Người được thuê làm kế toán trưởng phải là người có chứng chỉ hành nghề kế toán (hoặc chứng chỉ tương đương theo quy định), đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán qua một đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hợp pháp, và không thuộc các trường hợp bị cấm làm kế toán trưởng cho doanh nghiệp đó — trong đó có quan hệ gia đình gần với người quản lý, điều hành. Đó là những điều kiện theo Luật Kế toán; chi tiết từng điều kiện nằm trong văn bản hướng dẫn đang hiệu lực.
Nhưng đủ điều kiện mới là một nửa. Nửa còn lại là người đó thật sự làm gì cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng thuê ngoài không phải người chỉ ký báo cáo tài chính cuối năm; họ chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, và khi có vấn đề, tên họ nằm trên hồ sơ cùng với người đại diện.
Kế toán trưởng thuê ngoài khác dịch vụ kế toán thông thường thế nào
| Dịch vụ kế toán thông thường | Dịch vụ kế toán trưởng | |
|---|---|---|
| Vị trí | Bên cung cấp dịch vụ làm theo hợp đồng | Giữ chức danh kế toán trưởng của chính doanh nghiệp |
| Ký tên | Không ký với chức danh kế toán trưởng | Ký báo cáo tài chính, chứng từ cần chữ ký kế toán trưởng |
| Trách nhiệm | Theo phạm vi hợp đồng | Tổ chức, giám sát công tác kế toán; trách nhiệm của chức danh theo Luật Kế toán |
| Quan hệ với kế toán nội bộ | Có thể thay thế kế toán nội bộ | Thường chỉ đạo, soát xét công việc của kế toán nội bộ |
Doanh nghiệp có thể thuê cả hai từ cùng một đơn vị: đơn vị làm sổ sách, và một người có đủ điều kiện của đơn vị đó giữ chức danh kế toán trưởng. Nhưng nên tách rõ trong hợp đồng hai phần việc này.
Điều kiện của người được thuê và cách kiểm tra
| Điều kiện | Kiểm tra thế nào |
|---|---|
| Có chứng chỉ hành nghề kế toán theo quy định | Hỏi số chứng chỉ, đối chiếu với danh sách người hành nghề kế toán do cơ quan quản lý hành nghề công khai |
| Đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán | Hỏi người đó đăng ký hành nghề qua đơn vị nào, đơn vị đó có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán không |
| Không thuộc trường hợp bị cấm | Hỏi và ghi cam kết trong hợp đồng: không có quan hệ gia đình gần với người đại diện, giám đốc, người quản lý của doanh nghiệp; không đang bị cấm hành nghề |
| Còn cập nhật kiến thức hằng năm theo yêu cầu | Hỏi người đó có đang duy trì điều kiện hành nghề không |
Nhóm trường hợp bị cấm làm kế toán, kế toán trưởng được liệt kê trong Luật Kế toán. Không nên tự đoán theo kiểu “họ hàng xa chắc không sao” — đọc văn bản hoặc hỏi đơn vị dịch vụ đưa ra xác nhận bằng văn bản.
Người được thuê hành nghề qua đâu
Người có chứng chỉ không nhận làm kế toán trưởng thuê ngoài như một cá nhân tự do không đăng ký. Họ hành nghề thông qua một đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán theo hình thức pháp luật cho phép. Điều này có hệ quả thực tế:
- Hợp đồng thường ký giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ, trong đó ghi rõ tên người được cử làm kế toán trưởng.
- Khi người đó nghỉ, đơn vị dịch vụ có trách nhiệm cử người khác đủ điều kiện thay, và doanh nghiệp cần làm lại thủ tục bổ nhiệm.
- Trách nhiệm nghề nghiệp gắn với cả người hành nghề lẫn đơn vị dịch vụ.
Nếu ai đó đề nghị “ký hợp đồng cá nhân với chị, không cần qua công ty”, nên hỏi lại người đó đang đăng ký hành nghề ở đâu và vì sao không ký qua đơn vị đó.
Phạm vi việc nên ghi trong hợp đồng
Hợp đồng thuê kế toán trưởng mơ hồ nhất thường chỉ có một dòng: “Bên B cử người làm kế toán trưởng cho bên A.” Nên ghi cụ thể:
- Tổ chức công tác kế toán: thiết lập hoặc rà soát chế độ kế toán, quy trình chứng từ, phân công trong bộ phận kế toán.
- Soát xét định kỳ: kiểm tra sổ sách của kế toán nội bộ hoặc đơn vị làm sổ theo tháng hay quý.
- Ký báo cáo tài chính và chứng từ: với điều kiện đã được xem và soát xét trước khi ký.
- Tham gia làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng khi được yêu cầu.
- Thời gian có mặt: bao nhiêu buổi mỗi tháng tại doanh nghiệp hoặc trực tuyến.
- Quyền từ chối ký khi chứng từ, số liệu không đủ căn cứ — quyền này bảo vệ cả hai bên.
Điều khoản cuối nghe như bất lợi cho doanh nghiệp, nhưng thực ra là dấu hiệu tốt: kế toán trưởng sẵn sàng từ chối ký là người thật sự đọc thứ mình ký.
Nên thêm một điều khoản về bàn giao khi thay người: nếu đơn vị dịch vụ đổi người giữ chức danh kế toán trưởng, người cũ và người mới phải có biên bản bàn giao, và doanh nghiệp được báo trước để kịp làm thủ tục bổ nhiệm lại. Không có điều khoản này, có thể có vài tháng doanh nghiệp không rõ ai đang là kế toán trưởng của mình.
Bổ nhiệm và cập nhật thông tin
Thuê xong không có nghĩa là người đó tự động là kế toán trưởng trên giấy tờ. Doanh nghiệp cần:
- Ra quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản giao nhiệm vụ kế toán trưởng theo quy định nội bộ và pháp luật.
- Xem thông tin kế toán trưởng trong hồ sơ đăng ký thuế có cần cập nhật không; thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế nay theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác nếu chữ ký kế toán trưởng xuất hiện trên chứng từ giao dịch với họ.
- Khi chấm dứt, ra quyết định thôi giao nhiệm vụ và cập nhật lại ở những nơi đã thông báo.
Dấu hiệu chỉ “cho thuê tên”
- Người được cử làm kế toán trưởng cho rất nhiều doanh nghiệp cùng lúc mà không ai trong số đó thấy mặt.
- Phí rất thấp, chỉ kèm việc ký báo cáo tài chính cuối năm.
- Không bao giờ hỏi gì về số liệu, không yêu cầu xem sổ trước khi ký.
- Đơn vị dịch vụ không cho biết người đó đăng ký hành nghề ở đâu.
Thuê một cái tên để có chữ ký trên báo cáo tài chính là tự tạo rủi ro cho cả hai phía. Khi cơ quan thuế hay kiểm toán hỏi, người ký không trả lời được, doanh nghiệp cũng không có ai trả lời thay.
Tự kiểm tra ở đâu
Trước khi ký: đối chiếu số chứng chỉ của người được cử với danh sách người hành nghề kế toán được công khai; tra mã số thuế của đơn vị dịch vụ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; hỏi đơn vị số giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Sau khi ký: vào tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp xem báo cáo tài chính năm đã nộp, người ký có đúng là kế toán trưởng đã bổ nhiệm không; xem thông tin đăng ký thuế đã cập nhật chưa. Khi có thông báo, yêu cầu giải trình từ thuế cơ sở, kế toán trưởng là người đầu tiên nên được hỏi — và nên trả lời được.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc thuê kế toán trưởng từ bên ngoài không?
Không. Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm kế toán trưởng nội bộ nếu có người đủ tiêu chuẩn, hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng. Một số doanh nghiệp nhỏ thuộc diện không bắt buộc bố trí kế toán trưởng theo quy định.
Người thân của giám đốc có chứng chỉ thì có làm kế toán trưởng được không?
Luật Kế toán có quy định những trường hợp không được làm kế toán trưởng vì quan hệ gia đình gần với người quản lý, điều hành của đơn vị. Nên đọc danh sách trong văn bản đang hiệu lực trước khi bố trí, không suy đoán.
Kế toán trưởng thuê ngoài có chịu trách nhiệm khi báo cáo tài chính sai không?
Có, trong phạm vi trách nhiệm của chức danh và của hợp đồng. Nhưng doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật cũng không thoát trách nhiệm. Vì vậy cả hai bên đều cần quy trình soát xét trước khi ký.
Một người có thể làm kế toán trưởng cho nhiều doanh nghiệp không?
Có thể trong khuôn khổ quy định về hành nghề dịch vụ kế toán. Điều doanh nghiệp nên quan tâm là người đó có đủ thời gian cho mình không; hỏi số doanh nghiệp đang phụ trách và thời gian có mặt cam kết.
Khi đổi kế toán trưởng thuê ngoài giữa năm cần làm gì?
Có biên bản bàn giao giữa người cũ và người mới, quyết định thôi giao nhiệm vụ và quyết định bổ nhiệm mới, cập nhật thông tin nơi cần thiết. Người mới nên soát xét số dư tại ngày bàn giao trước khi nhận trách nhiệm.
Kế toán trưởng thuê ngoài có cần làm việc tại doanh nghiệp không?
Không nhất thiết toàn thời gian, nhưng nên có lịch có mặt hoặc làm việc trực tuyến cố định để soát xét sổ sách và trao đổi với kế toán nội bộ. Người chỉ xuất hiện để ký báo cáo năm khó thực hiện được trách nhiệm tổ chức công tác kế toán.
Phí thuê kế toán trưởng hình thành từ đâu?
Phụ thuộc quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của ngành, thời gian có mặt, có kèm soát xét định kỳ hay không, và có tham gia làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán hay không. Hỏi đơn vị tách phí theo từng phần việc để so được.
