Một kế toán trưởng thuê ngoài làm đúng việc sẽ có mặt trong tháng của doanh nghiệp ở bốn điểm cố định: chốt số liệu tháng trước, duyệt tờ khai trước khi nộp, đọc và giải thích báo cáo cho chủ doanh nghiệp, và giám sát những khoản chi, hợp đồng lớn trong tháng. Ngoài bốn điểm đó, họ có mặt ở những lúc bất thường: kiểm kê, làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng. Họ không ngồi nhập chứng từ hằng ngày — việc đó thuộc về kế toán viên nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ ghi sổ.
Nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán trưởng nhưng chỉ gặp người được thuê một lần mỗi năm, khi ký báo cáo tài chính. Đó là dấu hiệu dịch vụ đang bị dùng như “cho mượn tên”. Lịch dưới đây giúp doanh nghiệp biết mình nên nhận được gì mỗi tháng.
Kế toán trưởng khác người ghi sổ ở chỗ nào
| Người ghi sổ (nội bộ hoặc dịch vụ) | Kế toán trưởng thuê ngoài | |
|---|---|---|
| Việc chính | Nhận chứng từ, hạch toán, lập tờ khai nháp | Tổ chức công tác kế toán, kiểm tra, duyệt, giải thích, ký các báo cáo theo quy định |
| Nhịp làm việc | Hằng ngày, hằng tuần | Theo mốc trong tháng và theo sự kiện |
| Trả lời cho ai | Kế toán trưởng | Người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu |
| Chịu trách nhiệm về | Việc được giao | Tính đúng đắn của số liệu và việc tổ chức kế toán theo Luật Kế toán |
Nếu doanh nghiệp không có người ghi sổ, kế toán trưởng thuê ngoài sẽ phải làm cả hai vai hoặc đi kèm dịch vụ ghi sổ. Khi đó, hỏi rõ ai trong đơn vị ghi sổ, ai kiểm tra — một người vừa ghi vừa tự duyệt thì không còn lớp kiểm soát.
Tuần thứ nhất: chốt số liệu tháng trước
Đầu tháng, kế toán trưởng kiểm tra bộ số của tháng vừa qua trước khi mọi thứ đi tiếp:
- Đối chiếu ngân hàng: số dư trên sổ khớp sao kê từng tài khoản.
- Đối chiếu hoá đơn: hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử khớp sổ; hoá đơn lạ đã được hỏi.
- Công nợ lớn: khách hàng, nhà cung cấp có số dư bất thường, khoản quá hạn.
- Hàng tồn kho (nếu có): biến động bất thường so với tháng trước.
Sản phẩm của tuần này là một danh sách ngắn các điểm cần xử lý, gửi cho kế toán viên và, nếu cần quyết định, cho chủ doanh nghiệp. Không có danh sách này nghĩa là không ai kiểm tra.
Muốn tuần này chạy được, doanh nghiệp phải làm phần của mình trước: sao kê, hoá đơn giấy, bảng lương, phiếu nhập xuất kho gửi đủ trong vài ngày đầu tháng. Kế toán trưởng giỏi đến đâu cũng không chốt được số khi chứng từ còn nằm trong túi xách của người đi công tác. Nhiều hợp đồng ghi rõ: chứng từ gửi sau một ngày nhất định sẽ được xử lý ở kỳ sau, và đó là điều khoản hợp lý.
Tuần thứ hai và ba: duyệt tờ khai, giám sát chi
Trước hạn nộp tờ khai tháng — ngày 20 tháng sau theo Luật Quản lý thuế — kế toán trưởng duyệt bản nháp tờ khai do người ghi sổ lập: thuế giá trị gia tăng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, và các tờ khai khác phát sinh. Với doanh nghiệp khai quý, nhịp này rơi vào tháng đầu quý sau.
Song song, kế toán trưởng giám sát các khoản chi và hợp đồng lớn trong tháng theo ngưỡng doanh nghiệp đặt ra:
- Hợp đồng mua bán lớn: điều khoản thanh toán, hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Khoản chi bất thường: tạm ứng lớn cho cá nhân, chi cho bên liên quan, chi không có hợp đồng.
- Nhà cung cấp mới: đã kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động chưa.
Cách làm thực tế: doanh nghiệp gửi danh sách khoản chi vượt ngưỡng mỗi tuần; kế toán trưởng trả lời trong thời hạn thống nhất. Không cần có mặt, nhưng phải có phản hồi bằng văn bản.
Tuần thứ tư: báo cáo và buổi họp tháng
Cuối tháng là buổi họp ngắn — trực tiếp hoặc trực tuyến — giữa kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp và người ghi sổ. Nội dung nên cố định:
- Kết quả kinh doanh và dòng tiền tháng trước, so với cùng kỳ hoặc kế hoạch.
- Nghĩa vụ thuế: đã nộp gì, sắp phải nộp gì, có thông báo nào từ cơ quan thuế.
- Điểm bất thường phát hiện trong tuần một và cách đã xử lý.
- Việc cần chủ doanh nghiệp quyết định: xử lý công nợ khó đòi, chính sách chi, thay đổi cách ghi nhận.
Buổi họp ba mươi đến sáu mươi phút là đủ. Điều quan trọng là nó diễn ra đều đặn và có biên bản ngắn. Nhiều chủ doanh nghiệp nói đây là phần họ thấy đáng tiền nhất của dịch vụ kế toán trưởng, vì lần đầu tiên có người giải thích con số bằng ngôn ngữ kinh doanh.
Những lúc kế toán trưởng phải có mặt
- Kiểm kê cuối năm hoặc khi có biến động lớn về tài sản, hàng tồn kho.
- Làm việc với cơ quan thuế: giải trình, kiểm tra tại trụ sở, đề nghị hoàn thuế. Kế toán trưởng là người trả lời được về cách tổ chức kế toán.
- Kiểm toán báo cáo tài chính, nếu doanh nghiệp thuộc diện hoặc tự chọn kiểm toán.
- Ngân hàng khi vay vốn: ngân hàng thường muốn gặp người phụ trách tài chính kế toán.
- Quyết định lớn: góp vốn, chuyển nhượng, tái cấu trúc, mở chi nhánh — cần đánh giá tác động kế toán và thuế trước khi làm.
- Lập và ký báo cáo tài chính năm, cùng quyết toán thuế; hạn nộp quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau năm tài chính.
Hợp đồng nên ghi số buổi có mặt trong năm nằm trong phí và cách tính khi vượt, để doanh nghiệp không ngại gọi khi thật sự cần.
Ví dụ giả định: một xưởng cơ khí thuê kế toán trưởng ngoài
Giả sử một xưởng cơ khí hai mươi người có một kế toán viên nội bộ mới ra trường, thuê thêm dịch vụ kế toán trưởng. Năm đầu, người được thuê chỉ đến ký báo cáo tài chính vào tháng ba. Đến khi xưởng xin vay vốn, ngân hàng hỏi về hàng tồn kho và công nợ, kế toán viên không trả lời được, kế toán trưởng không nắm số liệu trong năm.
Năm sau, xưởng ký lại với phạm vi rõ: đầu tháng kế toán trưởng rà danh sách đối chiếu do kế toán viên lập, duyệt tờ khai trước ngày 17, mỗi tuần trả lời danh sách khoản chi vượt ngưỡng qua email, cuối tháng họp một giờ với giám đốc. Kế toán viên nội bộ học được cách làm qua từng lần bị hỏi lại. Sau một năm, số liệu tồn kho và công nợ đủ tin cậy để ngân hàng xem xét hồ sơ vay.
Theo dõi công việc và tự kiểm tra ở đâu
Doanh nghiệp không cần hiểu kế toán sâu để biết kế toán trưởng thuê ngoài có làm đúng lịch không. Giữ bốn thứ mỗi tháng: danh sách điểm cần xử lý của tuần một, xác nhận duyệt tờ khai trước khi nộp, phản hồi về khoản chi vượt ngưỡng, biên bản họp tháng. Thiếu thứ nào ba tháng liền là lúc nói chuyện lại với đơn vị.
Song song, tự xem ở tài khoản thuế điện tử (tờ khai nộp đúng hạn, thông báo mới), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu vào, đầu ra) và ứng dụng thuế trên điện thoại nếu cần xem nhanh. Điều kiện của người được thuê làm kế toán trưởng được giải thích trong bài thuê dịch vụ kế toán trưởng: điều kiện của người được thuê.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán trưởng thuê ngoài có phải đến doanh nghiệp mỗi tuần không?
Không nhất thiết. Phần lớn việc hằng tháng làm được từ xa nếu dữ liệu được gửi đều. Nhưng nên có ít nhất buổi họp tháng và có mặt ở các sự kiện như kiểm kê, làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán.
Kế toán trưởng thuê ngoài có ký chứng từ chi hằng ngày không?
Tuỳ cách doanh nghiệp tổ chức. Với doanh nghiệp nhỏ, thường đặt ngưỡng: khoản chi dưới ngưỡng do người được giao duyệt, khoản vượt ngưỡng gửi kế toán trưởng xem trước. Ghi rõ ngưỡng và cách duyệt trong quy chế nội bộ.
Kế toán trưởng có chịu trách nhiệm nếu tờ khai do người khác lập bị sai?
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ theo Luật Kế toán và hợp đồng, trong đó có việc kiểm tra, duyệt. Nếu họ đã duyệt thì khó nói không liên quan. Vì vậy nên có dấu vết duyệt rõ ràng cho từng kỳ.
Một kế toán trưởng thuê ngoài phụ trách quá nhiều doanh nghiệp có sao không?
Rủi ro là họ không đủ thời gian cho đúng lịch. Hỏi họ đang phụ trách bao nhiêu doanh nghiệp, và theo dõi bốn sản phẩm hằng tháng. Nếu lịch liên tục trễ, đó là dấu hiệu quá tải.
Có thể thuê kế toán trưởng chỉ cho mùa quyết toán không?
Vai trò kế toán trưởng gắn với việc tổ chức và giám sát kế toán cả năm. Thuê chỉ vào mùa quyết toán là dịch vụ quyết toán, không phải dịch vụ kế toán trưởng. Nếu doanh nghiệp thuộc diện phải có kế toán trưởng, cần bố trí liên tục.
Khi nào nên xem lại phạm vi dịch vụ kế toán trưởng?
Mỗi năm một lần sau quyết toán, và mỗi khi doanh nghiệp có thay đổi lớn: thêm cửa hàng, thêm chi nhánh, bắt đầu vay vốn, tuyển thêm người kế toán. Phạm vi ký lúc doanh nghiệp còn nhỏ thường không còn đủ sau hai ba năm tăng trưởng.
Kế toán viên nội bộ có nên làm việc trực tiếp với kế toán trưởng thuê ngoài không?
Nên. Kế toán viên nội bộ là người cung cấp số liệu và nhận hướng dẫn. Kênh làm việc trực tiếp giữa hai người giúp sai sót được sửa sớm, và kế toán viên nội bộ tiến bộ nhanh hơn.
