Sau sáu tháng, đánh giá đơn vị kế toán bằng những việc đã xảy ra thật, không bằng cảm giác: tờ khai có nộp đúng hạn không, có phải khai bổ sung vì lỗi của họ không, câu hỏi gửi đi được trả lời sau bao lâu, họ có cảnh báo trước điều gì không, và báo cáo gửi về có đọc hiểu được không. Năm câu này trả lời được bằng dữ liệu trên tài khoản thuế điện tử và trong hộp thư, không cần hiểu kế toán.
Kết quả thường rơi vào ba nhóm: giữ vì mọi thứ ổn; điều chỉnh vì có chỗ chưa khớp nhưng sửa được bằng một cuộc nói chuyện và một phụ lục hợp đồng; và đổi vì có lỗi lặp lại hoặc vi phạm ranh giới. Nhóm thứ hai là phổ biến nhất, và cũng là nhóm hay bị xử lý nhầm thành nhóm thứ ba.
Vì sao sáu tháng là mốc hợp lý
Tháng đầu tiên, đơn vị mới còn đang học doanh nghiệp: đọc sổ cũ, làm quen chứng từ, hỏi nhiều. Đánh giá lúc này là không công bằng. Sáu tháng là khi:
- Đơn vị đã đi qua hai kỳ khai quý hoặc sáu kỳ khai tháng.
- Đã có ít nhất một hai tình huống bất thường — hoá đơn lạ, thông báo từ cơ quan thuế, câu hỏi về một khoản chi — để thấy cách họ xử lý.
- Còn đủ thời gian trước mùa quyết toán để điều chỉnh, hoặc đổi đơn vị theo đúng quy trình mà không rơi vào tháng ba.
Nếu hợp đồng ký vào giữa năm, mốc sáu tháng thường rơi đúng cuối năm — đó cũng là lúc hợp lý để quyết định có giao quyết toán cho đơn vị này hay không.
Bảng chấm theo việc thật
Chấm mỗi tiêu chí theo ba mức: ổn, cần nói lại, nghiêm trọng. Ghi kèm bằng chứng cho mỗi ô.
| Tiêu chí | Tra ở đâu | Dấu hiệu “cần nói lại” | Dấu hiệu “nghiêm trọng” |
|---|---|---|---|
| Đúng hạn | Ngày nộp trên tài khoản thuế điện tử | Nộp sát hạn, doanh nghiệp không kịp duyệt | Nộp trễ hạn do phía đơn vị |
| Chính xác | Tờ khai bổ sung, thông báo từ cơ quan thuế | Có sửa nhỏ do thiếu thông tin | Khai bổ sung nhiều lần vì lỗi của đơn vị |
| Phản hồi | Hộp thư, nhóm làm việc | Câu hỏi thường phải nhắc lại | Câu hỏi quan trọng bị bỏ qua nhiều ngày |
| Cảnh báo sớm | Báo cáo tháng, email | Chỉ báo khi được hỏi | Để doanh nghiệp tự phát hiện vấn đề họ đã biết |
| Dễ hiểu | Báo cáo gửi về | Báo cáo đúng nhưng khó đọc | Không có báo cáo nào ngoài tờ khai |
| Ranh giới | Cách xử lý chứng từ, tài khoản | Tự làm một số việc chưa được duyệt | Gợi ý hoặc làm việc mang tính lách luật, dùng chữ ký số ngoài phạm vi |
Hai lưu ý khi chấm. Thứ nhất, chấm cả phía mình: bên cạnh mỗi ô, ghi doanh nghiệp đã gửi chứng từ đúng hạn chưa, đã trả lời câu hỏi chưa. Nhiều ô “cần nói lại” hoá ra bắt nguồn từ phía doanh nghiệp. Thứ hai, chấm trên bằng chứng, không trên trí nhớ: một lần trễ gây bực mình thường được nhớ như “lúc nào cũng trễ”. Mở tài khoản thuế điện tử ra đếm là biết.
Đọc kết quả: giữ, điều chỉnh hay đổi
- Toàn “ổn”, có một hai “cần nói lại”: giữ. Nói về các điểm cần cải thiện trong buổi họp định kỳ.
- Nhiều “cần nói lại”, không có “nghiêm trọng”: điều chỉnh. Thường nguyên nhân nằm ở hợp đồng thiếu rõ, lịch gửi chứng từ không hợp lý, hoặc đơn vị giao cho người khác với người đã hứa. Ngồi lại, sửa phạm vi hoặc bảng phân công, đặt mốc kiểm tra lại sau ba tháng.
- Có “nghiêm trọng” ở tiêu chí ranh giới: đổi, không cần chờ. Một đơn vị gợi ý hợp thức hoá chi phí bằng hoá đơn không có giao dịch thật, hoặc dùng chữ ký số ngoài phạm vi, là rủi ro doanh nghiệp không nên giữ lại.
- Có “nghiêm trọng” ở tiêu chí khác: hỏi nguyên nhân trước. Nộp trễ một lần vì doanh nghiệp gửi chứng từ muộn khác với nộp trễ vì đơn vị quên. Nếu lỗi lặp lại sau khi đã nói, đổi.
Những lý do chưa đủ để đổi
Mấy tình huống hay khiến chủ doanh nghiệp muốn đổi, nhưng thường chưa phải lý do đủ:
- Thuế phải nộp tăng. Thuế tăng có thể vì doanh thu tăng, vì đơn vị mới làm đúng những gì trước đây bị bỏ sót, hoặc vì chính sách thay đổi. Hỏi đơn vị giải thích trước khi kết luận họ làm kém.
- Đơn vị hỏi nhiều. Đơn vị hỏi nhiều về chứng từ thường là đơn vị làm kỹ. Hỏi nhiều mà không có lý do mới là vấn đề.
- Một lần phản hồi chậm vào mùa cao điểm. Cuối tháng ba, đơn vị nào cũng bận. Nhìn cả sáu tháng, không nhìn một tuần.
- Nghe nói nơi khác rẻ hơn. So phạm vi trước khi so giá. Nơi rẻ hơn thường làm ít việc hơn.
Đổi đơn vị có chi phí thật: thời gian bàn giao, rủi ro đứt mạch, đơn vị mới lại mất vài tháng học doanh nghiệp. Chỉ đổi khi lợi ích rõ ràng lớn hơn.
Ngược lại, cũng đừng giữ một đơn vị chỉ vì ngại đổi. Lỗi lặp lại sau khi đã nói rõ, hay bất kỳ dấu hiệu nào ở tiêu chí ranh giới, là đủ để bắt đầu quy trình chuyển — càng để lâu, số kỳ phải rà lại càng nhiều.
Buổi nói chuyện lại: chuẩn bị gì
Khi kết quả là “điều chỉnh”, buổi nói chuyện nên dựa trên bảng chấm, không dựa trên cảm xúc:
- Gửi trước bảng chấm kèm bằng chứng cho đơn vị, để họ có thời gian xem lại.
- Trong buổi gặp, đi từng tiêu chí “cần nói lại”: nguyên nhân từ phía nào, cách sửa là gì.
- Thống nhất thay đổi cụ thể: lịch gửi chứng từ mới, hạn gửi bản nháp, người phụ trách, mẫu báo cáo.
- Ghi thành phụ lục hợp đồng nếu thay đổi phạm vi hoặc hạn; ghi thành biên bản nếu chỉ là cách làm việc.
- Hẹn mốc chấm lại sau ba tháng.
Nhiều khi buổi nói chuyện phát hiện phía doanh nghiệp cũng cần sửa: gửi chứng từ muộn, không trả lời câu hỏi, đổi người đầu mối mà không báo. Sẵn sàng nghe điều đó.
Ví dụ giả định: một công ty dịch vụ quảng cáo
Giả sử một công ty quảng cáo nhỏ đổi sang đơn vị kế toán mới từ tháng một. Tháng bảy, chủ doanh nghiệp chấm: đúng hạn — ổn; chính xác — một lần khai bổ sung vì thiếu hoá đơn của một nhà cung cấp; phản hồi — thường phải nhắc; cảnh báo sớm — chỉ báo khi được hỏi; dễ hiểu — báo cáo tháng chỉ là bảng số xuất thẳng từ phần mềm, khó đọc; ranh giới — ổn.
Không có ô nào “nghiêm trọng”, nhưng bốn ô “cần nói lại”. Trong buổi gặp, hai bên nhận ra hợp đồng chỉ ghi “báo cáo định kỳ” mà không nói báo cáo gồm gì, và người đầu mối phía công ty đã nghỉ từ tháng ba nên câu hỏi của đơn vị gửi vào hộp thư không ai đọc. Phụ lục hợp đồng thêm mẫu báo cáo một trang bằng lời mỗi tháng, có mục cảnh báo, và đổi đầu mối. Ba tháng sau chấm lại: cả sáu ô đều ổn. Nếu công ty đổi đơn vị vào tháng bảy, vấn đề đầu mối vẫn còn nguyên với đơn vị mới.
Tự kiểm tra ở đâu để có bằng chứng
Phần lớn dữ liệu cho bảng chấm lấy được mà không cần hỏi đơn vị:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: ngày nộp từng tờ khai, tờ khai bổ sung, thông báo từ cơ quan thuế trong sáu tháng.
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu vào, đầu ra, so với số trên tờ khai.
- Hộp thư, nhóm làm việc: thời gian từ câu hỏi đến câu trả lời.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: xem nhanh nghĩa vụ còn phải nộp.
Nếu kết luận là đổi, làm theo trình tự bàn giao để không đứt mạch; các bước chi tiết có trong bài đổi đơn vị dịch vụ kế toán giữa năm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói trước với đơn vị kế toán rằng sẽ đánh giá sau sáu tháng không?
Nên. Nói từ lúc ký, kèm các tiêu chí, giúp hai bên cùng biết cái gì được coi là làm tốt. Đơn vị nghiêm túc sẽ coi đó là điều bình thường.
Đánh giá sáu tháng có cần ghi vào hợp đồng không?
Không bắt buộc, nhưng ghi một điều khoản xem xét lại phạm vi và chất lượng sau một khoảng thời gian là cách tốt để có cơ hội điều chỉnh mà không phải chấm dứt.
Doanh nghiệp không hiểu kế toán thì chấm tiêu chí “chính xác” thế nào?
Dựa vào những gì nhìn thấy được: số tờ khai bổ sung, thông báo từ cơ quan thuế, và lý do của từng lần. Nếu cần sâu hơn, thuê một bên rà soát độc lập một quý như một lần kiểm tra chéo.
Đơn vị làm tốt nhưng phí tăng sau sáu tháng thì sao?
Hỏi lý do và đối chiếu với phạm vi: khối lượng tăng, thêm việc ngoài gói, hay tăng đơn thuần. Nếu có lý do hợp lý, cân nhắc chi phí đổi đơn vị trước khi quyết định.
Đổi đơn vị ngay sau khi phát hiện lỗi nghiêm trọng có ảnh hưởng hồ sơ không?
Có thể gây đứt mạch nếu làm vội. Nên yêu cầu bàn giao đầy đủ, thu hồi quyền truy cập và chữ ký số, và có đơn vị mới nhận việc trước kỳ khai tiếp theo.
Có nên hỏi ý kiến đơn vị kế toán về chính doanh nghiệp mình không?
Nên. Sau sáu tháng, đơn vị đã thấy doanh nghiệp gửi chứng từ thế nào, trả lời câu hỏi ra sao. Hỏi họ ba điều doanh nghiệp nên làm khác đi thường cho ra những góp ý thiết thực, và cho thấy đơn vị có dám nói thẳng không.
Có nên đánh giá cả đại lý thuế và đơn vị kế toán cùng một bảng?
Được, với các tiêu chí phù hợp phạm vi từng bên. Nếu hai bên cùng tham gia một quy trình, đánh giá cả khâu phối hợp giữa họ, vì đó là chỗ hay rơi việc.
