gặp
Công ty xây dựng nhỏ chỉ có vài công trình mỗi năm có cần kế toán theo công trình không?
Có, và càng ít công trình càng dễ làm. Mỗi công trình là một phần lớn doanh thu năm, nên biết chi phí từng công trình giúp chủ doanh nghiệp định giá lần sau và giải thích được giá vốn khi quyết toán.
Nhận tạm ứng rồi có phải lập hoá đơn ngay không?
Tạm ứng theo hợp đồng xây dựng thường chưa phải doanh thu tại thời điểm nhận. Thời điểm lập hoá đơn gắn với nghiệm thu, bàn giao theo quy định về hoá đơn hiện hành. Hỏi đơn vị kế toán áp dụng thế nào cho từng hợp đồng cụ thể.
Thuê thợ theo ngày không có hợp đồng thì chi phí có được trừ không?
Cần có căn cứ: hợp đồng thuê khoán hoặc giấy tờ thể hiện việc thuê, bảng chấm công, chứng từ trả tiền có ký nhận, và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi đến mức phải khấu trừ. Thiếu những thứ này thì khó bảo vệ khoản chi khi bị kiểm tra.
Công trình bị chậm nghiệm thu sang năm sau thì chi phí năm nay xử lý thế nào?
Chi phí đã chi cho công trình chưa nghiệm thu thường nằm ở chi phí dở dang, chuyển thành giá vốn khi doanh thu được ghi nhận. Đơn vị kế toán cần theo dõi chính xác để không đưa chi phí vào giá vốn năm nay khi doanh thu thuộc năm sau.
Có nên thuê đơn vị kế toán ở tỉnh có nhiều công trình nhất thay vì ở nơi đặt trụ sở?
Tuỳ việc nào cần có mặt nhiều hơn. Hồ sơ thuế chính nằm ở cơ quan thuế quản lý trụ sở; công trình ngoại tỉnh có thể cần khai tại nơi có công trình. Có thể chọn đơn vị ở trụ sở và thoả thuận cách họ xử lý phần ngoại tỉnh.
Đơn vị kế toán có cần hiểu dự toán xây dựng không?
Không cần lập dự toán, nhưng nên đọc được dự toán và bảng khối lượng để so với chi phí thực tế. Chênh lệch lớn giữa chi phí thực tế và dự toán là tín hiệu cần giải thích sớm, cả cho quản trị lẫn cho thuế.
