Nên yêu cầu đơn vị cũ giao lại bảy nhóm: sổ sách chi tiết (không chỉ báo cáo), hồ sơ thuế đã nộp kèm thông báo, hồ sơ lương và bảo hiểm, chi tiết tài sản – công nợ – kho, bảng tính làm việc, danh sách việc đang dở, và toàn bộ tài khoản cùng chữ ký số. Mỗi nhóm nên có định dạng mở được mà không cần phần mềm của đơn vị cũ.
Nhận về chỉ báo cáo tài chính và tờ khai là thiếu nhiều nhất. Báo cáo cho biết con số tổng, nhưng đơn vị mới cần chi tiết đằng sau — khoản nợ nào của khách nào, tài sản nào đã khấu hao bao nhiêu, người lao động nào có người phụ thuộc — để làm tiếp mà không phải dựng lại từ đầu.
Danh mục đầy đủ
| Nhóm | Cụ thể | Định dạng nên có |
|---|---|---|
| Sổ sách | Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh từng kỳ | Bảng tính và tệp sao lưu gốc của phần mềm |
| Hồ sơ thuế | Tờ khai, phụ lục, thông báo chấp nhận, thông báo của cơ quan thuế, biên bản làm việc, hồ sơ quyết toán các năm | Tệp tờ khai đã nộp và bản đọc được |
| Lương, bảo hiểm | Bảng lương, bảng chấm công đã nhận, danh sách người phụ thuộc, cam kết, uỷ quyền quyết toán, hồ sơ kê khai bảo hiểm | Bảng tính |
| Tài sản, công nợ, kho | Danh mục tài sản và khấu hao, chi tiết công nợ từng khách, nhà cung cấp, nhập xuất tồn kho | Bảng tính |
| Bảng tính làm việc | Bảng phân bổ, đối chiếu ngân hàng, đối chiếu công nợ, ghi chú hạch toán | Bảng tính gốc |
| Việc đang dở | Chứng từ còn thiếu, hoá đơn sai sót đang xử lý, giải trình đang chờ, hồ sơ hoàn thuế dở | Danh sách có trạng thái |
| Tài khoản, chữ ký số | Mật khẩu, quyền truy cập các cổng, thiết bị ký số | Biên bản giao nhận |
Dữ liệu từ phần mềm kế toán: đừng chỉ nhận tệp in
Nếu đơn vị cũ làm trên phần mềm của họ, đây là chỗ dễ mất nhất. Yêu cầu cụ thể:
- Xuất chi tiết ra bảng tính: từng bút toán, không chỉ số tổng.
- Danh mục: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản, tài khoản ngân hàng — để nhập vào phần mềm mới.
- Số dư tại ngày cắt của tất cả tài khoản, có chi tiết theo đối tượng.
- Tệp sao lưu gốc để sau này mở lại khi cần tra cứu kỳ cũ.
Tệp in ra định dạng không sửa được chỉ dùng để đọc. Đơn vị mới không nhập được chúng, và khi cơ quan thuế hỏi chi tiết một khoản của năm cũ, doanh nghiệp sẽ phải lục từng trang.
Hồ sơ lương và thuế thu nhập cá nhân: nhóm hay bị quên
Phần này ít được để ý nhưng gây rắc rối kéo dài, vì liên quan tới quyền lợi của từng người lao động:
- Danh sách người phụ thuộc đã đăng ký, thời điểm bắt đầu tính giảm trừ.
- Bản cam kết của người có thu nhập thấp không bị khấu trừ 10% (mẫu theo thông tư hiện hành).
- Giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động cho doanh nghiệp.
- Chứng từ khấu trừ thuế đã cấp.
- Lịch sử mức lương đóng bảo hiểm, các lần báo tăng, báo giảm.
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Đơn vị mới cần hồ sơ người phụ thuộc đầy đủ để áp đúng ngay từ tháng đầu nhận việc.
Danh sách việc dở và rủi ro đơn vị cũ biết
Đơn vị cũ biết những điều không nằm trong sổ: khoản chi nào đang thiếu hoá đơn, nhà cung cấp nào có dấu hiệu bất thường, khoản nào họ đã định khai bổ sung, cuộc trao đổi nào với thuế cơ sở còn chưa xong. Yêu cầu họ ghi ra thành một danh sách, dù ngắn.
Không phải đơn vị cũ nào cũng sẵn lòng — viết ra cũng có nghĩa thừa nhận có việc chưa xong. Cách nhẹ nhàng là đặt câu hỏi cụ thể trong buổi bàn giao: “Có hoá đơn nào đang cần điều chỉnh không? Có thông báo nào của cơ quan thuế chưa trả lời không? Có khoản nào anh chị thấy nên xem lại không?” rồi ghi câu trả lời vào biên bản.
Tài khoản và chữ ký số: nhận lại quyền, không chỉ mật khẩu
Mật khẩu nhận lại trên giấy chưa phải là nhận lại quyền. Cần làm đủ:
- Đăng nhập thử từng hệ thống bằng mật khẩu nhận được, rồi đổi ngay.
- Kiểm tra thư điện tử và số điện thoại đăng ký nhận thông báo, mã xác thực trên từng hệ thống — nếu vẫn là của đơn vị cũ, họ vẫn có thể lấy lại quyền.
- Xem danh sách người dùng trong phần mềm hoá đơn, phần mềm kế toán; khoá tài khoản của nhân viên đơn vị cũ.
- Nhận lại thiết bị chữ ký số, đổi mã PIN; nếu dùng ký từ xa, đổi thông tin thiết bị xác thực về người của doanh nghiệp.
Ghi từng hệ thống và thời điểm đã đổi vào biên bản. Đây là bằng chứng cho biết từ lúc nào đơn vị cũ không còn khả năng thao tác trên hồ sơ của doanh nghiệp.
Cách yêu cầu để có kết quả
- Gửi yêu cầu bằng văn bản, kèm danh mục như bảng trên, thời hạn bàn giao theo hợp đồng.
- Hẹn một buổi bàn giao có đơn vị mới tham gia, để đơn vị mới hỏi ngay những gì họ cần.
- Đối chiếu từng mục trước khi ký biên bản; mục nào thiếu ghi “chưa nhận”, không ghi “đã nhận đủ”.
- Thống nhất thời hạn bổ sung cho các mục còn thiếu.
- Lưu biên bản cùng hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.
Đơn vị cũ hợp tác thường xong trong một hai buổi. Đơn vị kéo dài thì văn bản yêu cầu và biên bản là căn cứ để xử lý tiếp.
Ví dụ giả định: chỉ nhận về báo cáo tài chính
Giả sử một công ty dịch vụ sửa chữa máy móc đổi đơn vị kế toán sau bốn năm. Đơn vị cũ gửi lại báo cáo tài chính bốn năm và tờ khai các kỳ, coi như xong. Đơn vị mới bắt đầu làm thì cần số dư công nợ từng khách hàng — không có. Cần danh mục tài sản và khấu hao lũy kế của từng máy — không có. Cần danh sách người phụ thuộc của nhân viên — không có.
Công ty phải gửi lại văn bản yêu cầu bổ sung, trong khi đơn vị mới tạm dựng số dư từ báo cáo tài chính và hỏi lại từng khách hàng để xác nhận công nợ. Mất gần hai tháng mới ổn. Nếu yêu cầu ban đầu có danh mục như bảng ở trên, phần lớn thời gian đó đã tránh được.
Khi đơn vị cũ không hợp tác: tự lấy lại ở đâu
Không phải mọi thứ đều phải chờ đơn vị cũ. Phần dữ liệu có ở nguồn độc lập, doanh nghiệp tự lấy được ngay:
| Cần | Tự lấy ở đâu |
|---|---|
| Tờ khai, thông báo đã nộp | Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (sau khi đổi mật khẩu) |
| Hoá đơn đầu ra, đầu vào | Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế |
| Sao kê tiền gửi | Ngân hàng của doanh nghiệp |
| Dữ liệu đóng bảo hiểm | Cổng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp |
| Báo cáo tài chính đã nộp | Tài khoản thuế điện tử |
| Trạng thái mã số thuế | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế |
Từ các nguồn này, đơn vị mới có thể dựng lại phần lớn số liệu. Phần không lấy lại được từ nguồn độc lập là sổ chi tiết, bảng tính làm việc và ghi chú — nên tiếp tục yêu cầu bằng văn bản. Muốn xem thêm quy trình bàn giao từ góc làm sạch hồ sơ, có thể đọc phần bàn giao hồ sơ kế toán trên Thuế Sạch.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị cũ đòi phí để xuất dữ liệu thì có phải trả không?
Tuỳ hợp đồng. Nếu hợp đồng đã có điều khoản bàn giao không tính phí thì không. Nếu không có, có thể thương lượng một khoản hợp lý cho công xuất dữ liệu; nhưng dữ liệu vẫn là của doanh nghiệp và không nên bị giữ làm điều kiện.
Nhận lại dữ liệu bao nhiêu năm là đủ?
Ít nhất toàn bộ thời gian đơn vị cũ làm cho doanh nghiệp. Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên dữ liệu các năm cũ vẫn cần được giữ.
Đơn vị cũ đã giải thể, không liên lạc được thì sao?
Tự lấy lại mọi thứ có ở nguồn độc lập: tờ khai trên tài khoản thuế điện tử, hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, dữ liệu bảo hiểm. Nhờ đơn vị mới dựng lại số dư và ghi rõ trong hồ sơ những phần không phục hồi được.
Có cần nhận lại chứng từ gốc bản giấy không?
Có, nếu đơn vị cũ đang giữ. Chứng từ gốc là của doanh nghiệp và doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ. Kiểm đếm theo kỳ, ghi vào biên bản.
Sau khi nhận xong, đơn vị cũ còn giữ bản sao dữ liệu không?
Nên yêu cầu họ xác nhận đã xoá dữ liệu của doanh nghiệp, trừ phần họ cần giữ theo quy định hoặc để chứng minh công việc đã làm, và phần đó vẫn chịu nghĩa vụ bảo mật.
Làm sao biết dữ liệu nhận về có đầy đủ không?
Đơn vị mới đối chiếu số dư trên sổ nhận về với báo cáo tài chính đã nộp, với sao kê ngân hàng và với tổng hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử. Lệch ở đâu thì đó là chỗ còn thiếu hoặc còn sai.
