Không bên nào tốt hơn cho mọi trường hợp. Người làm kế toán tại nhà thường sát sao, linh hoạt, trao đổi trực tiếp với chủ doanh nghiệp; văn phòng dịch vụ có người thay thế khi ai đó nghỉ, có người rà lại và có tư cách pháp lý rõ hơn khi cần chịu trách nhiệm. Chọn bên nào nên dựa vào độ phức tạp của sổ sách, mức chịu được rủi ro đứt mạch, và việc người làm tại nhà đang làm với tư cách gì.
Điểm cần xác định trước cả chuyện phí là tư cách của người làm tại nhà: họ là người lao động bán thời gian của công ty mình, hay là người cung cấp dịch vụ kế toán cho nhiều công ty. Hai tư cách này kéo theo hai cách ký kết, hai mức trách nhiệm khác nhau.
Hai lựa chọn này thực chất khác nhau ở đâu
“Kế toán làm tại nhà” là cách gọi chung cho nhiều kiểu: nhân viên kế toán ở một công ty nhận làm thêm sổ cho vài công ty nhỏ buổi tối; người đã nghỉ việc văn phòng chuyển sang nhận việc tự do; người có chứng chỉ hành nghề làm độc lập. “Văn phòng dịch vụ” thì thường là doanh nghiệp dịch vụ kế toán, hoặc đại lý thuế, có vài người trở lên.
Khác biệt lớn nhất không nằm ở chỗ ngồi làm việc, mà ở số người đứng sau hồ sơ. Một người thì mọi thứ phụ thuộc vào sức khoẻ, thời gian và trí nhớ của người đó. Một tổ chức thì có quy trình, có người thay, nhưng cũng có thể giao hồ sơ của mình cho nhân viên mới nhất.
Tư cách pháp lý của người làm tại nhà: xác định trước khi bàn phí
Có hai cách hợp lệ để thuê một cá nhân làm kế toán:
- Người đó là người lao động của công ty mình, ký hợp đồng lao động (có thể bán thời gian). Khi đó họ là kế toán của công ty, công ty trả lương và thực hiện nghĩa vụ với người lao động theo quy định.
- Người đó hành nghề dịch vụ kế toán theo Luật Kế toán — tức là kế toán viên có chứng chỉ, đã đăng ký hành nghề và tổ chức hoạt động theo hình thức được phép. Khi đó công ty ký hợp đồng dịch vụ.
Kiểu phổ biến nhưng dễ vướng là thứ ở giữa: một người nhận làm sổ cho năm, sáu công ty, không ký hợp đồng lao động với công ty nào, cũng không đăng ký hành nghề, nhận tiền qua tài khoản cá nhân. Nếu có sai sót, rất khó xác định trách nhiệm; và khi trả tiền cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng một lần trở lên, công ty phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân — việc nhiều công ty quên.
Cách kiểm tra một kế toán viên hành nghề độc lập đã có bài riêng: kiểm tra tư cách kế toán viên hành nghề cá nhân.
So theo sáu điểm hay phát sinh chuyện
| Điểm so | Người làm tại nhà | Văn phòng dịch vụ |
|---|---|---|
| Liên tục khi có người nghỉ | Phụ thuộc một người; ốm, sinh con, đổi việc là đứt | Có người thay, nhưng người thay có thể chưa quen hồ sơ |
| Mùa cao điểm | Nhận nhiều khách cùng hạn, dễ dồn việc vào đêm cuối | Có phân công, nhưng cũng dồn việc |
| Người kiểm lại | Thường không có | Có thể có trưởng nhóm duyệt — hỏi để biết chắc |
| Trách nhiệm khi sai | Tuỳ tư cách; nếu không có hợp đồng rõ, khó đòi | Có pháp nhân, có hợp đồng; có thể có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp |
| Bảo mật | Dữ liệu nằm trên máy cá nhân, lẫn với khách khác | Có quy trình, nhưng nhiều người tiếp cận hơn |
| Chứng từ cho phí dịch vụ | Người lao động: bảng lương; cá nhân không đăng ký: phải khấu trừ thuế, lập chứng từ riêng | Có hoá đơn |
Nhìn bảng này, không có cột nào “sạch” hoàn toàn. Điều quan trọng là biết cột mình chọn yếu ở đâu để bù lại.
Tình huống hợp với người làm tại nhà
- Hộ kinh doanh hoặc công ty rất nhỏ, giao dịch lặp lại, chủ muốn một người quen việc, gọi là nghe.
- Cần người đến tận nơi thường xuyên để gom chứng từ, kiểm kho — người làm gần nhà linh hoạt hơn văn phòng.
- Công ty muốn có “kế toán của mình” nhưng chưa đủ việc cho một người toàn thời gian: ký hợp đồng lao động bán thời gian là cách rõ ràng nhất.
- Người làm tại nhà là kế toán viên hành nghề đã đăng ký, có hợp đồng dịch vụ đầy đủ — khi đó tư cách không còn là điểm yếu.
Tình huống nên chọn văn phòng dịch vụ
- Có nhiều loại giao dịch: nhập khẩu, trả tiền ra nước ngoài, nhiều kho, nhiều kênh bán.
- Không chịu được đứt mạch: công ty có hợp đồng lớn, có vay ngân hàng, cần báo cáo đều đặn cho đối tác.
- Cần người đứng tên chịu trách nhiệm rõ ràng, ví dụ để làm đại lý thuế, hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng.
- Chủ doanh nghiệp không có thời gian theo sát: một tổ chức có quy trình nhắc hạn, báo cáo định kỳ thường bù được sự vắng mặt của chủ.
Cũng có cách kết hợp: người làm tại nhà (là người lao động bán thời gian) lo gom chứng từ, ghi nhận ban đầu; văn phòng dịch vụ lo phần thuế và quyết toán năm. Chia như vậy thì cần ghi rõ ai nộp tờ khai.
Nếu chọn người làm tại nhà: năm điều kiện tối thiểu
- Có văn bản: hợp đồng lao động bán thời gian hoặc hợp đồng dịch vụ, ghi phạm vi việc, lịch gửi chứng từ, bảo mật, bàn giao khi nghỉ.
- Dữ liệu nằm ở chỗ công ty kiểm soát: phần mềm kế toán đứng tên công ty hoặc có bản sao lưu định kỳ gửi về công ty; không chỉ nằm trên máy tính của người đó.
- Tài khoản thuế điện tử, chữ ký số: công ty biết mật khẩu, biết thiết bị ký ở đâu.
- Có người biết việc thứ hai: chủ hoặc một nhân viên nắm được danh sách hạn nộp và nơi lưu hồ sơ, để lỡ người đó nghỉ đột ngột thì không mất dấu.
- Trả tiền đúng cách: qua bảng lương nếu là người lao động; nếu là cá nhân cung cấp dịch vụ thì có hợp đồng, chứng từ và khấu trừ thuế theo quy định.
Ví dụ giả định: một cửa hàng vật liệu lớn dần
Giả sử một cửa hàng vật liệu xây dựng lên công ty từ ba năm trước. Từ đầu, sổ sách do một chị kế toán làm tại nhà đảm nhận — chị làm chính thức ở một công ty khác, buổi tối nhận thêm sổ của bốn khách nhỏ. Hai năm đầu mọi việc trơn tru: giao dịch chủ yếu bán lẻ, mua hàng từ vài nhà phân phối quen, chị ghé cửa hàng mỗi tháng một lần lấy chứng từ.
Năm thứ ba cửa hàng nhận thầu cung cấp vật tư cho vài công trình, có hợp đồng trả chậm, có tạm ứng, có hàng giao thẳng từ nhà máy tới công trình. Cùng lúc chị kế toán nghỉ sinh. Trong ba tháng không ai theo dõi công nợ công trình, một tờ khai quý nộp muộn, và khi chị quay lại thì phải mất nhiều buổi tối mới dựng lại được số liệu.
Bài học không phải là “thuê người làm tại nhà là sai”. Hai năm đầu, lựa chọn đó hợp lý. Chỗ thiếu là không có người thứ hai biết việc và không có mốc xem lại khi mô hình kinh doanh thay đổi. Cách xử lý hợp lý ở năm thứ ba là chuyển phần thuế và công nợ công trình sang văn phòng dịch vụ, còn chị kế toán — nếu muốn — ký hợp đồng lao động bán thời gian để lo phần kho và chứng từ tại cửa hàng.
Nói chung, nên đặt lịch xem lại lựa chọn mỗi năm một lần, hoặc ngay khi có một trong các thay đổi: thêm kênh bán, thêm kho, bắt đầu nhận thầu, vay ngân hàng, thuê thêm nhiều người.
Tự kiểm tra ở đâu dù chọn bên nào
Chủ doanh nghiệp nên tự xem, mỗi quý một lần:
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp đúng hạn chưa, có thông báo nào gửi về không.
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra, đầu vào của quý có khớp với con số người làm kế toán báo không.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của công ty vẫn bình thường.
- Nếu người làm là kế toán viên hành nghề hoặc đơn vị dịch vụ: tra lại tư cách của họ định kỳ trên danh sách công khai của cơ quan quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Người làm kế toán tại nhà có xuất hoá đơn phí dịch vụ được không?
Tuỳ tư cách. Nếu họ hành nghề dưới hình thức đã đăng ký kinh doanh thì có thể lập hoá đơn. Nếu là cá nhân không đăng ký, công ty dùng hợp đồng, chứng từ chi và khấu trừ thuế theo quy định thay cho hoá đơn.
Thuê người quen làm kế toán không lấy tiền có sao không?
Không trả tiền không có nghĩa là không có trách nhiệm. Vẫn nên có văn bản về phạm vi, bảo mật và bàn giao. Người quen giúp không công thường khó đòi hỏi đúng hạn, và khi có sai sót thì cũng khó nói chuyện.
Văn phòng dịch vụ có luôn tốt hơn về bảo mật không?
Không hẳn. Văn phòng có quy trình nhưng nhiều người tiếp cận hồ sơ hơn. Hỏi cụ thể ai được xem dữ liệu của mình, dữ liệu lưu ở đâu, và khi chấm dứt thì huỷ thế nào.
Người làm tại nhà nghỉ đột ngột thì làm gì trước?
Lấy lại quyền truy cập tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán và bản sao dữ liệu. Sau đó lập danh sách hạn nộp gần nhất để người mới hoặc đơn vị dịch vụ nhận ngay.
Công ty đang thuê văn phòng dịch vụ có thể thuê thêm một người làm tại nhà không?
Được, nếu chia việc rõ. Người làm tại nhà thường hợp với việc gom chứng từ, kiểm kho, nhập liệu ban đầu; văn phòng dịch vụ lo tờ khai và báo cáo. Chỉ định một bên nộp tờ khai và một nơi lưu dữ liệu chung.
Có nên chọn người làm tại nhà vì phí thấp hơn?
Phí chỉ là một phần. Cộng thêm rủi ro đứt mạch, chi phí làm lại khi có sai sót và thời gian chủ phải tự theo dõi thì khoảng chênh có thể không còn. So theo phạm vi việc và mức rủi ro chấp nhận được.
