Đơn vị kế toán cũ đóng cửa hoặc mất liên lạc: cứu hồ sơ và tài khoản thế nào

Việc đầu tiên là giành lại quyền truy cập, không phải đi tìm đơn vị cũ. Trong 48 giờ đầu, lấy lại quyền trên tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán và mọi nơi đơn vị cũ đang giữ mật khẩu. Sau đó dựng lại dữ liệu từ những nguồn không phụ thuộc vào họ: hệ thống thuế, cổng hoá đơn, ngân hàng, bảo hiểm xã hội. Phần lớn số liệu thuế lấy lại được; phần dễ mất nhất là sổ chi tiết nội bộ và chứng từ giấy nếu đang nằm ở văn phòng của họ.

Tìm đơn vị cũ để đòi hồ sơ vẫn nên làm, song song và bằng văn bản. Nhưng đừng để việc chờ họ trả lời làm lỡ hạn nộp của chính doanh nghiệp — với cơ quan thuế, trách nhiệm nộp đúng hạn vẫn thuộc về doanh nghiệp, dù người làm thuê đã biến mất.

48 giờ đầu: giành lại quyền truy cập

Chữ ký số là mắt xích quan trọng nhất: không có nó, dù đã lấy lại được mọi mật khẩu thì vẫn không ký nộp được tờ khai. Nếu sắp tới hạn nộp, xin cấp chứng thư mới ngay trong ngày đầu.

Xác định đơn vị cũ đang ở tình trạng nào

“Mất liên lạc” có nhiều nghĩa, và mỗi nghĩa dẫn tới cách xử lý khác:

• Tạm thời: người phụ trách nghỉ ốm, đổi số điện thoại, văn phòng chuyển địa điểm. Gửi thư tới địa chỉ đăng ký, liên hệ người đại diện của đơn vị.
• Ngừng hoạt động: tra mã số thuế của đơn vị trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, xem trạng thái đang ghi nhận. Nhớ rằng trạng thái chỉ cho biết cơ quan thuế ghi nhận gì, không đủ để kết luận đơn vị đó đã giải thể hay bỏ trốn.
• Cố tình không hợp tác: thường do tranh chấp phí. Khi đó bàn phí và bàn giao cùng lúc, bằng văn bản.

Dù ở tình trạng nào, gửi một văn bản đề nghị bàn giao tới địa chỉ đăng ký và thư điện tử đã dùng, liệt kê tài liệu cần nhận lại và thời hạn. Văn bản này là bằng chứng doanh nghiệp đã yêu cầu, cần cho mọi bước sau.

Dựng lại dữ liệu từ nguồn bên ngoài

Phần lớn số liệu thuế có thể lấy lại mà không cần đơn vị cũ:

Từ những nguồn này, đơn vị mới có thể dựng lại sổ sách các kỳ còn thiếu. Việc này tốn công hơn nhận bàn giao, nhưng có một lợi ích phụ: số liệu được đối chiếu lại từ gốc, nên nếu đơn vị cũ từng ghi sai thì cũng lộ ra.

Những gì có thể mất và cách bù

• Sổ chi tiết công nợ, kho: dựng lại từ hoá đơn và sao kê; với kho, kiểm kê thực tế tại thời điểm tiếp nhận làm số đầu kỳ mới, ghi rõ căn cứ.
• Chứng từ giấy (phiếu chi, bảng chấm công, biên bản giao nhận) nếu đang ở văn phòng đơn vị cũ: tiếp tục đề nghị trả lại; phần không lấy lại được, lập danh sách và giữ văn bản đề nghị làm căn cứ.
• Bảng lương, quyết toán thuế thu nhập cá nhân: dựng lại từ sao kê trả lương, hợp đồng lao động, dữ liệu bảo hiểm.
• Giải thích cho những bút toán đã ghi: nếu có khoản ghi nhận lạ mà không còn chứng từ, cần đánh giá lại và có thể phải điều chỉnh.

Chứng từ kế toán dùng ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, và trách nhiệm lưu trữ là của doanh nghiệp. Mất chứng từ vì đơn vị dịch vụ biến mất không làm mất nghĩa vụ đó, nên văn bản đề nghị bàn giao và biên bản ghi nhận hiện trạng rất quan trọng khi sau này có kiểm tra.

Chọn đơn vị tiếp nhận cho tình huống cứu hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ không có bàn giao khác với nhận khách mới bình thường. Hỏi đơn vị định thuê:

• Đã từng dựng lại sổ sách từ dữ liệu hoá đơn, sao kê khi không có bàn giao chưa, mất bao lâu?
• Với những kỳ đơn vị cũ đã làm, anh chị chịu trách nhiệm tới đâu? Rà lại toàn bộ hay chỉ nhận từ kỳ tiếp theo?
• Thứ tự ưu tiên thế nào khi vừa phải dựng lại, vừa có hạn nộp sắp tới?
• Có hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế về thông tin tài khoản, chữ ký số không?

Hợp đồng nên ghi rõ ngày tiếp nhận và hiện trạng lúc tiếp nhận (thiếu những gì), để phân biệt trách nhiệm của đơn vị mới với phần còn tồn từ trước.

Bằng chứng và trách nhiệm của đơn vị cũ

Song song với việc cứu hồ sơ, giữ lại mọi thứ chứng minh quan hệ và thiệt hại:

• Hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên nhận đã giao chứng từ.
• Tin nhắn, thư điện tử trao đổi, đặc biệt những lần doanh nghiệp đã gửi chứng từ đúng hạn.
• Văn bản đề nghị bàn giao và bằng chứng đã gửi.
• Thông báo của cơ quan thuế về nộp chậm, sai sót phát sinh vì việc bỏ ngang.

Với những tài liệu này, doanh nghiệp có căn cứ để đòi bồi thường theo hợp đồng qua thương lượng, hoà giải hoặc khởi kiện. Nếu đơn vị cũ là đại lý thuế, có thể phản ánh tới cơ quan thuế quản lý hoạt động đại lý. Nhưng hãy xếp những việc này sau việc bảo đảm doanh nghiệp không trễ hạn nộp.

Ví dụ giả định và cách phòng từ trước

Giả sử một công ty nội thất nhỏ phát hiện văn phòng kế toán đóng cửa vào đầu tháng 3, khi còn chưa đầy bốn tuần tới hạn quyết toán. Chữ ký số và bản giấy chứng từ quý 4 đang ở văn phòng đó. Công ty xin cấp chữ ký số mới trong ngày, liên hệ thuế cơ sở để cập nhật thư điện tử nhận thông báo, tải lại toàn bộ hoá đơn năm từ cổng hoá đơn điện tử và sao kê từ ngân hàng. Một đơn vị mới được thuê, dựng lại sổ quý 4, nộp quyết toán đúng hạn với ghi chú những chứng từ giấy còn thiếu; văn bản đề nghị bàn giao được gửi tới địa chỉ đăng ký của văn phòng cũ.

Để không rơi vào tình huống này, ngay từ khi thuê dịch vụ:

• Thư điện tử, số điện thoại đăng ký với cơ quan thuế là của doanh nghiệp.
• Phần mềm kế toán đứng tên doanh nghiệp, hoặc nhận bản sao dữ liệu hằng tháng.
• Chữ ký số giữ tại doanh nghiệp hoặc giao có biên bản.
• Chứng từ giấy trả về sau khi ghi sổ, không để ở văn phòng dịch vụ quá một quý.

Danh mục đầy đủ những gì nên nhận lại khi chia tay có bàn giao đã có bài riêng: nhận lại dữ liệu kế toán từ đơn vị cũ.