Nhà hàng, quán ăn nên chọn đơn vị kế toán đã từng làm cho ngành ăn uống và nói được cụ thể họ xử lý bốn việc thế nào: nguyên liệu tươi mua ở chợ không có hoá đơn, hao hụt và định mức món ăn, doanh thu đến từ quầy và nhiều ứng dụng, và tiền lương của nhân viên làm theo ca, theo mùa. Bốn việc này chiếm phần lớn rủi ro thuế của một quán ăn, và cũng là chỗ đơn vị kế toán chỉ quen văn phòng thương mại dễ làm sai nhất.
Giá dịch vụ, khoảng cách, sự nhiệt tình đều quan trọng, nhưng đứng sau. Một đơn vị không hiểu vì sao cuối tháng giá vốn của quán “không ra số” sẽ hoặc để số liệu trôi, hoặc tự điều chỉnh cho đẹp — cả hai đều khiến chủ quán gánh hậu quả khi có kiểm tra.
Nguyên liệu tươi mua không có hoá đơn
Rau, thịt, cá, hải sản mua mỗi sáng ở chợ đầu mối hay từ nông dân thường không có hoá đơn. Đây là chi phí thật, chiếm tỷ trọng lớn, và không thể bỏ ra khỏi sổ. Với hàng nông sản mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt không kinh doanh, quy định cho phép lập bảng kê hàng hoá mua vào không có hoá đơn theo mẫu tại văn bản hướng dẫn hiện hành, kèm chứng từ thanh toán.
Đơn vị quen ngành sẽ tự hỏi:
- Nguyên liệu nào mua được hoá đơn (từ doanh nghiệp, siêu thị, nhà phân phối), nguyên liệu nào thật sự phải mua của người sản xuất trực tiếp.
- Ai ở quán ghi nhận mỗi lần mua: tên người bán, địa chỉ, số lượng, số tiền, ký nhận.
- Thanh toán bằng gì, và có cách nào chuyển sang chuyển khoản cho các nguồn cung ổn định không.
Đơn vị nói “cứ đưa hết vào bảng kê” mà không phân loại là đang tạo rủi ro: bảng kê chỉ dùng được cho đúng đối tượng, và mua của hộ kinh doanh hay doanh nghiệp thì phải lấy hoá đơn. Đơn vị gợi ý “mua hoá đơn cho đủ chi phí” thì dừng ngay.
Định mức, hao hụt và giá vốn món ăn
Quán bán một tô phở thì trong sổ phải trả lời được: tô phở đó dùng bao nhiêu bánh, thịt, rau, gia vị, và tổng nguyên liệu mua vào trong tháng có tương xứng với số tô đã bán không. Chênh quá nhiều theo chiều nào cũng là câu hỏi.
| Tình huống | Câu hỏi cơ quan thuế có thể đặt ra | Việc kế toán cần làm từ trước |
|---|---|---|
| Nguyên liệu mua vào rất lớn so với doanh thu | Doanh thu có bị ghi thiếu không | Xây định mức cho món chính, ghi nhận hao hụt, huỷ hàng có biên bản |
| Nguyên liệu mua vào rất nhỏ so với doanh thu | Chi phí có bị bỏ sót, hay nguồn nguyên liệu không rõ | Rà lại các khoản mua chưa có chứng từ |
| Tồn kho cuối kỳ bằng không tháng nào cũng vậy | Số liệu có được ghi thật không | Kiểm kê định kỳ, dù chỉ nhóm hàng khô và đồ uống |
Không cần định mức cho từng món trong thực đơn. Đơn vị giỏi sẽ đề xuất làm cho nhóm món bán nhiều nhất trước, rồi mở rộng dần. Hỏi họ đã từng dựng định mức cho quán nào chưa và cách họ cập nhật khi đổi thực đơn.
Doanh thu từ quầy, ứng dụng và chuyển khoản
Quán ăn ngày nay thu tiền qua ít nhất ba bốn đường: tiền mặt tại quầy, máy quẹt thẻ, chuyển khoản mã QR, và các ứng dụng giao đồ ăn. Mỗi đường có thời điểm tiền về, cách trừ phí, cách hoàn tiền khác nhau.
Đơn vị kế toán cho ngành này cần:
- Nhận dữ liệu từ phần mềm bán hàng của quán theo ngày hoặc tuần, không chỉ nhận sao kê cuối tháng.
- Tách phí nền tảng khỏi doanh thu: doanh thu là giá bán cho khách, phí trả nền tảng là chi phí, cần hoá đơn của nền tảng.
- Đối chiếu hoá đơn đã lập với doanh thu thật, đặc biệt nếu quán dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Nói thẳng với chủ quán khi thấy tiền bán hàng đi vào tài khoản cá nhân: doanh thu tính thuế là toàn bộ giá trị đã bán, không phụ thuộc tiền đi vào tài khoản nào.
Nếu đơn vị chỉ muốn nhận “tổng doanh thu tháng do chủ quán báo” thì họ đang làm khai thuế, chưa phải làm kế toán cho nhà hàng.
Nhân viên theo ca, thời vụ và tiền thưởng
Nhà hàng thường có nhân viên chính thức, nhân viên bán thời gian, người làm theo mùa lễ Tết, và khoản tiền khách để lại cho nhân viên. Mỗi nhóm có cách xử lý thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm khác nhau:
- Người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh (từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc), đóng bảo hiểm theo quy định.
- Người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, nhận từ 2 triệu đồng/lần trở lên: thường khấu trừ 10%, trừ khi họ đủ điều kiện làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành.
- Tiền thưởng, phụ cấp ăn ca, đồng phục: có khoản được tính riêng, có khoản cộng vào thu nhập chịu thuế.
Đơn vị kế toán cần có bảng chấm công, hợp đồng và danh sách người nhận tiền mỗi tháng. Đơn vị không hỏi những thứ này mà vẫn đưa chi phí lương vào sổ là đang để chi phí lương thiếu căn cứ.
Ví dụ giả định: quán mở thêm điểm bán thứ hai
Giả sử một quán bún chạy tốt, chủ quán mở thêm điểm thứ hai ở khu khác, dùng chung bếp sơ chế ở điểm đầu. Với đơn vị kế toán không quen ngành, mọi thứ vẫn được ghi chung: nguyên liệu mua một chỗ, doanh thu cộng lại, lương trả chung. Sáu tháng sau, chủ quán không biết điểm nào lãi, điểm nào đang gánh điểm kia.
Đơn vị quen ngành sẽ đề nghị ngay từ đầu: tách doanh thu theo điểm bán trên phần mềm bán hàng; ghi phiếu xuất khi bếp sơ chế chuyển bán thành phẩm sang điểm thứ hai; chấm công theo điểm. Họ cũng sẽ hỏi điểm thứ hai có cần đăng ký địa điểm kinh doanh, và hoá đơn lập tại quầy nào mang ký hiệu gì. Những việc này không làm tăng thuế phải nộp, nhưng làm cho số liệu nói được sự thật — và đó là thứ chủ quán cần khi quyết định mở tiếp hay đóng bớt.
Câu nên hỏi trước khi ký với đơn vị kế toán
- “Anh chị đang làm cho mấy quán ăn, loại nào?” Quán cà phê, quán nhậu, nhà hàng tiệc cưới, bếp trung tâm có đặc thù khác nhau.
- “Nguyên liệu mua ở chợ thì anh chị xử lý chứng từ thế nào?” Nghe xem họ phân biệt được đối tượng dùng bảng kê và đối tượng phải lấy hoá đơn không.
- “Cuối tháng anh chị cần quán gửi những gì, dạng nào?” Câu trả lời cụ thể là dấu hiệu tốt: báo cáo phần mềm bán hàng, sổ nhập hàng, bảng chấm công, sao kê.
- “Có kiểm kê cùng quán không, bao lâu một lần?”
- “Khi thấy số liệu bất thường, anh chị báo ai, bằng cách nào?”
Đi xem quán một lần là điều đơn vị tốt thường tự đề nghị. Họ cần thấy kho, thấy quầy, thấy cách nhân viên nhận hàng để biết chứng từ sẽ sinh ra ở đâu.
Chủ quán vẫn phải giữ phần nào và tự kiểm tra ở đâu
Đơn vị kế toán không đứng ở quán mỗi sáng. Ba việc chỉ chủ quán hoặc quản lý làm được: ghi nhận mỗi lần mua hàng đúng lúc, chốt doanh thu cuối ca, và giữ chứng từ gốc (sổ nhập hàng, bảng kê có chữ ký người bán, hợp đồng thuê mặt bằng). Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, kể cả khi đổi đơn vị.
Mỗi tháng, tự xem ở: cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra đã lập, hoá đơn đầu vào đã nhận), tài khoản thuế điện tử (tờ khai đã nộp, số đã nộp), và ứng dụng thuế trên điện thoại nếu chủ quán muốn xem nhanh. So tổng doanh thu trên tờ khai với báo cáo phần mềm bán hàng của chính quán; lệch nhiều thì hỏi ngay, đừng đợi cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ doanh thu thấp có cần thuê đơn vị quen ngành ăn uống không?
Nếu quán là doanh nghiệp thì các việc đặc thù vẫn phát sinh dù quy mô nhỏ, chỉ ít hơn. Có thể chọn gói nhẹ, nhưng đơn vị vẫn cần hiểu bảng kê hàng mua vào và doanh thu nhiều kênh. Nếu là hộ kinh doanh thì yêu cầu sổ sách khác, nên hỏi đơn vị có làm cho hộ không.
Có nên giao đơn vị kế toán quản lý luôn phần mềm bán hàng của quán?
Không nên. Phần mềm bán hàng là công cụ vận hành của quán, nên để quán quản lý, đơn vị kế toán chỉ cần quyền xem báo cáo. Giao quyền sửa đơn cho người ngoài làm mất dấu vết nếu có sai lệch.
Nhà hàng tiệc cưới, đặt cọc trước nhiều tháng thì kế toán ghi doanh thu khi nào?
Tiền đặt cọc chưa phải doanh thu tại thời điểm nhận; doanh thu và thời điểm lập hoá đơn gắn với lúc cung cấp dịch vụ theo quy định về hoá đơn hiện hành. Hỏi đơn vị cách họ theo dõi tiền cọc theo từng tiệc để không bị ghi trùng hoặc sót.
Hao hụt nguyên liệu có được tính vào chi phí không?
Hao hụt trong định mức hợp lý, có biên bản và giải thích được, thường được xem xét khi tính chi phí. Hao hụt không có căn cứ hoặc bất thường so với ngành thì khó bảo vệ. Đơn vị kế toán nên giúp quán dựng định mức và mẫu biên bản huỷ hàng từ đầu.
Quán dùng hoá đơn máy tính tiền thì kế toán còn phải làm gì?
Hoá đơn máy tính tiền giúp doanh thu được ghi nhận gần thời gian thực, nhưng vẫn cần đối chiếu với các kênh thu tiền, xử lý đơn huỷ, hoàn tiền và ghi sổ chi phí. Đó mới là phần việc chính của kế toán.
Đơn vị kế toán đề nghị đến kiểm kê kho có tốn thêm phí không?
Tuỳ hợp đồng. Nên thống nhất từ đầu số lần kiểm kê trong năm có nằm trong phí hay không. Với nhà hàng, kiểm kê ít nhất vào cuối năm tài chính là điều nên có.
