Nên cân nhắc nghiêm túc, nhất là khi doanh nghiệp chưa từng có kế toán trưởng hoặc sổ sách do nhiều người làm qua nhiều năm. Ngân hàng và nhà đầu tư sẽ đọc báo cáo tài chính, tờ khai thuế, sao kê và đặt câu hỏi về mọi chỗ không khớp. Một kế toán trưởng có kinh nghiệm, thuê trong khoảng sáu tháng đến một năm, giúp rà lại số liệu, sửa những gì cần sửa theo đúng quy định, dựng bộ hồ sơ trình bày và trả lời câu hỏi thẩm định.
Điều kế toán trưởng không làm được — và không nên được yêu cầu làm — là “làm đẹp” số liệu cho khác với thực tế. Hồ sơ vay vốn, gọi vốn đứng trên báo cáo đã nộp cơ quan thuế; một con số trình cho ngân hàng khác con số đã khai là thứ bị hỏi đầu tiên.
Ngân hàng và nhà đầu tư nhìn gì trên sổ sách
| Người đọc | Thường xem | Chỗ hay bị hỏi |
|---|---|---|
| Ngân hàng | Báo cáo tài chính các năm gần, tờ khai thuế, sao kê, công nợ, tài sản bảo đảm | Doanh thu trên báo cáo khác doanh thu qua tài khoản; nợ phải thu dồn; vay của chủ doanh nghiệp không có hợp đồng |
| Nhà đầu tư | Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, hợp đồng lớn, nghĩa vụ thuế tiềm ẩn | Chi phí không đủ chứng từ; khoản chi cá nhân lẫn vào công ty; giao dịch với bên liên quan; tờ khai có sai sót chưa sửa |
Cả hai đều quan tâm một câu hỏi chung: các nguồn số liệu có khớp nhau không — báo cáo tài chính, tờ khai thuế, hoá đơn, sao kê. Mỗi chỗ lệch không giải thích được làm giảm độ tin, và với nhà đầu tư, có thể thành khoản trừ vào định giá hoặc điều khoản bảo đảm trong hợp đồng.
Kế toán trưởng thuê ngoài giúp được gì trong giai đoạn này
- Rà soát hiện trạng: đối chiếu báo cáo, tờ khai, hoá đơn, sao kê ba năm gần nhất; lập danh sách chỗ lệch và nguyên nhân.
- Sửa đúng quy định: khai bổ sung tờ khai có sai sót, điều chỉnh sổ sách cho khớp chứng từ thật, tách khoản chi cá nhân ra khỏi chi phí công ty.
- Chuẩn hoá cách ghi nhận từ nay về sau: công nợ theo từng khách, tài sản cố định, hàng tồn kho, để số liệu các kỳ tới sạch ngay từ đầu.
- Dựng bộ hồ sơ trình bày: báo cáo tài chính, thuyết minh, báo cáo quản trị, bảng giải thích các biến động lớn.
- Đi cùng các buổi làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư, đơn vị thẩm định để trả lời câu hỏi về số liệu.
Việc số 2 là quan trọng nhất và cũng tốn thời gian nhất. Sửa trước khi người khác phát hiện luôn tốt hơn giải thích khi đã bị hỏi.
Những gì không nên yêu cầu
- Lập báo cáo riêng cho ngân hàng khác với báo cáo đã nộp thuế. Ngân hàng ngày càng đối chiếu với dữ liệu cơ quan thuế; báo cáo khác nhau là rủi ro cả với khoản vay lẫn với nghĩa vụ thuế.
- Ghi nhận doanh thu chưa có hoặc dời chi phí sang kỳ sau để lợi nhuận trông cao hơn, trái với nguyên tắc kế toán.
- Giấu nghĩa vụ thuế tiềm ẩn khỏi nhà đầu tư. Thẩm định kỹ sẽ tìm ra; nếu không, nó thường thành tranh chấp sau khi đã nhận vốn.
Một kế toán trưởng làm nghề nghiêm túc sẽ từ chối những việc này. Nếu người được thuê nhận làm, đó là dấu hiệu nên đổi người, không phải dấu hiệu “biết việc”.
Phạm vi hợp đồng theo giai đoạn
| Giai đoạn | Việc chính | Kết quả giao |
|---|---|---|
| Rà soát | Đối chiếu các nguồn số liệu, đánh giá rủi ro | Báo cáo hiện trạng, danh sách việc cần sửa, ưu tiên |
| Chỉnh sửa | Khai bổ sung, điều chỉnh sổ, chuẩn hoá quy trình | Tờ khai bổ sung đã nộp, sổ sách đã điều chỉnh, quy trình mới |
| Chuẩn bị hồ sơ | Báo cáo, thuyết minh, bảng giải thích | Bộ hồ sơ trình ngân hàng, nhà đầu tư |
| Đồng hành | Buổi làm việc, trả lời thẩm định | Biên bản, văn bản trả lời câu hỏi |
| Bàn giao | Chuyển lại cho kế toán nội bộ hoặc dịch vụ | Tài liệu quy trình, danh sách việc định kỳ |
Ghi mỗi giai đoạn thành một mục trong hợp đồng, có kết quả kiểm được. Nếu thẩm định kéo dài hơn dự kiến, hai bên bàn lại phần đồng hành thay vì để phạm vi phình dần không kiểm soát.
Bao lâu là đủ và sau đó thì sao
Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, sáu tháng đến một năm thường đủ để đi qua rà soát, chỉnh sửa, một mùa báo cáo và một vòng thẩm định. Quá ngắn thì chỉ kịp làm hồ sơ trình bày trên nền số liệu chưa sửa; quá dài mà không có kế hoạch bàn giao thì doanh nghiệp phụ thuộc vào người ngoài.
Thời điểm bắt đầu cũng quan trọng không kém thời lượng. Nên thuê trước khi nộp hồ sơ vay hoặc mở phòng dữ liệu cho nhà đầu tư ít nhất vài tháng, để còn thời gian khai bổ sung và chờ tờ khai bổ sung được ghi nhận. Thuê khi ngân hàng đã gửi danh sách câu hỏi thì kế toán trưởng chỉ còn kịp giải thích, không kịp sửa. Cũng nên tránh để giai đoạn chỉnh sửa trùng mùa quyết toán năm, khi mọi người đều bận.
Sau giai đoạn này, có ba hướng: giữ kế toán trưởng thuê ngoài lâu dài ở phạm vi nhẹ hơn; tuyển kế toán trưởng nội bộ và để người thuê ngoài hướng dẫn chuyển tiếp; hoặc quay về dịch vụ kế toán thông thường nếu khoản vay nhỏ và không có yêu cầu báo cáo định kỳ. Khoản vay lớn, nhà đầu tư tham gia quản trị thường kéo theo yêu cầu báo cáo đều đặn, nên hướng thứ ba ít khi đủ.
Ví dụ giả định: xưởng in bao bì chuẩn bị vay mua máy
Giả sử một xưởng in bao bì định vay ngân hàng để mua dây chuyền mới. Sổ sách do một dịch vụ kế toán làm, ổn ở phần tờ khai, nhưng báo cáo tài chính chưa từng được ai đọc kỹ. Chủ xưởng thuê một kế toán trưởng bên ngoài trong tám tháng.
Tháng đầu, rà soát tìm ra ba chỗ lệch: tiền khách trả vào tài khoản cá nhân của chủ xưởng vài năm trước, một khoản vay từ người thân không có hợp đồng, và máy móc cũ chưa ghi tăng tài sản. Hai tháng tiếp theo, doanh nghiệp khai bổ sung phần doanh thu còn thiếu, lập hợp đồng vay và ghi nhận đúng, ghi tăng tài sản kèm chứng từ. Tháng thứ tư trở đi, dựng bộ hồ sơ vay và đi cùng các buổi làm việc với ngân hàng.
Chi phí khai bổ sung và tiền chậm nộp là có thật. Nhưng hồ sơ vay đi qua thẩm định mà không có câu hỏi nào không trả lời được, và xưởng có bộ sổ sạch để dùng cho các lần vay sau.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi gặp ngân hàng
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai, báo cáo tài chính đã nộp các năm; so với bộ báo cáo định trình ngân hàng — phải là một.
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra từng năm so với doanh thu trên báo cáo.
- Tra cứu nghĩa vụ thuế trên tài khoản thuế điện tử: có khoản nợ, tiền chậm nộp nào chưa xử lý không.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế bình thường.
Muốn hiểu thêm ngân hàng đọc hồ sơ thuế thế nào, xem chuyên mục ngân hàng và vay vốn trên Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán trưởng thuê ngoài có ký báo cáo tài chính trình ngân hàng không?
Nếu được bổ nhiệm làm kế toán trưởng theo đúng quy định thì ký ở vị trí kế toán trưởng trên báo cáo tài chính. Nếu chỉ thuê tư vấn rà soát, người đó không ký với tư cách kế toán trưởng; hợp đồng cần ghi rõ vai trò.
Có cần kiểm toán báo cáo tài chính trước khi vay không?
Không phải mọi khoản vay đều yêu cầu, nhưng một số ngân hàng, nhà đầu tư đề nghị báo cáo đã kiểm toán với khoản lớn. Hỏi trước để lên lịch, vì kiểm toán cần thời gian và cần sổ sách đã được rà.
Khai bổ sung trước khi vay có làm ngân hàng nghi ngờ không?
Tờ khai bổ sung có giải thích rõ thường được đánh giá tốt hơn một chỗ lệch không giải thích được. Chuẩn bị sẵn bảng giải thích lý do và số liệu trước, sau khi bổ sung.
Doanh nghiệp đang dùng dịch vụ kế toán thì có cần thuê thêm kế toán trưởng không?
Tuỳ đơn vị dịch vụ có nhận vai trò kế toán trưởng và có kinh nghiệm làm hồ sơ vay, gọi vốn không. Nếu không, thuê thêm một người rà soát độc lập giúp nhìn ra những chỗ đơn vị đang làm khó tự thấy.
Nhà đầu tư yêu cầu báo cáo quản trị hằng tháng thì ai lập?
Kế toán trưởng thuê ngoài có thể dựng mẫu và lập trong giai đoạn đầu, rồi bàn giao cho kế toán nội bộ hoặc dịch vụ. Ghi phần việc này vào hợp đồng, kể cả thời hạn gửi báo cáo mỗi tháng.
Nhà đầu tư muốn cử người của họ vào làm kế toán trưởng thì sao?
Đó là yêu cầu thường gặp khi nhà đầu tư tham gia quản trị. Nếu đã có kế toán trưởng thuê ngoài, cần thống nhất thời điểm bàn giao, phạm vi trách nhiệm từng kỳ và cách xử lý các việc dở dang, ghi thành văn bản giữa ba bên.
Chi phí thuê kế toán trưởng giai đoạn này có được tính vào chi phí không?
Khoản chi dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, có hợp đồng, hoá đơn và chứng từ thanh toán phù hợp, thường được xem xét như chi phí dịch vụ khác. Giữ đủ hồ sơ và hỏi kế toán về điều kiện cụ thể.
