Thuê đại lý thuế để dọn hồ sơ bỏ dở nhiều năm không giống thuê đại lý khai thuế hằng tháng, và chọn đơn vị theo cùng một tiêu chí cho cả hai việc là cách chắc chắn nhất để tốn thêm thời gian. Việc hằng tháng là một nhịp lặp lại, sai thì kỳ sau sửa. Việc xử lý tồn đọng là một dự án có đầu có cuối: phải dựng lại số liệu từ nguồn rời rạc, quyết định kỳ nào nộp bù trước, tính số phải nộp, rồi mới làm việc với cơ quan thuế.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải “đơn vị nào làm rẻ và nhanh”, mà là “đơn vị nào chịu khảo sát trước rồi mới báo phạm vi, làm theo từng giai đoạn có kết quả kiểm được, và để chủ doanh nghiệp quyết ở những điểm rẽ quan trọng”. Bài này đi qua cách nhận ra đơn vị như vậy.
Tồn đọng khác việc hằng tháng ở những điểm nào
| Khai thuế hằng tháng, hằng quý | Xử lý tồn đọng nhiều năm | |
|---|---|---|
| Đầu vào | Chứng từ của kỳ vừa qua, doanh nghiệp gửi theo lịch | Chứng từ thất lạc một phần, sổ sách không liền mạch, người làm cũ đã nghỉ |
| Việc chính | Ghi nhận, lập tờ khai, nộp đúng hạn | Dựng lại số liệu, xác định kỳ thiếu, tính lại nghĩa vụ, nộp bù, giải trình |
| Ai quyết định | Phần lớn theo quy trình đã thống nhất | Nhiều điểm rẽ cần chủ doanh nghiệp chọn: khôi phục hay đóng, ghi nhận khoản nào, nộp theo lộ trình nào |
| Kết thúc | Không có điểm kết thúc, lặp lại mỗi kỳ | Có điểm kết thúc: hồ sơ được cơ quan thuế ghi nhận đã đủ, hoặc thủ tục chấm dứt hoàn tất |
| Cách tính phí hợp lý | Theo tháng, theo khối lượng chứng từ | Theo giai đoạn, sau khi đã khảo sát hiện trạng |
Một đơn vị làm hằng tháng rất đều tay chưa chắc giỏi dọn tồn đọng, và ngược lại. Dọn tồn đọng đòi hỏi khả năng đọc dữ liệu từ nhiều nguồn và chịu ngồi đối chiếu: hoá đơn tải lại từ cổng hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng xin in lại, lịch sử nộp trên tài khoản thuế điện tử, hợp đồng còn giữ được. Khi hỏi kinh nghiệm, hỏi riêng về loại việc này.
Bắt đầu bằng khảo sát hiện trạng, không bắt đầu bằng báo giá trọn gói
Không ai báo được phạm vi đúng cho một hồ sơ bỏ dở nhiều năm khi chưa nhìn vào nó. Đơn vị nói ngay qua điện thoại “trọn gói bao nhiêu, xong trong bao lâu” là đang đoán — hoặc đang định làm phần dễ rồi báo phát sinh sau.
Cách làm hợp lý là tách một giai đoạn khảo sát riêng, có phí riêng hoặc thoả thuận riêng, kết thúc bằng một bản mô tả hiện trạng mà chủ doanh nghiệp giữ được dù có thuê tiếp hay không. Bản đó nên trả lời:
- Mã số thuế đang ở trạng thái gì, tra ngày nào.
- Những kỳ tờ khai nào đã nộp, kỳ nào thiếu, kỳ nào nộp trễ — liệt kê theo từng loại thuế.
- Báo cáo tài chính những năm nào chưa nộp.
- Số thuế còn nợ và tiền chậm nộp theo sổ của cơ quan thuế tại ngày tra.
- Nguồn dữ liệu còn lấy được: hoá đơn trên cổng, sao kê ngân hàng, hợp đồng, chứng từ giấy.
- Những điểm chưa rõ cần chủ doanh nghiệp trả lời: khoản tiền nào vào tài khoản là doanh thu, khoản nào là tiền vay, tài sản nào còn hay đã bán.
Có bản này trong tay, chủ doanh nghiệp so được lời chào của hai ba đơn vị trên cùng một nền, và biết rõ mình đang trả tiền cho khối lượng việc nào.
Chia việc thành giai đoạn có kết quả kiểm được
Sau khảo sát, một hợp đồng xử lý tồn đọng rõ ràng thường chia như sau. Tên gọi có thể khác, miễn mỗi giai đoạn có sản phẩm cụ thể để nghiệm thu:
- Dựng lại số liệu: bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng đầu vào đầu ra theo từng kỳ, có đối chiếu với hoá đơn và sao kê. Sản phẩm: bảng số liệu và danh sách chênh lệch chưa giải thích được.
- Lập hồ sơ nộp bù: tờ khai, báo cáo tài chính các kỳ thiếu. Sản phẩm: bộ hồ sơ để chủ doanh nghiệp duyệt trước khi nộp.
- Nộp và theo dõi: nộp hồ sơ, theo dõi thông báo, chuẩn bị giải trình khi được yêu cầu. Sản phẩm: xác nhận đã nộp, danh sách thông báo nhận được.
- Chốt nghĩa vụ: đối chiếu số phải nộp với cơ quan thuế, nộp tiền theo thông báo. Sản phẩm: số dư nghĩa vụ trên tài khoản thuế điện tử khớp với bảng tính.
- Bước tiếp theo: khôi phục để hoạt động lại, hoặc hoàn tất thủ tục chấm dứt. Sản phẩm: thông báo tương ứng của cơ quan thuế.
Chia như vậy có hai cái lợi. Chủ doanh nghiệp thấy tiến độ thật, không chỉ nghe báo “đang làm”. Và nếu giữa chừng thấy không hợp, có thể dừng ở cuối một giai đoạn mà vẫn giữ được thành quả đã trả tiền.
Những điểm rẽ chủ doanh nghiệp phải tự quyết
Đại lý thuế làm thủ tục thay, nhưng một số lựa chọn trong hồ sơ tồn đọng là quyết định kinh doanh và chỉ chủ doanh nghiệp có quyền chọn. Đơn vị tốt sẽ đưa các lựa chọn này ra bàn kèm hệ quả của từng phương án, chứ không tự chọn rồi báo sau.
- Tiếp tục hay đóng hẳn. Hai hướng dùng hai trình tự khác nhau, chọn sai là làm thừa cả một phần việc.
- Khoản tiền không rõ bản chất. Tiền vào tài khoản doanh nghiệp mà không có hoá đơn, không có hợp đồng: là doanh thu, là tiền góp vốn, là tiền vay của thành viên? Câu trả lời phải dựa trên sự thật và giấy tờ, không dựa trên phương án nào “nộp ít hơn”.
- Chi phí thiếu chứng từ. Khoản chi có thật nhưng không đủ hồ sơ thì không đưa vào chi phí được trừ. Đơn vị nào gợi ý “bổ sung hoá đơn” cho các kỳ đã qua là đang đưa doanh nghiệp vào rủi ro lớn hơn khoản thuế tiết kiệm được.
- Nộp một lần hay theo lộ trình. Tuỳ dòng tiền; nên hỏi cơ quan thuế quản lý về các khả năng theo quy định hiện hành trước khi hứa với ai điều gì.
Mỗi quyết định như vậy nên được ghi lại bằng văn bản ngắn (email, biên bản) có xác nhận của chủ doanh nghiệp. Khi có câu hỏi về sau, đó là bằng chứng ai đã chọn gì và vì sao.
Câu hỏi riêng cho đơn vị nhận xử lý tồn đọng
Ngoài các câu hỏi chung về tư cách hành nghề và người trực tiếp làm hồ sơ, loại việc này có thêm mấy câu nên hỏi thẳng:
- “Khảo sát xong thì doanh nghiệp nhận được gì, kể cả khi không ký tiếp?” Câu trả lời tốt là một bản hiện trạng cụ thể như ở trên.
- “Anh chị dựng lại doanh thu từ những nguồn nào?” Nghe xem họ có nhắc tới hoá đơn trên cổng, sao kê ngân hàng và hợp đồng, hay chỉ nói chung chung “làm từ chứng từ khách đưa”.
- “Gặp khoản không rõ bản chất thì xử lý thế nào?” Đơn vị nghiêm túc sẽ nói sẽ hỏi lại chủ doanh nghiệp và ghi nhận theo giấy tờ, không tự “cân” cho đẹp.
- “Phần nào có thể phát sinh ngoài phạm vi?” Ví dụ: số kỳ thiếu nhiều hơn khảo sát, phải làm việc trực tiếp nhiều lượt, phải xử lý thêm hoá đơn sai sót. Hỏi cách tính phần phát sinh ngay từ đầu.
- “Sau khi xong, ai làm hằng tháng?” Nếu doanh nghiệp tiếp tục hoạt động mà không có người làm đều đặn, vài kỳ sau hồ sơ lại tồn đọng.
Dấu hiệu nên dừng lại trước khi ký
- Hứa kết quả thay cơ quan thuế: “bảo đảm không bị phạt”, “lo được cho khỏi phải nộp”. Tiền phạt, tiền chậm nộp do cơ quan thuế xác định theo quy định; đại lý chỉ có thể chuẩn bị hồ sơ và giải trình cho đúng.
- Nói “có quen” thay cho nói về hồ sơ. Hồ sơ vẫn phải đủ. Quen biết không thay được số liệu.
- Đòi giữ toàn bộ bản gốc và chữ ký số của doanh nghiệp từ trước khi khảo sát.
- Gợi ý hợp thức hoá chi phí bằng hoá đơn mua thêm cho các kỳ đã qua, hoặc “làm lại” hợp đồng ghi lùi ngày.
- Không chịu ghi phạm vi vào hợp đồng, chỉ muốn thoả thuận miệng “cứ để em lo”.
Một đơn vị từ chối nhận việc vì thấy hồ sơ quá thiếu, hoặc nói thẳng phần nào không làm được, thường đáng tin hơn một đơn vị nhận hết mà không hỏi gì.
Giữ gì trong tay và tự kiểm tra ở đâu
Trong suốt thời gian thuê xử lý tồn đọng, chủ doanh nghiệp nên tự giữ:
- Bản mô tả hiện trạng từ giai đoạn khảo sát.
- Bản sao mọi hồ sơ đã nộp kèm xác nhận nộp.
- Danh sách quyết định đã chốt ở các điểm rẽ.
- Quyền đăng nhập tài khoản thuế điện tử — có thể cho đại lý dùng, nhưng không để mình mất quyền.
Đối chiếu tiến độ ở ba chỗ: trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái mã số thuế), tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai đã nộp, thông báo, số còn phải nộp) và cổng hoá đơn điện tử (tình trạng sử dụng hoá đơn). Khi lời báo cáo của đơn vị và ba chỗ này nói khác nhau, hỏi ngay. Nếu cần hiểu thêm phần kỹ thuật của việc nộp bù trước khi ngồi với đơn vị, xem các bài về khắc phục tờ khai tồn đọng trên Thuế Sạch.
Câu hỏi thường gặp
Có nên thuê chính đơn vị kế toán cũ để dọn tồn đọng không?
Được, nếu họ còn giữ dữ liệu và sẵn lòng làm. Nhưng nên hỏi vì sao hồ sơ bị bỏ dở dưới tay họ, và vẫn làm giai đoạn khảo sát để có bản hiện trạng độc lập. Nếu tồn đọng phát sinh do chính họ làm thiếu, cần tách rõ phần trách nhiệm trước khi bàn phí.
Không còn chứng từ giấy thì đại lý có dựng lại được không?
Phần lớn số liệu thuế dựng lại được từ hoá đơn điện tử tải trên cổng và sao kê ngân hàng. Phần khó là chi phí không có hoá đơn và các khoản tiền không rõ nguồn gốc. Đại lý nên nói rõ phần nào dựng được, phần nào phụ thuộc vào lời xác nhận và giấy tờ của chủ doanh nghiệp.
Phí xử lý tồn đọng nên tính một cục hay theo giai đoạn?
Theo giai đoạn thường minh bạch hơn, vì khối lượng thật chỉ lộ ra sau khi mở hồ sơ. Nếu đơn vị muốn báo trọn gói, hãy yêu cầu ghi rõ trọn gói gồm bao nhiêu kỳ, loại việc nào và phần vượt tính thế nào.
Đại lý thuế có đi làm việc với cơ quan thuế thay được không?
Được, trong phạm vi hợp đồng và có giấy uỷ quyền phù hợp. Tuy nhiên với những việc cần người đại diện theo pháp luật ký hoặc cam kết, người đại diện vẫn phải có mặt hoặc ký văn bản. Hỏi đơn vị trước những buổi nào họ cần chủ doanh nghiệp đi cùng.
Làm xong tồn đọng thì có cần tiếp tục thuê đại lý không?
Nếu doanh nghiệp tiếp tục hoạt động thì cần một người làm đều đặn hằng kỳ, có thể là đại lý đó, đơn vị khác hoặc kế toán nội bộ. Nếu doanh nghiệp đóng hẳn thì việc kết thúc khi có thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn tất thủ tục giải thể.
Đơn vị báo hồ sơ “không xử lý được” thì làm gì?
Hỏi cụ thể phần nào không xử lý được và vì sao: thiếu dữ liệu, cần người đại diện có mặt, hay vượt ngoài tư cách của họ. Mang bản hiện trạng đó đi hỏi thêm một đơn vị khác và hỏi thẳng thuế cơ sở quản lý doanh nghiệp về trình tự.
