Đổi đơn vị dịch vụ kế toán giữa năm làm được, và nhiều khi nên làm ngay thay vì cố chờ hết năm với một dịch vụ không đạt. Điều kiện để không đứt mạch là chốt một ngày cắt: mọi kỳ khai trước ngày đó do đơn vị cũ hoàn tất, mọi kỳ sau do đơn vị mới làm, và số dư tại ngày cắt được hai bên cùng xác nhận.
Chỗ hỏng thường không nằm ở tờ khai, mà ở những thứ “lơ lửng” giữa hai bên: tờ khai kỳ cuối ai nộp, hoá đơn sai sót đang xử lý dở, thư mời của cơ quan thuế gửi về địa chỉ cũ, mật khẩu đổi quá sớm hoặc quá muộn. Bài này đi qua từng chỗ đó.
Chọn ngày cắt: không phải ngày nào cũng như nhau
| Ngày cắt | Ưu điểm | Điểm cần để ý |
|---|---|---|
| Cuối tháng, sau khi đơn vị cũ đã nộp tờ khai tháng đó | Gọn với doanh nghiệp khai theo tháng | Đơn vị cũ phải còn làm tới ngày nộp của tháng cuối |
| Cuối quý | Gọn với doanh nghiệp khai theo quý; số liệu có một mốc tổng hợp | Chờ lâu hơn nếu dịch vụ đang rất kém |
| Cuối năm tài chính | Gọn nhất: đơn vị cũ làm tới quyết toán, đơn vị mới bắt đầu năm mới | Phải chịu đựng thêm vài tháng; đơn vị cũ còn phải làm quyết toán |
Tránh chọn ngày cắt rơi vào tuần cuối trước hạn nộp tờ khai hoặc trước hạn quyết toán. Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng tháng thứ ba sau năm tài chính (theo Luật Quản lý thuế; nên kiểm tra nếu có văn bản mới điều chỉnh).
Trình tự sáu bước
- Ký với đơn vị mới trước, ghi rõ ngày bắt đầu nhận trách nhiệm là ngày sau ngày cắt. Đừng dừng đơn vị cũ khi chưa có ai nhận.
- Thông báo chấm dứt cho đơn vị cũ đúng thời gian báo trước trong hợp đồng, bằng văn bản, nêu ngày cắt và yêu cầu bàn giao.
- Đơn vị cũ hoàn tất các kỳ trước ngày cắt: nộp tờ khai kỳ cuối, gửi bản sao cho doanh nghiệp.
- Bàn giao theo danh mục: sổ sách, tờ khai, bảng tính, việc dở, tài khoản, chữ ký số, có biên bản ký hai bên.
- Đổi quyền truy cập: đổi mật khẩu, thu hồi tài khoản của đơn vị cũ, cấp quyền cho đơn vị mới.
- Đơn vị mới soát xét số dư tại ngày cắt trong tháng đầu và báo lại những điểm bất thường.
Bước 6 thường bị bỏ vì ai cũng muốn “chạy tiếp cho nhanh”. Nhưng đó là bước duy nhất phân định rõ sai sót nào có từ trước, sai sót nào phát sinh sau — điều sẽ rất quan trọng nếu sau này có kiểm tra.
Bảng phân kỳ: kỳ nào ai chịu trách nhiệm
| Việc | Ai làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tờ khai các kỳ trước ngày cắt | Đơn vị cũ | Kể cả kỳ cuối nếu hạn nộp rơi sau ngày cắt |
| Tờ khai các kỳ sau ngày cắt | Đơn vị mới | Dựa trên số dư đã soát xét |
| Khai bổ sung cho kỳ trước ngày cắt | Nên thoả thuận | Lỗi của đơn vị cũ thì đơn vị cũ chịu chi phí theo hợp đồng |
| Quyết toán năm | Đơn vị mới | Dựa một phần trên số liệu của đơn vị cũ; cần xác nhận số dư tại ngày cắt |
| Giải trình về kỳ cũ khi có thư mời | Đơn vị cũ hỗ trợ | Nên có điều khoản hỗ trợ sau chấm dứt |
Quyết toán là chỗ rủi ro nhất khi đổi giữa năm: đơn vị mới ký tên dưới một năm số liệu mà họ chỉ làm một phần. Đơn vị mới cẩn thận sẽ yêu cầu soát xét số dư và ghi rõ trong hợp đồng giới hạn trách nhiệm với phần số liệu trước ngày cắt. Đó là yêu cầu hợp lý, không phải đùn đẩy.
Đổi quyền truy cập đúng lúc
Đổi mật khẩu quá sớm, đơn vị cũ không nộp được tờ khai kỳ cuối. Đổi quá muộn, đơn vị cũ còn vào được hệ thống sau khi đã hết trách nhiệm. Thứ tự hợp lý:
- Chờ đơn vị cũ xác nhận đã nộp xong kỳ cuối và gửi bản sao.
- Trong cùng ngày, đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, cổng bảo hiểm xã hội; khoá tài khoản người dùng của đơn vị cũ trên phần mềm.
- Nhận lại chữ ký số (nếu đơn vị cũ giữ), đổi mã PIN.
- Chuyển địa chỉ thư điện tử, số điện thoại nhận thông báo về doanh nghiệp.
- Cấp quyền cho đơn vị mới bằng tài khoản riêng, không đưa mật khẩu chính.
Những chỗ hay đứt mạch nhất
- Tờ khai kỳ cuối: hai bên đều nghĩ bên kia nộp. Ghi rõ trong văn bản thông báo chấm dứt.
- Hoá đơn sai sót đang xử lý: điều chỉnh, thay thế đang dở. Liệt kê vào biên bản bàn giao.
- Thông báo của cơ quan thuế gửi về thư điện tử của đơn vị cũ, không ai chuyển tiếp.
- Lương, bảo hiểm tháng cuối: ai tính, ai kê khai, nhất là khi có người vào, người nghỉ trong tháng.
- Hồ sơ hoàn thuế, ưu đãi đang dở: người biết lịch sử hồ sơ là đơn vị cũ.
- Chứng từ gốc bản giấy đơn vị cũ còn giữ ở văn phòng họ.
Mỗi dòng trên nên là một mục trong biên bản bàn giao, kèm trạng thái và người phụ trách tiếp.
Ví dụ giả định: đổi đơn vị vào tháng tám
Giả sử một công ty thương mại khai thuế giá trị gia tăng theo tháng, quyết định đổi đơn vị kế toán vào tháng tám vì tờ khai liên tục nộp sát hạn và không ai trả lời câu hỏi. Hai bên chọn ngày cắt là 31/7.
- Đơn vị cũ nộp tờ khai tháng bảy trước ngày 20/8, gửi bản sao, rồi bàn giao sổ sách tới hết tháng bảy.
- Ngay khi nhận bản sao tờ khai tháng bảy, công ty đổi mật khẩu các tài khoản và cấp quyền cho đơn vị mới.
- Đơn vị mới làm từ tháng tám, trong tháng đầu soát số dư tiền, công nợ, kho tại 31/7 và phát hiện hai hoá đơn đầu vào tháng năm chưa được kê khai.
- Hai hoá đơn đó được ghi vào biên bản bổ sung như một việc thuộc kỳ trước ngày cắt; hai bên thống nhất cách khai bổ sung và chi phí theo hợp đồng cũ.
Cuối năm, đơn vị mới làm quyết toán với số dư đầu kỳ đã được xác nhận. Nếu bỏ qua bước soát số dư, hai hoá đơn kia sẽ chỉ lộ ra khi quyết toán, và lúc đó không ai muốn nhận là của mình.
Chia tay sòng phẳng với đơn vị cũ
Chia tay êm có lợi nhất cho chính doanh nghiệp, vì bàn giao sẽ nhanh và đơn vị cũ sẵn lòng hỗ trợ khi có câu hỏi về kỳ cũ. Vài nguyên tắc:
- Báo chấm dứt đúng thời gian báo trước, bằng văn bản, lý do ngắn gọn.
- Thanh toán phí cho phần việc đã làm theo hợp đồng.
- Tách chuyện tranh chấp phí (nếu có) khỏi chuyện bàn giao hồ sơ.
- Không để đơn vị mới “chê” đơn vị cũ trước mặt hai bên; cần chỉ ra sai sót thì làm bằng văn bản, có căn cứ.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi đổi
Tháng đầu sau ngày cắt, chủ doanh nghiệp nên tự kiểm:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai kỳ cuối của đơn vị cũ đã nộp, đã được chấp nhận; không còn thông báo nào chưa xử lý; đăng nhập được bằng mật khẩu mới.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn trước ngày cắt khớp với sổ đã bàn giao.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: bật thông báo để không bỏ lỡ thư mời trong giai đoạn chuyển giao.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế vẫn bình thường.
Khi có thông báo về một kỳ trước ngày cắt, chuyển ngay cho đơn vị cũ theo điều khoản hỗ trợ sau chấm dứt, đồng thời báo đơn vị mới để họ nắm.
Câu hỏi thường gặp
Đổi đơn vị kế toán có phải báo với cơ quan thuế không?
Nếu đơn vị cũ là đại lý thuế đã thông báo với cơ quan thuế về hợp đồng, việc chấm dứt và việc đơn vị mới nhận làm cũng cần được thông báo theo quy định. Hỏi đơn vị mới đầu việc này và tự kiểm tra lại trên tài khoản thuế điện tử.
Đơn vị cũ không nộp tờ khai kỳ cuối thì sao?
Nghĩa vụ nộp tờ khai vẫn là của doanh nghiệp. Nếu đơn vị cũ không làm, đơn vị mới hoặc doanh nghiệp phải nộp ngay để hạn chế hậu quả, rồi xử lý trách nhiệm với đơn vị cũ theo hợp đồng.
Có cần đơn vị mới soát xét lại cả năm trước không?
Không bắt buộc, nhưng nên nếu có dấu hiệu dịch vụ cũ làm không kỹ. Soát xét giúp biết rủi ro đang có và phân định rõ trách nhiệm trước khi đơn vị mới ký quyết toán.
Đổi đơn vị có làm tăng rủi ro bị kiểm tra không?
Việc đổi đơn vị dịch vụ tự nó không phải lý do bị kiểm tra. Rủi ro đến từ số liệu không liên tục, tờ khai trễ hay sai trong giai đoạn chuyển giao; làm đúng trình tự thì tránh được.
Hợp đồng cũ còn hạn mà muốn đổi thì làm sao?
Đọc điều khoản chấm dứt trước hạn: thời gian báo trước, có bồi thường không. Thương lượng với đơn vị cũ để chốt ngày cắt hợp lý; chi phí chấm dứt sớm thường nhỏ hơn thiệt hại của việc giữ một dịch vụ không đạt thêm nhiều tháng.
Đơn vị mới có nhận làm nếu sổ sách cũ lộn xộn không?
Nhiều đơn vị nhận, nhưng sẽ báo phí dựng lại hoặc xử lý tồn đọng riêng. Nên để đơn vị mới xem trước hồ sơ rồi báo giá, thay vì nhận báo giá chung.
