Chọn dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới dưới mười nhân viên

Với doanh nghiệp mới dưới mười người, nên chọn đơn vị kế toán đủ điều kiện hành nghề, có người phụ trách cố định, làm cả phần thiết lập ban đầu chứ không chỉ khai thuế hằng kỳ, và quen với ngành mình. Mức phí là tiêu chí thứ năm, không phải thứ nhất.

Năm đầu là năm quyết định hồ sơ về sau sạch hay rối. Những lựa chọn tưởng nhỏ lúc mới mở — kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp nào, nhận tiền vào tài khoản nào, lưu chứng từ ra sao — kéo theo hệ quả nhiều năm. Một đơn vị kế toán chỉ “nộp tờ khai cho đúng hạn” sẽ không giúp gì ở những lựa chọn đó.

Năm đầu doanh nghiệp thật sự cần gì từ kế toán

Doanh nghiệp mới thường ít giao dịch, nên nhiều người nghĩ việc kế toán cũng ít. Thực tế năm đầu dồn một loạt việc chỉ làm một lần nhưng làm sai thì sửa rất mệt:

• Chọn chế độ kế toán phù hợp quy mô và lập hệ thống tài khoản, danh mục ban đầu.
• Xác định phương pháp tính thuế giá trị gia tăng phù hợp với mô hình kinh doanh và đăng ký đúng.
• Thiết lập hoá đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử; thông báo tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp theo quy định.
• Ghi nhận việc góp vốn của chủ sở hữu, thành viên đúng cách và đúng tiến độ.
• Xem doanh nghiệp có thuộc diện được hưởng ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới hay không. Nghị quyết 198/2025/QH15 có chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm cho nhóm này; điều kiện áp dụng cụ thể cần tra văn bản hướng dẫn đang hiệu lực.

Một điểm nhẹ gánh: lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Đơn vị kế toán nào vẫn báo phí “làm tờ khai môn bài” cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2026 là chưa cập nhật.

Bốn tiêu chí nên xét trước mức phí

Tiêu chí thứ tư hay bị bỏ qua. Một đơn vị chủ yếu làm cho công ty thương mại có thể lúng túng với doanh nghiệp bán qua nhiều sàn trực tuyến, nơi doanh thu đến từ nhiều nguồn và phí nền tảng bị trừ trước khi tiền về.

Câu nên hỏi trong buổi gặp đầu

1. “Tháng đầu tiên anh chị sẽ làm những việc gì cho công ty?” Câu trả lời tốt liệt kê được việc thiết lập, không chỉ nói “làm báo cáo thuế”.
2. “Mỗi tháng công ty phải gửi gì, trước ngày nào?” Nếu họ không có danh sách sẵn, quy trình nhận chứng từ chưa được chuẩn hoá.
3. “Có làm sổ sách và báo cáo tài chính không, hay chỉ khai thuế?” Hai việc này khác nhau về khối lượng lẫn trách nhiệm.
4. “Chủ doanh nghiệp sẽ nhận được báo cáo gì mỗi tháng, mỗi quý?” Doanh nghiệp nhỏ cần ít nhất một bảng thu chi, công nợ, số thuế phải nộp.
5. “Khi công ty có giao dịch lớn, ký hợp đồng mới, nên hỏi anh chị trước điều gì?” Câu này cho biết họ có thói quen tư vấn trước hay chỉ ghi nhận sau.

Dấu hiệu nên cảnh giác

• Hứa “tối ưu thuế” bằng cách lo hoá đơn đầu vào. Doanh nghiệp mới hay được mời chào kiểu này. Hoá đơn không gắn với giao dịch thật là rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp tự gánh.
• Khuyên nhận tiền bán hàng qua tài khoản cá nhân “cho đỡ thuế”. Đây là doanh thu ngoài sổ, dòng tiền khó giải thích khi bị hỏi, và làm hỏng luôn số liệu quản trị của chính chủ doanh nghiệp.
• Giữ toàn bộ tài khoản, mật khẩu, chữ ký số mà không nói rõ cách bàn giao.
• Không có hợp đồng, chỉ thoả thuận miệng hoặc nhắn tin.
• Báo phí rất thấp nhưng không liệt kê phạm vi. Phí thấp thường đi kèm phần việc bị cắt; phần này sẽ lộ ra đúng lúc quyết toán.

Việc chủ doanh nghiệp không giao đi được

Thuê dịch vụ tốt đến đâu, vài việc vẫn nằm ở phía chủ doanh nghiệp, ngay từ tháng đầu:

• Tách tiền công ty và tiền cá nhân. Mọi khoản thu của doanh nghiệp vào tài khoản doanh nghiệp; chủ rút tiền ra thì có chứng từ rõ ràng.
• Thanh toán đúng cách. Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (Luật 48/2024/QH15). Trả tiền mặt xong mới hỏi kế toán thì đã muộn.
• Lấy hoá đơn khi mua hàng, dịch vụ. Người đi mua là nhân viên của doanh nghiệp, không phải kế toán dịch vụ.
• Ký hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán bằng văn bản.
• Gửi chứng từ đúng hạn đã thoả thuận.

Nên chỉ định một người trong công ty — có thể là chính chủ hoặc một nhân viên hành chính — làm đầu mối gom chứng từ. Không có đầu mối, mỗi người gửi một kiểu và kế toán dịch vụ sẽ luôn thiếu.

Ba tháng đầu: dấu hiệu đã chọn đúng hay chưa

Không cần đợi tới quyết toán mới biết mình chọn đúng hay sai. Sau khoảng ba kỳ khai, nhìn vào những dấu hiệu sau:

• Có lịch và có nhắc trước. Đơn vị gửi danh sách chứng từ cần gửi vài ngày trước hạn, không phải gọi dồn vào ngày cuối.
• Có bản nháp để xem. Trước khi nộp tờ khai, doanh nghiệp nhận được bản nháp hoặc bảng tóm tắt số liệu và có thời gian hỏi lại.
• Có câu hỏi ngược lại. Kế toán hỏi về những khoản lạ trên sao kê, về hợp đồng mới, về khoản chi không có hoá đơn. Người không hỏi gì thường là người không nhìn kỹ.
• Có báo cáo gửi chủ. Ít nhất một bảng thu chi và số thuế phải nộp mỗi tháng, đọc được mà không cần biết nghiệp vụ.
• Có câu trả lời khi hỏi. Hỏi một câu về thuế thì trong vài ngày có câu trả lời rõ, kèm căn cứ hoặc chỗ tra.

Thiếu hai trong năm dấu hiệu trên thì nên ngồi lại với đơn vị để điều chỉnh cách làm việc. Thiếu gần hết thì nên nghĩ tới chuyện đổi, và đổi càng sớm càng ít phải dựng lại số liệu.

Phí dịch vụ hình thành từ đâu và tự kiểm tra ở đâu

Với doanh nghiệp nhỏ, phí thường tính theo khối lượng chứng từ mỗi tháng, số lao động, ngành nghề (có kho hay không), số tài khoản ngân hàng và các việc ngoài định kỳ như quyết toán, báo cáo tài chính năm. Phần thiết lập tháng đầu có nơi tính riêng, có nơi gộp vào. Hỏi rõ để so được hai báo giá trên cùng một danh sách việc.

Sau khi ký, tự kiểm tra định kỳ ở ba chỗ: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai đã nộp, thông báo, số phải nộp), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra, đầu vào trong kỳ), và ứng dụng thuế trên điện thoại để xem nhanh. Muốn chắc đơn vị kế toán đang hoạt động bình thường, tra mã số thuế của chính đơn vị đó trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Khi có thông báo không hiểu, hỏi thẳng thuế cơ sở quản lý.