Với phần lớn người mở công ty một mình mà không có nền tảng kế toán, nên thuê dịch vụ ngay từ đầu, ít nhất ở mức gói cơ bản. Lý do không nằm ở khối lượng việc — năm đầu thường rất ít giao dịch — mà ở chỗ những nghĩa vụ đầu tiên lại là những việc dễ sai nhất và dễ quên nhất: chọn phương pháp tính thuế, đăng ký hoá đơn, tờ khai kỳ đầu, cách ghi nhận vốn góp. Sai ở đầu thì các năm sau phải kéo theo.
Ngoại lệ là người chủ đã từng làm kế toán, hoặc có người thân trong nghề sẵn sàng kiểm lại, và công ty thật sự chưa hoạt động. Khi đó có thể tự làm một thời gian, miễn là biết rõ mình phải nộp gì, hạn nào, và có kế hoạch thuê khi bắt đầu có hợp đồng đầu tiên.
Công ty một người vẫn có đủ nghĩa vụ của một doanh nghiệp
Nhiều người nghĩ công ty chưa có doanh thu, chưa thuê ai thì “chưa có gì phải làm”. Thực tế, từ khi được cấp mã số thuế, doanh nghiệp đã bước vào vòng nghĩa vụ:
- Kê khai thuế theo kỳ: tờ khai giá trị gia tăng theo quý hoặc tháng tuỳ trường hợp, kể cả khi không phát sinh — theo Luật Quản lý thuế, hạn nộp tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
- Báo cáo tài chính và quyết toán năm: hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính.
- Sổ sách kế toán: dù ít giao dịch vẫn phải mở sổ, ghi nhận vốn góp, chi phí thành lập, lưu chứng từ.
- Hoá đơn điện tử: đăng ký sử dụng trước khi xuất hoá đơn đầu tiên.
- Tài khoản thuế điện tử và chữ ký số: để nộp hồ sơ.
Hai thay đổi gần đây có lợi cho doanh nghiệp mới: lệ phí môn bài được bãi bỏ từ 1/1/2026, và doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nhưng miễn thuế không phải miễn khai: vẫn phải nộp tờ khai, báo cáo, và phải đáp ứng điều kiện được miễn. Không nộp tờ khai vì nghĩ “được miễn rồi” là lỗi rất hay gặp ở công ty năm đầu.
Tự làm được đến đâu nếu chủ không học kế toán
Tự làm hoàn toàn không phải không thể, nhưng cần trung thực với mình về ba câu hỏi:
- Có chịu dành thời gian đọc quy định không? Mỗi năm đều có văn bản mới — riêng giữa năm 2026 đã có loạt nghị định, thông tư mới về quản lý thuế, đăng ký thuế, hoá đơn có hiệu lực từ 1/7/2026. Người tự làm phải tự theo dõi.
- Có biết lập báo cáo tài chính không? Tờ khai hằng quý khi không phát sinh thì đơn giản; báo cáo tài chính năm và quyết toán thì không.
- Có ai kiểm lại không? Người tự làm thường không nhận ra lỗi của chính mình cho tới khi có thông báo từ cơ quan thuế.
Nếu cả ba câu đều “không chắc”, tự làm sẽ tiết kiệm được một khoản nhỏ trong năm đầu nhưng dễ tốn nhiều hơn để sửa sau này. Ngoài ra, quy định về người làm kế toán và kế toán trưởng với doanh nghiệp siêu nhỏ có những điểm riêng; xem thêm bài về kế toán trưởng ở doanh nghiệp siêu nhỏ trước khi quyết định ai đứng tên phần kế toán.
Ba phương án cho năm đầu
| Phương án | Chủ tự làm | Dịch vụ làm | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Thuê trọn gói từ đầu | Gửi chứng từ, trả lời câu hỏi | Sổ sách, tờ khai, báo cáo, quyết toán | Chủ không có thời gian, sắp có hợp đồng |
| Thuê phần khởi đầu và phần năm | Tờ khai quý khi không phát sinh, giữ chứng từ | Thiết lập ban đầu, báo cáo tài chính, quyết toán năm | Chủ chịu học, công ty chưa hoạt động nhiều |
| Tự làm có người kiểm | Toàn bộ | Một lượt rà soát trước quyết toán | Chủ có nền tảng kế toán |
Phương án ở giữa thường bị bỏ qua nhưng lại hợp với nhiều người: phần thiết lập ban đầu (chọn chế độ kế toán, đăng ký hoá đơn, ghi nhận vốn góp, mở sổ) do người có kinh nghiệm làm một lần cho đúng, còn những tờ khai không phát sinh thì chủ tự nộp.
Khi nào nên thuê ngay từ ngày đầu
- Đã có khách hàng hoặc hợp đồng chờ ký. Hoá đơn đầu tiên, hợp đồng đầu tiên cần xử lý thuế đúng ngay.
- Có vốn góp bằng tài sản (xe, máy móc, quyền sử dụng phần mềm) chứ không chỉ bằng tiền. Cách ghi nhận ban đầu ảnh hưởng tới khấu hao và chi phí nhiều năm.
- Có mua bán với nước ngoài ngay từ đầu, dù là trả phí dịch vụ trực tuyến cho nhà cung cấp nước ngoài.
- Sẽ thuê người, dù chỉ cộng tác viên — kéo theo việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, và có thể cả bảo hiểm.
- Chủ đang đi làm toàn thời gian ở nơi khác, công ty là việc tay trái. Người bận sẽ quên hạn.
Khi nào có thể tự làm một thời gian
Nếu công ty mở ra để chuẩn bị cho một dự án chưa bắt đầu, chưa có giao dịch nào, chủ có thời gian và sẵn lòng học, có thể tự làm trong vài quý đầu với điều kiện:
- Ghi lịch hạn nộp tờ khai quý và báo cáo năm vào điện thoại, đặt nhắc trước một tuần.
- Mọi khoản chi cho công ty đều đi từ tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, có hoá đơn khi mua hàng hoá, dịch vụ.
- Không để tiền của công ty lẫn với tiền cá nhân — đây là nguồn rắc rối lớn nhất ở công ty một người.
- Đặt mốc thuê dịch vụ rõ ràng: “khi ký hợp đồng đầu tiên” hoặc “trước khi xuất hoá đơn đầu tiên”, không phải “khi nào bận”.
Thuê thì giao những gì, giữ lại những gì
Dù thuê trọn gói, chủ công ty một người vẫn phải giữ trong tay:
- Tài khoản thuế điện tử và chữ ký số — có thể cho đơn vị dịch vụ dùng theo cách được kiểm soát, nhưng chủ phải biết mật khẩu và nơi cất thiết bị ký.
- Quyền đăng nhập ngân hàng của công ty — không giao cho bên dịch vụ.
- Bản gốc hợp đồng, hoá đơn đầu vào quan trọng.
- Quyết định chi tiêu: bên dịch vụ ghi nhận, không quyết thay chủ khoản nào là chi phí của công ty.
Khi chọn đơn vị, hỏi rõ gói cơ bản cho công ty mới có gồm phần thiết lập ban đầu không, có hỗ trợ đăng ký hoá đơn điện tử không, và khi công ty bắt đầu có doanh thu thì phí thay đổi theo cách nào. Đừng so con số trước khi so phạm vi.
Ví dụ giả định: một người mở công ty thiết kế
Giả sử một nhà thiết kế đồ hoạ làm tự do nhiều năm, nay mở công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên để ký hợp đồng với khách doanh nghiệp. Công ty chưa thuê ai, trụ sở đặt tại căn hộ. Tháng đầu đã có một khách đồng ý ký hợp đồng thiết kế bộ nhận diện, cần hoá đơn.
Người này có hai lựa chọn: tự tìm hiểu cách đăng ký hoá đơn và khai thuế, hoặc thuê dịch vụ. Vì đã có hợp đồng chờ, lại phải trả phí phần mềm thiết kế cho nhà cung cấp nước ngoài hằng tháng, phương án hợp lý là thuê dịch vụ trọn gói ở mức cơ bản trong năm đầu. Sau một năm, khi đã quen nhịp và biết mình có mấy loại giao dịch, có thể xem lại gói.
Nếu cùng người đó mở công ty nhưng còn sáu tháng nữa mới nhận hợp đồng đầu, thì thuê phần thiết lập ban đầu, tự nộp tờ khai không phát sinh, rồi thuê trọn gói trước khi ký hợp đồng là cách đỡ tốn mà vẫn an toàn.
Tự kiểm tra ở đâu trong năm đầu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem mã số thuế đã ở trạng thái đang hoạt động, cơ quan thuế quản lý là thuế cơ sở nào.
- Tài khoản thuế điện tử: sau mỗi hạn nộp, xem tờ khai đã được tiếp nhận chưa, có thông báo nào gửi về không.
- Cổng hoá đơn điện tử: sau khi đăng ký, xem đã được chấp nhận sử dụng hoá đơn chưa, hoá đơn đã lập có hiện đủ không.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: tiện để xem nhanh thông báo khi không ngồi máy tính.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chưa có doanh thu có phải nộp tờ khai không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ đã đăng ký, kể cả khi số liệu bằng không, và vẫn lập báo cáo tài chính năm. Không nộp là chậm nộp hồ sơ, có thể bị xử phạt.
Được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm thì có cần quyết toán không?
Vẫn cần. Doanh nghiệp phải kê khai, quyết toán và đáp ứng điều kiện để được hưởng miễn thuế. Hỏi đơn vị kế toán về điều kiện cụ thể theo văn bản hướng dẫn Nghị quyết 198/2025/QH15.
Chủ công ty có thể tự ký làm kế toán cho công ty mình không?
Quy định về người làm kế toán ở doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có điểm riêng, và có giới hạn với người thân của người đại diện ở một số loại hình. Nên hỏi đơn vị dịch vụ hoặc đọc kỹ quy định của Luật Kế toán trước khi tự đứng tên.
Thuê dịch vụ kế toán từ tháng thứ mấy là hợp lý?
Không có mốc chung. Mốc thực tế là trước khi xuất hoá đơn đầu tiên hoặc ký hợp đồng đầu tiên. Nếu trước đó đã có vài quý không phát sinh, đơn vị dịch vụ sẽ cần xem lại các tờ khai đã nộp.
Tự làm vài quý rồi mới thuê có bị tính phí làm lại không?
Nhiều đơn vị sẽ rà lại phần chủ tự làm trước khi nhận, và có thể tính phí rà soát. Giữ đủ chứng từ, tờ khai đã nộp và sao kê ngân hàng giúp phần này nhanh.
Công ty một người có cần thuê kế toán làm cố định tại văn phòng không?
Thường không cần. Khối lượng việc năm đầu rất ít, dịch vụ bên ngoài hoặc người làm bán thời gian là đủ. Chỉ khi có nhiều giao dịch hằng ngày mới cần người tại chỗ.
