Muốn so bảng giá dịch vụ kế toán cho đúng, hãy bỏ con số tổng sang một bên và so danh sách việc: việc nào có trong phí, việc nào tính thêm, việc nào không làm. Chỉ khi hai báo giá được đưa về cùng một danh sách việc và cùng một bộ số liệu đầu vào thì con số mới so được với nhau.
Nghe thì hiển nhiên, nhưng phần lớn doanh nghiệp vẫn chọn theo tổng tiền mỗi tháng. Lý do là báo giá thường được trình bày để dễ so giá, không phải để dễ so phạm vi. Bài này đi từ chỗ phí được hình thành, tới cách dựng một bảng so sánh mà chủ doanh nghiệp tự làm được trong một buổi.
Vì sao hai báo giá không so trực tiếp được
Mỗi đơn vị có một cách đặt giá riêng, và cách đặt giá quyết định cái gì bị giấu trong con số:
- Tính theo tháng cố định: dễ hiểu, nhưng thường có ngưỡng ngầm về số chứng từ; vượt ngưỡng thì tính thêm hoặc bị làm qua loa.
- Tính theo số hoá đơn, chứng từ: công bằng hơn với doanh nghiệp ít giao dịch, nhưng khó đoán trước chi phí khi doanh số tăng.
- Tính theo bậc doanh thu: đơn giản cho cả hai bên, nhưng doanh thu cao chưa chắc nhiều việc — một đơn hàng lớn vẫn chỉ là một hoá đơn.
- Tính theo giờ công hoặc theo việc: minh bạch nhất, đi kèm yêu cầu doanh nghiệp phải biết mình cần gì.
Không kiểu nào tốt hơn tuyệt đối. Vấn đề chỉ nảy sinh khi đem một báo giá theo tháng so với một báo giá theo việc mà không quy đổi về cùng khung.
Phí dịch vụ kế toán hình thành từ đâu
Hiểu các yếu tố làm tăng công việc giúp chủ doanh nghiệp đoán được báo giá nào hợp lý và báo giá nào đang bỏ sót:
| Yếu tố | Vì sao làm tăng công |
|---|---|
| Số hoá đơn đầu ra, đầu vào mỗi tháng | Mỗi hoá đơn phải được kiểm tra, ghi sổ, đối chiếu |
| Số lao động | Bảng lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thay, bảo hiểm |
| Có hàng tồn kho | Theo dõi nhập xuất tồn, tính giá vốn, đối chiếu kiểm kê |
| Số tài khoản ngân hàng, kênh thu tiền | Mỗi nguồn tiền là một lượt đối chiếu |
| Số địa điểm, chi nhánh | Kê khai, phân bổ, tổng hợp nhiều nơi |
| Ngành đặc thù | Xây dựng theo công trình, xuất nhập khẩu, hoạt động được ưu đãi cần hạch toán riêng |
| Mức độ đều đặn của chứng từ | Chứng từ gửi đủ, đúng hạn tốn ít công hơn chứng từ phải đi đòi |
| Việc ngoài định kỳ | Quyết toán, hoàn thuế, giải trình, xử lý tồn đọng năm cũ |
Một báo giá thấp hơn nhiều so với khối lượng thực tế theo bảng trên thường có nghĩa là một vài dòng đã bị bỏ đi mà không nói.
Dựng bảng so sánh theo phạm vi việc
Lấy một tờ giấy hoặc bảng tính, kẻ một cột cho mỗi đơn vị báo giá, và liệt kê các dòng việc sau. Với mỗi ô, ghi một trong ba chữ: có, tính thêm, không.
- Khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân theo kỳ.
- Ghi sổ kế toán hằng tháng.
- Đối chiếu ngân hàng, công nợ.
- Theo dõi kho, tài sản cố định.
- Rà soát hoá đơn đầu vào, kiểm tra người bán.
- Lập bảng lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Kê khai bảo hiểm xã hội.
- Báo cáo tài chính năm.
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân.
- Báo cáo quản trị cho chủ (tháng, quý).
- Giải trình, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
- Tư vấn khi có giao dịch mới.
- Lưu trữ, bàn giao hồ sơ khi chấm dứt.
Sau đó mới cộng: phí cố định cộng ước tính các khoản “tính thêm” mà doanh nghiệp chắc chắn sẽ dùng trong năm. Con số cuối cùng này mới là con số để so.
Những chữ mập mờ trong bảng giá
Một số cách diễn đạt nghe hào phóng nhưng thực ra để ngỏ nhiều thứ. Gặp chúng thì hỏi lại cho cụ thể:
- “Hỗ trợ quyết toán” — là làm hồ sơ quyết toán, hay chỉ trả lời câu hỏi khi doanh nghiệp tự làm?
- “Tư vấn miễn phí” — qua điện thoại hay có văn bản, giới hạn bao nhiêu lần, ai trả lời?
- “Không giới hạn chứng từ” — có kèm điều kiện chứng từ phải gửi đúng mẫu, đúng hạn không?
- “Đồng hành khi thanh tra, kiểm tra” — có đi làm việc trực tiếp không, có tính phí theo buổi không?
- “Trọn gói” — trọn gói gồm những dòng nào trong danh sách ở trên?
- “Cam kết không bị phạt” — cam kết bồi hoàn bao nhiêu, trong trường hợp nào? Không ai kiểm soát được mọi nguyên nhân dẫn tới bị phạt.
Đơn vị làm nghề nghiêm túc sẵn sàng viết lại những chữ này thành phụ lục cụ thể. Ngại viết ra là tín hiệu đáng để ý.
Ngưỡng vượt và điều khoản điều chỉnh giá
Bảng giá hiếm khi nói điều gì xảy ra khi doanh nghiệp lớn lên. Hỏi thêm:
- Ngưỡng số hoá đơn, số lao động trong mức phí là bao nhiêu; vượt thì tính thế nào, tính theo tháng hay theo năm.
- Bao lâu đơn vị được điều chỉnh giá một lần, báo trước bao lâu.
- Phí xử lý chứng từ gửi trễ, gửi thiếu phải làm lại có tính riêng không.
- Phí dựng lại sổ sách, xử lý tồn đọng các năm trước khi mới nhận hồ sơ.
- Thanh toán trước theo quý, theo năm có được hoàn phần chưa dùng khi chấm dứt sớm không.
Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh nên đặc biệt để ý dòng cuối. Trả trước cả năm để được giá tốt, đến tháng thứ tư muốn đổi đơn vị mà không lấy lại được tiền là chuyện không hiếm.
Dấu hiệu báo giá nên xem lại kỹ
Ngoài chữ mập mờ, một số đặc điểm của chính bảng giá cũng đáng để dừng lại hỏi thêm:
- Báo giá đưa ra trước khi hỏi gì về doanh nghiệp. Chưa biết số hoá đơn, số lao động, ngành nghề mà đã có con số thì con số đó không dựa trên khối lượng việc thật.
- Giá giống hệt nhau cho mọi quy mô. Một mức cho cả doanh nghiệp năm hoá đơn và năm trăm hoá đơn mỗi tháng nghĩa là một trong hai nhóm đang được phục vụ kém.
- Kèm gợi ý “xử lý” hoá đơn đầu vào, chi phí. Đây không phải dịch vụ kế toán mà là rủi ro doanh nghiệp tự gánh.
- Giảm mạnh nếu trả trước cả năm, không có điều khoản hoàn tiền.
- Không có tên đơn vị, mã số thuế trên báo giá. Báo giá nên đến từ một đơn vị cụ thể, tra được trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
Không dấu hiệu nào tự nó kết luận được đơn vị kém. Nhưng mỗi dấu hiệu là một câu hỏi cần có câu trả lời trước khi ký.
Đưa cùng một bộ số liệu cho mọi bên báo giá
Cách đơn giản nhất để có báo giá so được là cho mọi bên cùng một bộ thông tin. Chuẩn bị một trang mô tả gồm:
- Ngành nghề chính, có kho hàng hay không, có xuất nhập khẩu hay không.
- Số hoá đơn đầu ra, đầu vào trung bình mỗi tháng.
- Số lao động, số người có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Số tài khoản ngân hàng, các kênh thu tiền (quầy, chuyển khoản, sàn trực tuyến).
- Số địa điểm kinh doanh.
- Tình trạng sổ sách hiện tại, có tồn đọng kỳ nào không.
Số hoá đơn không cần ước lượng: tự tải danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào của vài tháng gần nhất trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế là có con số thật. Tình trạng kê khai xem trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp. Muốn kiểm tra đơn vị báo giá đang hoạt động bình thường, tra mã số thuế của họ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Có trang mô tả này, báo giá nào lệch hẳn so với số còn lại sẽ lộ ra ngay, và lúc đó mới hỏi vì sao.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đưa bảng giá của đơn vị này cho đơn vị kia xem để mặc cả không?
Không cần thiết và dễ làm cuộc trao đổi lệch sang chuyện giá. Tốt hơn là đưa cùng một trang mô tả nhu cầu cho mọi bên, rồi hỏi từng bên vì sao báo giá của họ gồm hoặc không gồm một việc cụ thể.
Báo giá theo bậc doanh thu có công bằng không?
Tuỳ doanh nghiệp. Với doanh nghiệp bán ít đơn giá trị lớn, cách tính này có thể cao so với khối lượng việc thật. Với doanh nghiệp bán lẻ nhiều đơn nhỏ thì ngược lại. Hỏi thêm số hoá đơn tối đa trong mỗi bậc để thấy rõ.
Phí thiết lập ban đầu có hợp lý không?
Có thể hợp lý nếu tháng đầu thật sự có việc thiết lập hoặc xử lý tồn đọng. Yêu cầu liệt kê việc cụ thể trong khoản phí này và những gì doanh nghiệp nhận lại khi xong.
Bảng giá ghi “chưa gồm thuế giá trị gia tăng” có nghĩa là gì?
Nghĩa là số tiền thực trả sẽ cộng thêm thuế giá trị gia tăng theo thuế suất áp dụng cho dịch vụ. Khi so báo giá, đưa tất cả về cùng một cách ghi: cùng đã gồm hoặc cùng chưa gồm thuế.
Có nên chọn đơn vị báo giá ở giữa cho an toàn?
Vị trí của báo giá không nói lên chất lượng. Chọn đơn vị có danh sách việc khớp nhu cầu nhất và có câu trả lời rõ ràng về người làm, quy trình, trách nhiệm; rồi mới xét giá trong nhóm đó.
Báo giá bằng tin nhắn có đủ không?
Đủ để tham khảo, không đủ để ký. Phạm vi việc và các khoản tính thêm nên nằm trong hợp đồng hoặc phụ lục có chữ ký hai bên.
