Khi kế toán nội bộ báo nghỉ, việc đầu tiên không phải đi tìm đơn vị dịch vụ mà là tận dụng thời gian báo trước để lấy lại mọi thứ đang nằm trong tay người đó: tài khoản, mật khẩu, chữ ký số, tệp dữ liệu, và danh sách việc dở. Đơn vị dịch vụ giỏi đến đâu cũng không làm được nếu không vào được tài khoản thuế điện tử, không có sổ cũ, và không biết tháng trước còn tờ khai nào chưa nộp.
Chuyển sang thuê ngoài thường là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ: không phụ thuộc một người, có người thay khi ốm đau, có người cập nhật quy định. Nhưng trình tự phải đúng: bàn giao trước, chọn đơn vị song song, giao việc sau. Bài này đi theo trình tự đó.
Tuần đầu tiên: lập danh mục những gì người cũ đang giữ
Ngay khi nhận thông báo nghỉ, ngồi với người kế toán và lập danh sách. Nhiều thứ chỉ người đó biết đang ở đâu:
| Nhóm | Cần nhận lại |
|---|---|
| Tài khoản | Thuế điện tử, cổng hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, ngân hàng điện tử (quyền xem), phần mềm kế toán, hộp thư dùng đăng ký các tài khoản đó |
| Chữ ký số | Thiết bị ký, thông tin chứng thư, hạn sử dụng, nhà cung cấp; tài khoản ký từ xa nếu có |
| Dữ liệu | Tệp dữ liệu phần mềm kế toán, bảng tính theo dõi công nợ, tồn kho, bảng lương |
| Chứng từ | Chứng từ giấy đã sắp xếp theo kỳ, nơi lưu |
| Việc dở | Tờ khai sắp đến hạn, hồ sơ đang giải trình, hoá đơn sai chưa xử lý, đối chiếu công nợ chưa xong |
| Hiểu biết ngầm | Những quy ước riêng: khoản nào ghi thế nào, nhà cung cấp nào hay lập hoá đơn trễ, khách nào hay đổi thông tin |
Dòng cuối cùng không có trong bất kỳ tệp nào. Nhờ người cũ viết ra, dù chỉ một hai trang.
Lấy lại quyền trước khi người cũ rời đi
Chỗ hay sai nhất: tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn đăng ký bằng email cá nhân hoặc số điện thoại cá nhân của người kế toán. Người đó nghỉ, doanh nghiệp không nhận được mã xác thực, không đặt lại được mật khẩu.
- Cùng người cũ đăng nhập từng hệ thống, đổi email và số điện thoại liên hệ sang của doanh nghiệp (hoặc của chủ doanh nghiệp).
- Đổi mật khẩu tất cả tài khoản, giữ ở nơi doanh nghiệp kiểm soát.
- Nhận lại thiết bị ký số, đổi mã PIN. Nếu người cũ dùng ký từ xa trên điện thoại riêng, chuyển quyền sang người khác.
- Kiểm tra với ngân hàng: người cũ có quyền gì trên tài khoản doanh nghiệp — thu hồi quyền lập lệnh nếu có.
Lập một bảng ghi lại mỗi hệ thống: tên hệ thống, tài khoản đăng nhập, email và số điện thoại liên hệ mới, người giữ mật khẩu, ngày đổi. Bảng này để ở nơi chủ doanh nghiệp giữ, không gửi qua tin nhắn. Lần sau có ai nghỉ, chỉ cần mở bảng ra làm lại.
Làm những việc này khi người cũ còn ở đó. Sau khi đã nghỉ, mọi thứ vẫn làm được nhưng mất nhiều thời gian hơn, và có khi phải đến tận cơ quan thuế để lấy lại tài khoản.
Chọn đơn vị dịch vụ song song với bàn giao
Trong thời gian người cũ còn làm, bắt đầu hỏi đơn vị dịch vụ. Chuẩn bị một bản mô tả để họ báo giá đúng:
- Ngành, quy mô, số lao động, số hoá đơn mỗi tháng ước chừng.
- Khai thuế theo tháng hay quý; có hàng tồn kho, tài sản cố định không.
- Đang dùng phần mềm kế toán nào (loại, không cần tên), dữ liệu có chuyển được không.
- Việc dở đang có.
Kiểm tra tư cách hành nghề của đơn vị trước khi giao dữ liệu: đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, và nếu cần làm thủ tục thuế với tư cách đại lý thì kiểm tra thêm tư cách đại lý thuế. Nếu kịp, cho đơn vị gặp người cũ một buổi: hai người làm nghề nói chuyện với nhau hiệu quả hơn mọi tài liệu bàn giao.
Cũng nên quyết định trước một điều: đơn vị mới có tiếp tục dùng phần mềm kế toán đang có của doanh nghiệp, hay chuyển dữ liệu sang phần mềm của họ. Giữ phần mềm cũ thì liền mạch và dữ liệu vẫn nằm ở doanh nghiệp; chuyển sang phần mềm của đơn vị thì tiện cho họ nhưng doanh nghiệp phụ thuộc hơn khi muốn đổi lần sau. Hỏi rõ trước khi ký, và ghi vào hợp đồng dữ liệu thuộc về ai.
Chọn ngày cắt và phân kỳ trách nhiệm
Ngày cắt tốt nhất là ngay sau một kỳ khai: người cũ nộp xong tờ khai tháng hoặc quý, đơn vị mới nhận từ kỳ kế tiếp. Tránh cắt ngay trước hạn nộp hoặc giữa mùa quyết toán.
Ghi rõ trong biên bản bàn giao:
- Kỳ nào người cũ đã làm và nộp.
- Kỳ nào đơn vị mới bắt đầu chịu trách nhiệm.
- Việc dở nào chuyển cho đơn vị mới, kèm tình trạng hiện tại.
Nếu người cũ nghỉ đột ngột, không kịp nộp kỳ cuối, giao ngay kỳ đó cho đơn vị mới và ghi rõ trong hợp đồng là việc phát sinh. Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế — chậm nộp hồ sơ vẫn là trách nhiệm của doanh nghiệp dù lý do là người nghỉ việc.
Những việc doanh nghiệp vẫn phải giữ lại
Chuyển sang thuê ngoài không có nghĩa là không còn ai ở doanh nghiệp làm gì với kế toán. Vẫn cần một người nội bộ — có thể là chủ doanh nghiệp, có thể là nhân viên hành chính — làm:
- Gom chứng từ hằng tuần, gửi theo lịch.
- Trả lời câu hỏi của đơn vị về bản chất giao dịch.
- Duyệt tờ khai, báo cáo trước khi nộp.
- Lưu chứng từ gốc: chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, dù người ghi sổ là ai.
- Giữ tài khoản và chữ ký số dưới quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
Nếu không ai nội bộ nhận những việc này, thuê ngoài sẽ lặp lại đúng vấn đề cũ: mọi thứ nằm trong tay một người bên ngoài.
Ví dụ giả định: kế toán nghỉ sau mười năm
Giả sử một công ty sản xuất bao bì có một chị kế toán làm mười năm, báo nghỉ trước một tháng. Chủ doanh nghiệp lúc đầu định để chị “làm nốt rồi đưa hết cho bên dịch vụ”. Tuần cuối mới phát hiện: tài khoản thuế điện tử đăng ký bằng số điện thoại của chị, phần mềm kế toán cài trên máy tính riêng của chị, và có một khoản công nợ với nhà cung cấp chỉ chị biết là đã bù trừ bằng hàng.
May là chị vẫn còn ở đó. Hai tuần cuối được dùng để đổi thông tin liên hệ trên các tài khoản, chép dữ liệu phần mềm sang máy của công ty, viết ba trang ghi chú về các quy ước và khoản bù trừ, và một buổi ngồi với đơn vị dịch vụ mới. Kỳ khai quý tiếp theo, đơn vị mới nộp đúng hạn, chỉ phải gọi chị hỏi thêm một lần.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi chuyển
Tháng đầu tiên sau khi chuyển, chủ doanh nghiệp tự xem: tài khoản thuế điện tử (đăng nhập được bằng thông tin mới, tờ khai kỳ đầu của đơn vị mới đã nộp), cổng hoá đơn điện tử (thông tin liên hệ đã đổi, hoá đơn vẫn lập bình thường), và trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái mã số thuế không đổi). Danh mục bàn giao chi tiết có trong bài nhận lại dữ liệu kế toán từ đơn vị cũ — dùng được cho cả trường hợp người cũ là nhân viên nội bộ. Ba tháng sau, chấm đơn vị mới bằng những việc đã xảy ra thật: nộp đúng hạn không, có phải khai bổ sung không, câu hỏi được trả lời sau bao lâu.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán nội bộ nghỉ đột ngột, không bàn giao thì làm gì trước?
Lấy lại quyền truy cập tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn trước, vì đó là nơi nộp hồ sơ và xem nghĩa vụ. Nếu không đặt lại được mật khẩu, liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn. Sau đó mới tìm đơn vị dịch vụ.
Người cũ có nghĩa vụ bàn giao không?
Người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc theo hợp đồng lao động và nội quy. Nên ghi rõ nghĩa vụ bàn giao trong hợp đồng, và lập biên bản bàn giao có chữ ký hai bên khi nghỉ.
Có nên thuê người cũ làm dịch vụ bên ngoài không?
Có thể, nếu người đó đăng ký hành nghề đúng quy định hoặc làm qua một đơn vị dịch vụ. Lợi thế là họ hiểu doanh nghiệp. Nhưng vẫn phải làm đủ bàn giao tài khoản và dữ liệu về doanh nghiệp như với mọi trường hợp.
Dữ liệu phần mềm kế toán cài trên máy người cũ thì xử lý thế nào?
Sao lưu tệp dữ liệu sang thiết bị của doanh nghiệp trước khi người đó nghỉ, và kiểm tra mở được. Nếu bản quyền phần mềm đứng tên cá nhân, cân nhắc chuyển sang tên doanh nghiệp hoặc chuyển dữ liệu sang phần mềm mới.
Thuê dịch vụ có rẻ hơn giữ kế toán nội bộ không?
Tuỳ quy mô và phạm vi. Doanh nghiệp nhỏ thường thấy thuê ngoài hợp lý hơn, nhưng vẫn phải tính thời gian của người nội bộ làm các việc còn lại. So tổng công việc, không chỉ so lương với phí.
Có nên tuyển ngay kế toán nội bộ mới thay vì thuê dịch vụ?
Tuỳ khối lượng việc và mức độ cần người ở tại chỗ. Nếu chưa chắc, thuê dịch vụ trong giai đoạn chuyển tiếp là cách an toàn: hồ sơ không bị đứt, và doanh nghiệp có thời gian tuyển đúng người nếu sau này vẫn muốn có kế toán nội bộ.
Bao lâu thì đơn vị mới nắm được doanh nghiệp?
Thường cần một hai kỳ khai để quen chứng từ và quy ước. Bàn giao tốt, có ghi chú của người cũ thì nhanh hơn nhiều. Đánh giá chất lượng nên đợi sau vài kỳ.
