Nên cân nhắc thuê nếu doanh nghiệp chưa từng qua một cuộc kiểm tra, sổ sách do nhiều người làm qua nhiều năm, hoặc kế toán hiện tại không phải người đã làm các kỳ bị kiểm tra. Khi đó, một đại lý thuế có kinh nghiệm giúp rà hồ sơ trước, sắp xếp tài liệu theo cách đoàn kiểm tra sẽ hỏi và đi cùng trong các buổi làm việc. Nếu doanh nghiệp có kế toán đã làm liên tục các năm được kiểm tra, sổ sách đầy đủ và từng qua kiểm tra, thì tự chuẩn bị là được, có thể chỉ thuê một buổi tư vấn.
Điều không nên kỳ vọng là thuê ai đó để “lo” kết quả. Kết luận kiểm tra dựa trên hồ sơ và giải trình, không dựa trên người đi cùng. Giá trị thật của đại lý thuế nằm ở chỗ chuẩn bị tốt hơn và giải trình mạch lạc hơn, không phải ở mối quen biết.
Kiểm tra tại trụ sở khác với việc khai thuế thường ngày
Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, cơ quan thuế có thể kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế (xem hồ sơ khai thuế doanh nghiệp đã nộp) và kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế (cử đoàn đến doanh nghiệp theo quyết định kiểm tra). Kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp là việc nặng hơn nhiều so với khai thuế hằng kỳ:
- Đoàn kiểm tra xem chứng từ gốc, sổ sách, hợp đồng, sao kê — không chỉ tờ khai.
- Phạm vi thường gồm nhiều năm và nhiều loại thuế cùng lúc.
- Mọi câu trả lời được ghi nhận, và biên bản kiểm tra là văn bản doanh nghiệp phải ký.
- Kết quả có thể là truy thu, xử phạt, tiền chậm nộp, hoặc giảm số lỗ được chuyển, giảm số thuế được hoàn.
Doanh nghiệp làm tốt việc hằng kỳ vẫn có thể gặp khó trong kiểm tra, vì câu hỏi của đoàn thường đi vào lý do đằng sau con số: vì sao chi phí này được tính, hợp đồng này có thực hiện thật không, giá bán này dựa vào đâu.
Khi nào nên thuê người hỗ trợ, khi nào tự làm được
| Tình trạng doanh nghiệp | Hướng hợp lý |
|---|---|
| Kế toán làm liên tục các năm bị kiểm tra, chứng từ đủ, từng qua kiểm tra | Tự chuẩn bị; có thể thuê một buổi tư vấn để rà danh mục tài liệu |
| Kế toán mới thay, không phải người làm các năm bị kiểm tra | Nên thuê hỗ trợ rà soát trước và đi cùng buổi làm việc chính |
| Đang dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài | Hỏi đơn vị đang làm trước; nếu họ không nhận phần hỗ trợ kiểm tra thì thuê riêng |
| Có giao dịch lớn, lạ: chuyển nhượng, giao dịch liên kết, khoản trả nước ngoài, hoàn thuế | Nên thuê đơn vị có kinh nghiệm đúng mảng đó |
| Sổ sách thiếu nhiều, chứng từ thất lạc | Thuê sớm, vì cần thời gian dựng lại tài liệu trước buổi làm việc |
Một trường hợp riêng: nếu đang dùng dịch vụ kế toán, và chính đơn vị đó làm các kỳ bị kiểm tra, thì họ là người hiểu hồ sơ nhất. Nhưng cũng nên cân nhắc có thêm một người rà độc lập nếu nghi ngờ cách xử lý của họ — người đã làm thường khó tự nhìn ra chỗ sai của mình.
Đại lý thuế làm được gì trong một cuộc kiểm tra, và giới hạn của họ
Làm được:
- Đọc quyết định kiểm tra, xác định phạm vi (năm nào, loại thuế nào) và lập danh mục tài liệu cần chuẩn bị.
- Rà trước những khoản dễ bị hỏi: chi phí không đủ chứng từ, hoá đơn từ người bán có vấn đề, khoản chi bằng tiền mặt, chênh lệch giữa tờ khai và báo cáo tài chính.
- Giúp soạn văn bản giải trình, sắp xếp chứng cứ theo từng câu hỏi.
- Đi cùng trong buổi làm việc khi được doanh nghiệp uỷ quyền, trình bày phần kỹ thuật thay cho chủ doanh nghiệp.
- Đọc dự thảo biên bản, chỉ ra điểm doanh nghiệp chưa đồng ý để ghi ý kiến.
Không làm được:
- Cam kết kết quả kiểm tra hay số tiền truy thu.
- Ký biên bản thay người đại diện theo pháp luật nếu không có uỷ quyền hợp lệ.
- Tạo ra chứng từ không có thật để “bù” cho khoản thiếu. Bất kỳ ai gợi ý việc này đều đang đưa doanh nghiệp vào rủi ro nặng hơn nhiều so với khoản truy thu ban đầu.
- Thay doanh nghiệp chịu các khoản thuế, tiền chậm nộp mà doanh nghiệp phải nộp theo kết luận.
Phạm vi hợp đồng cho một cuộc kiểm tra
Hợp đồng hỗ trợ kiểm tra khác hợp đồng dịch vụ hằng tháng, nên đừng ghép vào phụ lục một dòng “hỗ trợ khi có kiểm tra”. Tách thành văn bản riêng, ghi rõ:
- Phạm vi theo quyết định kiểm tra: năm nào, loại thuế nào. Nếu đoàn mở rộng phạm vi, hai bên bàn lại thế nào.
- Các giai đoạn: rà soát trước, đi cùng buổi làm việc, soạn giải trình sau buổi làm việc, đọc dự thảo biên bản, hỗ trợ sau khi có kết luận (nếu có).
- Số buổi có mặt dự kiến và cách tính khi phát sinh thêm.
- Tài liệu doanh nghiệp giao và hạn giao — vì hỗ trợ chỉ tốt bằng tài liệu nhận được.
- Bảo mật và việc trả lại, huỷ tài liệu sau khi xong.
- Giới hạn trách nhiệm: đại lý chịu trách nhiệm về chất lượng việc mình làm (giải trình sai căn cứ, bỏ sót tài liệu đã được giao), không chịu thay khoản thuế thuộc nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Về phí, hỏi cách tính (theo giai đoạn, theo buổi, trọn gói có giới hạn), không nên chấp nhận kiểu tính theo “số tiền giảm được” — cách tính này tạo động lực sai và dễ đi kèm lời hứa không kiểm soát được.
Chọn người: câu hỏi nên đặt trong buổi gặp đầu
Mang theo bản sao quyết định kiểm tra (che bớt thông tin nếu muốn) và hỏi:
- Anh chị đã hỗ trợ bao nhiêu cuộc kiểm tra tại trụ sở trong ngành gần với ngành của công ty mình? Không cần tên khách, chỉ cần loại hình.
- Với phạm vi này, anh chị nghĩ đoàn sẽ tập trung vào khoản nào trước? Câu trả lời cho thấy người đó có đọc kỹ quyết định và có kinh nghiệm thật không.
- Ai sẽ trực tiếp đi cùng buổi làm việc, người đó có chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế không?
- Nếu phát hiện sai sót trong lúc rà trước, anh chị sẽ đề xuất xử lý thế nào? Câu trả lời tốt thường nói tới khai bổ sung trước khi đoàn làm việc theo quy định, không phải giấu đi.
- Sau khi có biên bản, anh chị hỗ trợ tới đâu?
Kiểm tra tư cách của đơn vị trước khi ký: tên có trong danh sách đại lý thuế cơ quan thuế công bố, người làm trực tiếp có chứng chỉ. Đừng bỏ qua bước này vì gấp.
Những lời hứa nên tránh xa
- “Bên em quen đoàn, lo được.” Đây không phải năng lực chuyên môn. Nếu kèm theo đề nghị một khoản chi “ngoài hợp đồng”, dừng lại ngay — doanh nghiệp sẽ đứng trước rủi ro pháp lý lớn hơn mọi khoản truy thu.
- “Đảm bảo không bị truy thu.” Không ai biết trước kết quả khi chưa xem chứng từ.
- “Làm lại sổ sách cho đẹp trước khi đoàn đến.” Sửa sổ sách cho khớp số liệu thật, khai bổ sung đúng quy định là một chuyện; dựng lại chứng từ cho khớp số liệu đã khai là chuyện khác hẳn. Hỏi rõ họ định làm cái nào.
- “Không cần xem hồ sơ, cứ ký hợp đồng rồi tính.” Người có kinh nghiệm luôn muốn xem trước để ước khối lượng.
Chuẩn bị trong nội bộ và tự kiểm tra ở đâu
Dù thuê hay không, doanh nghiệp cần tự làm mấy việc:
- Chỉ định một người đầu mối trong công ty nhận yêu cầu tài liệu và trả lời đoàn, tránh mỗi người nói một kiểu.
- Đối chiếu danh sách tờ khai đã nộp trên tài khoản thuế điện tử với phạm vi kiểm tra; tải lại bản tờ khai và thông báo đã nhận.
- Tải danh sách hoá đơn đầu vào, đầu ra các năm trong phạm vi từ cổng hoá đơn điện tử, so với sổ sách.
- Kiểm tra trạng thái mã số thuế của những nhà cung cấp lớn trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế — hoá đơn từ người bán đã ngừng hoạt động là loại hay bị hỏi.
- Chuẩn bị giấy uỷ quyền cho người đi cùng nếu người đại diện không có mặt đủ các buổi.
Muốn hiểu tổng thể một cuộc kiểm tra từ góc nhìn chủ doanh nghiệp, xem thêm chuyên mục khi cơ quan thuế kiểm tra trên Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Có thể thuê đại lý sau khi đoàn kiểm tra đã làm việc buổi đầu không?
Được. Nhiều doanh nghiệp chỉ thuê sau khi thấy câu hỏi của đoàn khó hơn dự kiến. Việc hỗ trợ vẫn có ích ở khâu giải trình và đọc dự thảo biên bản, nhưng sẽ khó sửa lại những gì đã trình bày ở buổi đầu, nên thuê càng sớm càng tốt.
Không đồng ý với nội dung biên bản thì làm gì?
Doanh nghiệp có quyền ghi ý kiến, giải trình và cung cấp thêm tài liệu. Đọc kỹ từng nội dung trước khi ký, ghi rõ phần chưa đồng ý và lý do. Sau khi có kết luận hoặc quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn có quyền khiếu nại theo trình tự pháp luật.
Đơn vị đang làm dịch vụ kế toán có nghĩa vụ hỗ trợ khi bị kiểm tra không?
Chỉ khi hợp đồng ghi như vậy. Nhiều hợp đồng hằng tháng không bao gồm việc đi cùng đoàn kiểm tra, hoặc tính phí riêng. Xem lại hợp đồng ngay khi nhận quyết định để biết phải thuê thêm hay không.
Người đi cùng có cần giấy uỷ quyền không?
Có, nếu người đó sẽ trình bày, cung cấp tài liệu hoặc ký văn bản thay doanh nghiệp. Giấy uỷ quyền nên ghi rõ phạm vi: được trình bày, được nộp tài liệu, có được ký biên bản hay không.
Phát hiện sai sót trước khi đoàn đến thì có nên tự khai bổ sung?
Luật Quản lý thuế có quy định về việc khai bổ sung hồ sơ và thời điểm được khai bổ sung liên quan tới kiểm tra, thanh tra. Hỏi đại lý hoặc cơ quan thuế quản lý để biết trường hợp của mình còn được khai bổ sung hay phải giải trình trong quá trình kiểm tra.
Phí hỗ trợ kiểm tra có tính vào chi phí được trừ không?
Phí dịch vụ tư vấn, hỗ trợ phục vụ hoạt động kinh doanh, có hợp đồng, hoá đơn và chứng từ thanh toán phù hợp, thường được xem xét như các khoản chi phí dịch vụ khác. Giữ đủ hồ sơ và hỏi kế toán về điều kiện cụ thể.
