Một người làm kế toán độc lập cho nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể thuộc một trong hai nhóm rất khác nhau: kế toán viên hành nghề đã có chứng chỉ và đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán theo Luật Kế toán, hoặc người làm thêm có kinh nghiệm nhưng không đăng ký gì. Nhóm thứ nhất cung cấp dịch vụ kế toán đúng tư cách, chịu quy định nghề nghiệp. Nhóm thứ hai là quan hệ thuê cá nhân làm việc; doanh nghiệp tự đứng tên toàn bộ.
Cả hai đều có thể làm tốt. Điều quan trọng là doanh nghiệp biết mình đang thuê nhóm nào trước khi giao sổ sách, vì trách nhiệm, chứng từ thanh toán và cách xử lý khi có sai sót khác nhau. Kiểm tra mất khoảng nửa giờ.
Kế toán viên hành nghề là ai theo Luật Kế toán
Theo Luật Kế toán, người muốn cung cấp dịch vụ kế toán với tư cách nghề nghiệp phải có chứng chỉ kế toán viên (hoặc chứng chỉ kiểm toán viên) và đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán với cơ quan quản lý hành nghề kế toán thuộc Bộ Tài chính. Sau khi đăng ký, họ hành nghề theo một trong hai hình thức:
- Trong một doanh nghiệp dịch vụ kế toán — lúc đó khách hàng ký với doanh nghiệp, không ký với cá nhân.
- Với tư cách hộ kinh doanh dịch vụ kế toán — người hành nghề tự đứng ra nhận việc, ký hợp đồng với khách.
Điều kiện chi tiết, thời hạn đăng ký và phạm vi dịch vụ của từng hình thức nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành của Luật Kế toán. Bài này chỉ dùng khung đó để phân biệt, không thay cho việc tra văn bản.
Có chứng chỉ mà chưa đăng ký hành nghề thì người đó chưa phải kế toán viên hành nghề. Chứng chỉ chứng minh trình độ; đăng ký hành nghề mới cho phép cung cấp dịch vụ với tư cách nghề nghiệp.
Kế toán viên hành nghề cá nhân không phải đại lý thuế
Một điểm hay nhầm: người làm sổ sách giỏi thường cũng khai thuế cho khách, nên được gọi chung là “làm dịch vụ thuế”. Nhưng tư cách đại lý thuế theo Luật Quản lý thuế gắn với doanh nghiệp đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế và được cơ quan thuế xác nhận, không gắn với việc một cá nhân có chứng chỉ kế toán.
Trong thực tế, kế toán viên làm việc độc lập thường lập tờ khai để doanh nghiệp tự nộp dưới tên mình, bằng tài khoản và chữ ký số của doanh nghiệp. Về hồ sơ, doanh nghiệp là người khai; không có thông tin đại lý thuế trên tờ khai. Điều này không sai, nhưng doanh nghiệp cần biết rằng mọi tờ khai được xem như do chính mình lập.
Nếu cần một bên đứng tên đại lý thuế — ví dụ để đi làm việc với cơ quan thuế bằng tư cách đại lý — thì phải thuê doanh nghiệp đại lý thuế, không phải cá nhân.
Ba bước kiểm tra một kế toán viên làm việc độc lập
- Hỏi thẳng hình thức làm việc. “Anh chị làm với tư cách kế toán viên hành nghề đã đăng ký, qua hộ kinh doanh dịch vụ kế toán, qua một công ty, hay làm thêm cá nhân?” Người đã đăng ký sẽ trả lời ngay và không ngại đưa giấy tờ.
- Đối chiếu danh sách công khai. Cơ quan quản lý hành nghề kế toán công bố danh sách kế toán viên đăng ký hành nghề và đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán trên trang thông tin điện tử của mình. Tra theo họ tên, số chứng chỉ. Danh sách có thể chậm cập nhật; không thấy tên thì hỏi lại chứ chưa kết luận.
- Xem giấy tờ của hình thức hành nghề. Nếu là hộ kinh doanh dịch vụ kế toán: giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế của hộ, tra trạng thái trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Nếu làm qua công ty: hợp đồng ký với công ty đó, không ký với cá nhân.
So sánh ba cách thuê một người làm kế toán
| Kế toán viên hành nghề qua hộ kinh doanh | Người làm thêm, không đăng ký | Nhân viên kế toán bán thời gian | |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ kế toán | Hợp đồng dịch vụ với cá nhân | Hợp đồng lao động |
| Chứng từ chi phí | Hoá đơn của hộ kinh doanh theo quy định về hoá đơn | Chứng từ trả tiền, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định | Bảng lương, khấu trừ theo tiền lương |
| Ràng buộc nghề nghiệp | Có, theo Luật Kế toán | Không | Theo nội quy, pháp luật lao động |
| Ai đứng tên số liệu | Doanh nghiệp, đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm theo hợp đồng | Doanh nghiệp | Doanh nghiệp |
| Bảo hiểm xã hội | Không | Không | Theo quy định lao động |
Với người làm thêm không đăng ký: khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng/lần trở lên thường phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, trừ trường hợp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành. Doanh nghiệp trả tiền mà không khấu trừ là doanh nghiệp tự nhận thêm một nghĩa vụ chưa làm.
Rủi ro riêng khi phụ thuộc vào một người
Dù người đó đã đăng ký hành nghề hay chưa, thuê một cá nhân có những rủi ro mà thuê công ty ít gặp hơn:
- Không có người thay thế. Người đó ốm, nghỉ sinh, đi xa đúng mùa quyết toán thì không ai làm. Hỏi trước: họ có người hỗ trợ hoặc thoả thuận với đồng nghiệp làm thay không.
- Dữ liệu nằm trên máy cá nhân. Sổ sách lưu trên máy tính riêng, phần mềm đứng tên cá nhân. Nên yêu cầu sao lưu định kỳ về nơi doanh nghiệp giữ.
- Tài khoản và chữ ký số dễ bị giữ luôn ở chỗ người làm. Doanh nghiệp phải giữ quyền và biết thông tin đăng nhập.
- Quá tải mùa cao điểm. Một người nhận mười lăm khách có cùng hạn nộp; hỏi họ đang nhận bao nhiêu khách.
Những rủi ro này không phải lý do để không thuê cá nhân — nhiều kế toán viên độc lập làm việc rất cẩn thận. Chúng là lý do để ghi vào hợp đồng điều khoản sao lưu, bàn giao, người thay thế.
Ví dụ giả định: một xưởng may nhỏ thuê người quen
Giả sử một xưởng may gia đình lập công ty, thuê một chị kế toán quen biết làm sổ sách và khai thuế, trả tiền mặt hằng tháng, không hợp đồng. Chị có chứng chỉ kế toán viên, nhưng đang làm nhân viên ở một công ty khác và nhận thêm vài khách buổi tối.
Hai năm sau, chị chuyển công việc chính, nghỉ nhận khách. Xưởng phát hiện: không có hợp đồng nên không có danh mục bàn giao; sổ sách nằm trên máy tính của chị; tiền trả cho chị hằng tháng không có chứng từ, không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, nên không đưa vào chi phí được. Chị vẫn hợp tác, gửi lại dữ liệu, nhưng mất vài tuần mới đủ.
Không có gì sai về chuyên môn trong câu chuyện này. Cái thiếu là gọi đúng tên quan hệ ngay từ đầu: đây là thuê cá nhân làm thêm, không phải thuê dịch vụ kế toán. Biết vậy, xưởng chỉ cần một hợp đồng dịch vụ ngắn, trả qua tài khoản kèm khấu trừ thuế đúng quy định, và một điều khoản sao lưu hằng quý.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi thuê
Mỗi tháng, chủ doanh nghiệp tự xem ở tài khoản thuế điện tử (tờ khai đã nộp, ngày nộp) và cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu vào, đầu ra của kỳ). Mỗi năm, kiểm tra lại người làm vẫn còn trong danh sách kế toán viên đăng ký hành nghề (nếu họ nói đã đăng ký) và mã số thuế của hộ kinh doanh dịch vụ kế toán vẫn đang hoạt động trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Đăng ký hành nghề có thời hạn và điều kiện duy trì, nên kiểm tra một lần lúc ký là chưa đủ. Cách phân biệt các tư cách ở cấp doanh nghiệp đã có trong bài đăng ký ngành kế toán chưa chắc là đại lý thuế.
Câu hỏi thường gặp
Người có chứng chỉ kế toán viên nhưng đang làm nhân viên ở công ty khác có nhận làm thêm được không?
Họ có thể nhận làm thêm như một cá nhân, nhưng đó không phải hành nghề dịch vụ kế toán nếu chưa đăng ký. Ngoài ra, nên hỏi họ có vướng cam kết với nơi làm chính không, để tránh xung đột về sau.
Thuê kế toán viên hành nghề cá nhân thì có hoá đơn không?
Nếu họ hành nghề qua hộ kinh doanh dịch vụ kế toán thì có thể xuất hoá đơn theo quy định về hoá đơn áp dụng cho hộ kinh doanh. Nếu là cá nhân làm thêm, doanh nghiệp dùng chứng từ trả tiền và thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi đến mức phải khấu trừ.
Kế toán viên hành nghề cá nhân có làm kế toán trưởng thuê cho doanh nghiệp được không?
Việc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng có điều kiện riêng về người được thuê và hình thức cung cấp dịch vụ theo Luật Kế toán. Hỏi người đó có đáp ứng không và đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành trước khi bổ nhiệm.
Không tìm thấy tên trong danh sách công khai thì có nên thuê không?
Hỏi lại người đó xem đăng ký ở đâu, số đăng ký là gì, và xin giấy tờ. Danh sách có thể chậm cập nhật. Nếu họ xác nhận không đăng ký, đó là quan hệ thuê cá nhân làm thêm; quyết định thuê hay không là của doanh nghiệp khi đã biết rõ.
Kế toán độc lập nghỉ đột ngột thì lấy lại dữ liệu thế nào?
Nếu hợp đồng có điều khoản sao lưu định kỳ thì dữ liệu đã nằm ở doanh nghiệp. Nếu không, phần thuế và hoá đơn tải lại được từ tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn; sổ sách chi tiết thì phải yêu cầu người đó bàn giao. Vì vậy điều khoản sao lưu nên có từ đầu.
Có nên thuê một kế toán viên độc lập thay vì công ty dịch vụ?
Hợp với doanh nghiệp nhỏ, giao dịch ít, cần người quen việc và liên lạc trực tiếp. Công ty dịch vụ hợp hơn khi cần người thay thế, cần nhiều mảng việc hoặc cần tư cách đại lý thuế. Không có lựa chọn nào đúng cho mọi trường hợp.
