Cận hạn quyết toán mới cần người: tìm dịch vụ kế toán gần nơi kinh doanh cho kịp

Khi sát hạn, ưu tiên tìm đơn vị ở gần, nhận việc được ngay và nói thẳng được điều gì kịp, điều gì không. Theo Luật Quản lý thuế, hạn nộp hồ sơ quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính. Ở giai đoạn này, lợi thế lớn nhất của một đơn vị gần nơi kinh doanh là có thể đến tận nơi xem sổ sách, chứng từ ngay trong ngày đầu, thay vì chờ doanh nghiệp quét và gửi từng phần.

Việc gấp dễ kéo theo hai sai lầm ngược nhau: nộp đại một bộ số liệu để kịp hạn, hoặc chờ “làm cho kỹ” rồi trễ hạn nhiều ngày. Cách làm đúng nằm ở giữa: khoanh khối việc, dựng số liệu tốt nhất có thể từ chứng từ thật, nộp đúng hạn, và ghi lại những điểm cần rà thêm để khai bổ sung theo quy định nếu phát hiện sai.

Việc đầu tiên: khoanh chính xác khối việc còn lại

Trước khi gọi bất kỳ đơn vị nào, dành một buổi để trả lời năm câu. Câu trả lời chính là thứ đơn vị mới cần để báo được họ có kịp hay không:

1. Tờ khai các tháng, quý trong năm đã nộp đủ chưa? (Xem trên tài khoản thuế điện tử.)
2. Sổ sách năm đó đã ghi tới tháng nào, trên phần mềm nào, ai đang giữ?
3. Còn phải nộp những gì: báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay người lao động?
4. Có giao dịch lớn, lạ trong năm không: bán tài sản, vay, trả tiền ra nước ngoài?
5. Chứng từ giấy đang ở đâu, có đủ không?

Giả sử một công ty phân phối đồ gia dụng có kế toán nghỉ việc vào giữa tháng 2. Trả lời năm câu cho thấy: tờ khai các quý đã nộp đủ, sổ sách ghi tới tháng 11, tháng 12 còn nằm trong một thùng chứng từ, không có giao dịch lạ. Với hiện trạng này, đơn vị mới chỉ cần ghi nốt một tháng, khoá sổ, lập báo cáo — hoàn toàn kịp. Nếu cũng công ty đó mà sổ sách chỉ ghi tới tháng 6, thì câu chuyện khác hẳn.

Nếu sổ sách đã ghi gần hết năm và tờ khai kỳ đã nộp đủ, việc còn lại chủ yếu là khoá sổ, lập báo cáo — nhiều đơn vị nhận được trong thời gian ngắn. Nếu sổ sách bỏ dở từ giữa năm, đó là việc dựng lại cả nửa năm, và cần nói rõ ngay với đơn vị mới.

Vì sao nên tìm đơn vị gần nơi kinh doanh khi gấp

• Nhận hồ sơ trong ngày: mang thùng chứng từ tới, hoặc họ tới lấy, thay vì chờ quét, gửi, hỏi lại.
• Xem tận nơi kho, tài sản khi cần xác nhận số liệu hàng tồn, tài sản cố định cuối năm.
• Làm việc với thuế cơ sở quản lý doanh nghiệp nếu có vướng mắc về tài khoản, chữ ký số, tờ khai bị từ chối sát hạn.
• Họp nhanh để chủ doanh nghiệp quyết những điểm cần quyết (khoản chi nào ghi nhận, khoản nào loại) mà không phải chờ lịch họp trực tuyến.

Sau mùa quyết toán, doanh nghiệp có thể giữ đơn vị này hoặc chọn lại kỹ hơn. Trong lúc gấp, “gần và nhận ngay” quan trọng hơn “hoàn hảo”.

Tìm ở đâu trong vài ngày

1. Hỏi doanh nghiệp cùng khu, cùng ngành đang dùng đơn vị nào và có hài lòng không — nguồn nhanh và đáng tin nhất.
2. Hiệp hội ngành, hiệp hội doanh nghiệp tỉnh thường có danh sách hội viên làm dịch vụ kế toán, thuế.
3. Danh sách đại lý thuế cơ quan thuế công bố, lọc theo địa bàn tỉnh mình.
4. Đơn vị kế toán cũ (nếu chia tay êm) có thể giới thiệu đơn vị khác nhận nốt.

Dù gấp, vẫn làm hai bước kiểm tra tối thiểu: tra mã số thuế của đơn vị trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, và kiểm tra tư cách đại lý thuế nếu họ sẽ làm thủ tục thuế. Hai bước này mất mười phút. Đơn vị nào hứa “xong trong hai ngày, không cần xem hồ sơ” thì nên đi tiếp.

Buổi gặp đầu: mang gì, hỏi gì

Mang theo: danh sách năm câu trả lời ở trên, quyền truy cập tài khoản thuế điện tử và chữ ký số (để họ xem ngay, chưa giao), tệp dữ liệu phần mềm kế toán nếu có, sao kê ngân hàng cả năm, chứng từ giấy.

Hỏi ba câu:

• Với hiện trạng này, anh chị có kịp hạn không, và phần nào có thể phải rà thêm sau hạn?
• Ai trực tiếp làm, bao nhiêu hồ sơ khác cùng hạn đang trong tay người đó?
• Nếu phát hiện sai sót các kỳ trước trong lúc làm, anh chị xử lý thế nào?

Câu trả lời trung thực thường có chữ “có thể không kịp phần này”. Đơn vị nói kịp tất cả mà chưa mở sổ ra xem là đang nói điều doanh nghiệp muốn nghe.

Chia việc: nộp đúng hạn trước, rà soát sâu sau

Khi thời gian quá ngắn, thống nhất với đơn vị mới một thứ tự rõ ràng:

1. Trước hạn: khoá sổ từ chứng từ thật, lập báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán với số liệu tốt nhất có thể; nộp đúng hạn.
2. Lập danh sách điểm cần rà: khoản chưa đủ chứng từ, đối chiếu công nợ chưa xong, hàng tồn chưa kiểm — có ghi chú.
3. Sau hạn: rà từng điểm; nếu phát hiện sai, khai bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Cần nói rõ: “số liệu tốt nhất có thể” nghĩa là số liệu trung thực từ chứng từ đang có, không phải số ước lượng cho kịp. Nộp số ước lượng rồi khai bổ sung lớn là tín hiệu dễ bị chú ý. Và nộp đúng hạn không có nghĩa là bỏ qua bước rà — khai bổ sung chủ động luôn tốt hơn bị phát hiện qua kiểm tra.

Nếu không kịp hạn: hậu quả và cách giảm

Nộp hồ sơ khai thuế chậm là hành vi bị xử phạt hành chính, mức phạt tăng theo số ngày chậm; nếu còn số thuế phải nộp thì phát sinh thêm tiền chậm nộp tính theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay — kiểm tra mức hiện hành). Luật Quản lý thuế có quy định gia hạn nộp hồ sơ cho những trường hợp đặc biệt như thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ; thiếu người làm kế toán không thuộc các trường hợp này.

Để giảm thiệt hại khi đã biết không kịp:

• Nộp tiền thuế tạm tính đúng hạn nếu ước được số phải nộp thêm, để hạn chế tiền chậm nộp — hỏi đơn vị kế toán cách làm phù hợp.
• Nộp hồ sơ càng sớm càng tốt sau hạn, vì mức phạt theo khung ngày chậm.
• Giữ bằng chứng nguyên nhân (kế toán nghỉ đột ngột, đơn vị cũ bỏ ngang) — không miễn được phạt nhưng cần cho việc xử lý trách nhiệm với bên cũ theo hợp đồng.

Sau mùa quyết toán: đừng giữ nguyên tình trạng gấp

Tình huống cận hạn thường là dấu hiệu của một vấn đề cũ hơn: không có người thứ hai biết việc, không có lịch làm việc, không có bàn giao. Sau khi nộp xong, dành một buổi để:

• Quyết định giữ đơn vị đã nhận gấp hay chọn lại, dùng bảng tiêu chí có trọng số.
• Ghi lịch hạn nộp cả năm tới vào lịch chung của doanh nghiệp.
• Đặt mốc chốt sổ quý, để cuối năm không còn cả năm dồn lại.
• Chỉ định người trong công ty giữ danh sách tài khoản, chữ ký số, nơi lưu dữ liệu.

Tự kiểm tra sau khi nộp: xem tài khoản thuế điện tử đã có thông báo tiếp nhận hồ sơ quyết toán; tra nghĩa vụ còn phải nộp; và theo dõi thông báo từ thuế cơ sở quản lý trong vài tháng sau.