Chuyển từ thuê dịch vụ kế toán về tự làm nội bộ: tính đủ việc trước khi quyết

Chuyển về tự làm hợp lý khi khối lượng việc đã đủ cho ít nhất một người toàn thời gian, doanh nghiệp cần số liệu nhanh hơn nhịp tháng, và có người trong công ty đủ sức quản lý kế toán. Nếu chỉ vì phí dịch vụ tăng, cần tính lại cẩn thận: so sánh đúng không phải là phí dịch vụ với tiền lương một kế toán, mà là toàn bộ những gì đơn vị dịch vụ đang làm — kể cả việc không ai thấy — với toàn bộ chi phí để một người nội bộ làm được như vậy.

Nhiều doanh nghiệp chuyển về nội bộ rồi mới phát hiện đơn vị cũ đã âm thầm làm những việc như theo dõi văn bản mới, rà hoá đơn đầu vào có vấn đề, nhắc hạn, trả lời thông báo của cơ quan thuế. Người mới không biết để làm tiếp, và lỗ hổng chỉ lộ ra khi có thông báo nộp chậm.

Dấu hiệu đã đến lúc cân nhắc

• Chủ doanh nghiệp cần số liệu hằng tuần (công nợ, tồn kho, dòng tiền) mà dịch vụ chỉ báo cáo theo tháng.
• Chứng từ nhiều tới mức việc gom, gửi sang đơn vị dịch vụ đã chiếm thời gian của một nhân viên.
• Việc kế toán dính chặt vào vận hành: nhập kho, xuất hàng, duyệt chi hằng ngày cần người tại chỗ.
• Đã có người nội bộ đang làm nửa việc kế toán (thủ quỹ, nhân viên kho) và có thể được đào tạo thêm.
• Doanh nghiệp chuẩn bị gọi vốn, vay lớn — cần người hiểu sâu số liệu ở ngay trong công ty.

Nếu chưa có dấu hiệu nào ngoài chuyện phí, có thể thương lượng lại phạm vi và phí với đơn vị hiện tại trước khi tính chuyện chuyển.

Liệt kê đủ việc đơn vị dịch vụ đang làm, kể cả việc ngầm

Yêu cầu đơn vị dịch vụ (hoặc tự lập) danh sách mọi việc trong một năm, chia hai nhóm:

Cột bên phải là thứ người nội bộ mới vào nghề dễ bỏ sót nhất. Mỗi dòng cần một câu trả lời: ai sẽ làm sau khi chuyển.

So tổng chi phí, không chỉ so tiền lương

Không nêu con số vì mỗi địa bàn một mặt bằng, nhưng danh sách các khoản cần cộng thì giống nhau:

• Chi phí người: lương, bảo hiểm, phúc lợi; thời gian tuyển; thời gian làm quen (thường vài tháng đầu năng suất chưa đủ).
• Chi phí thay thế: khi người đó nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ việc — ai làm? Thuê dịch vụ thời vụ hay có người thứ hai?
• Công cụ: bản quyền phần mềm kế toán đứng tên doanh nghiệp, chữ ký số, máy tính, lưu trữ.
• Đào tạo, cập nhật: khoá học, tài liệu, thời gian theo dõi văn bản mới.
• Dịch vụ giữ lại: rà soát cuối năm, tư vấn theo việc, quyết toán — nếu người nội bộ chưa đủ sức làm một mình.
• Rủi ro: sai sót trong năm đầu có thể phát sinh tiền phạt, tiền chậm nộp — không nên tính bằng không.

Cộng đủ các khoản này rồi mới so với phí dịch vụ cả năm (gồm cả các khoản tính riêng). Thường kết luận không phải “rẻ hơn” hay “đắt hơn”, mà là “đáng hay chưa đáng” với những lợi ích như số liệu nhanh hơn, người hiểu doanh nghiệp ngồi ngay tại chỗ.

Người nội bộ cần những năng lực gì, một người hay hai người

Người kế toán đầu tiên của doanh nghiệp phải làm được việc của cả một đơn vị dịch vụ thu nhỏ: ghi sổ, lập tờ khai, lương, đối chiếu, báo cáo, và tự theo dõi văn bản mới. Khi tuyển, ưu tiên người đã từng tự làm trọn bộ cho một doanh nghiệp cùng quy mô, hơn là người giỏi một phần việc ở doanh nghiệp lớn.

Câu hỏi khó hơn là một hay hai người. Một người thì rẻ hơn nhưng quay lại đúng rủi ro phụ thuộc mà việc thuê dịch vụ vốn đã giải quyết. Các cách giảm rủi ro khi chỉ có một người:

• Giữ đơn vị dịch vụ ở vai trò rà soát định kỳ, làm người thứ hai nắm hồ sơ.
• Đào tạo một nhân viên khác (thủ quỹ, hành chính) biết danh sách hạn và nơi lưu dữ liệu.
• Chủ doanh nghiệp giữ quyền truy cập mọi tài khoản.

Nếu doanh nghiệp thuộc diện phải bố trí kế toán trưởng, cần tính cả vị trí này — người nội bộ đầu tiên có thể chưa đủ điều kiện, và kế toán trưởng thuê ngoài là cách lấp khoảng trống.

Giai đoạn chồng lấn và bàn giao ngược

Đừng chuyển theo kiểu “tháng này dịch vụ làm, tháng sau người mới làm”. Nên có giai đoạn chồng lấn ít nhất một quý:

1. Tháng thứ nhất: người mới làm song song, đơn vị dịch vụ vẫn chịu trách nhiệm chính và kiểm lại việc người mới làm.
2. Tháng thứ hai: người mới làm chính, đơn vị dịch vụ rà trước khi nộp.
3. Tháng thứ ba: người mới làm độc lập; đơn vị dịch vụ bàn giao dữ liệu, danh sách việc ngầm, rủi ro đã biết, rồi chuyển sang vai trò rà soát (nếu giữ lại) hoặc kết thúc.

Chọn giai đoạn chồng lấn tránh mùa quyết toán. Thời điểm tốt thường là ngay sau khi nộp quyết toán năm, để người mới bắt đầu từ một năm tài chính đã khoá sổ gọn. Danh mục bàn giao nên theo đúng danh mục khi đổi giữa hai đơn vị dịch vụ, cộng thêm phần “việc ngầm” ở trên.

Ví dụ giả định: công ty phân phối vật tư nông nghiệp

Giả sử một công ty phân phối vật tư nông nghiệp thuê dịch vụ kế toán từ khi thành lập. Sau bốn năm, công ty có hai kho, gần ba mươi nhân viên, hàng trăm khách hàng đại lý, và chủ doanh nghiệp muốn xem công nợ đại lý mỗi tuần. Phí dịch vụ đã tăng hai lần vì khối lượng chứng từ.

Công ty lập danh sách việc và thấy đơn vị dịch vụ đang làm cả những việc ngầm: rà đầu vào, nhắc hạn, trả lời hai lần đề nghị giải trình mỗi năm. Công ty quyết định tuyển một kế toán tổng hợp đã từng làm trọn bộ cho doanh nghiệp thương mại, đào tạo thủ kho làm nhập liệu kho, và giữ đơn vị dịch vụ ở vai trò rà soát quý và làm quyết toán năm. Giai đoạn chồng lấn là quý 2, ngay sau mùa quyết toán.

Tổng chi phí năm đầu không giảm nhiều so với trước; lợi ích là công nợ đại lý được cập nhật hằng ngày. Từ năm thứ hai, khi kế toán nội bộ đã vững, phần rà soát được thu hẹp.

Tự kiểm tra ở đâu sau khi chuyển

• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai những tháng đầu do người mới làm nộp đúng hạn; không có tờ khai bổ sung bất thường.
• Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu vào, đầu ra khớp với báo cáo người mới lập.
• Thông báo của cơ quan thuế: không có thông báo nộp chậm, sai sót trong giai đoạn chuyển.
• Cổng bảo hiểm xã hội: báo tăng giảm lao động, đóng bảo hiểm đúng kỳ.