Cách chọn đáng tin nhất giữa ba đơn vị báo giá là chấm theo một bảng tiêu chí có trọng số, lập trước khi mở báo giá, rồi cho mỗi bên điểm theo cùng một thang. Bảng mẫu trong bài có tám tiêu chí, trong đó phạm vi việc và người trực tiếp làm chiếm phần lớn trọng số; phí chỉ là một tiêu chí, không phải tiêu chí quyết định.
Làm như vậy không phải để biến việc chọn thành phép tính máy móc. Mục đích là buộc mình nhìn cả ba bên qua cùng một lăng kính, và khi chọn xong thì giải thích được vì sao — cho người đồng sáng lập, cho kế toán nội bộ, hoặc cho chính mình sáu tháng sau.
Vì sao cần chấm điểm thay vì chọn theo cảm giác
Ba sai lệch hay gặp khi chọn theo cảm giác:
- Nhớ bên gặp sau cùng. Buổi gặp gần nhất luôn rõ nét hơn, dù bên gặp đầu trả lời tốt hơn.
- Bị cuốn theo người trình bày. Người đi chào hàng nói hay chưa chắc là người sẽ làm hồ sơ của mình.
- Nhìn con số cuối trang. Báo giá thấp nhất có thể là báo giá thiếu nhiều việc nhất.
Bảng tiêu chí lập trước giúp tách ba thứ này ra. Điều quan trọng là lập bảng và đặt trọng số trước khi đọc báo giá; lập sau thì rất dễ vô tình chỉnh trọng số cho hợp với bên mình đã thích.
Chuẩn bị trước: gửi cùng một bộ yêu cầu cho cả ba
Muốn chấm công bằng thì đầu vào phải giống nhau. Gửi cho cả ba bên một bản mô tả ngắn, cùng nội dung:
- Loại hình, ngành nghề, số năm hoạt động.
- Khối lượng ước tính: số hoá đơn đầu ra, đầu vào mỗi tháng; số người lao động; số tài khoản ngân hàng; có kho hay không.
- Giao dịch đặc thù: nhập khẩu, trả tiền ra nước ngoài, bán qua sàn, công trình.
- Việc muốn giao: sổ sách, tờ khai, lương, quyết toán, báo cáo quản trị, đi làm việc với cơ quan thuế.
- Tình trạng hiện tại: tự làm, đang dùng đơn vị khác, có tồn đọng không.
- Câu hỏi chung mà cả ba phải trả lời bằng văn bản (xem mục ngay sau).
Cách so phạm vi trong từng bảng giá đã có bài riêng: đọc bảng giá dịch vụ kế toán theo phạm vi. Bài này đi bước tiếp theo: chấm cả đơn vị, không chỉ chấm bảng giá.
Sáu câu hỏi chung, trả lời bằng văn bản
Câu trả lời bằng văn bản khó “nói cho hay” hơn trả lời miệng, và dễ đặt cạnh nhau để so. Gửi cùng sáu câu cho cả ba bên:
| Câu hỏi | Câu trả lời đáng tin thường có |
|---|---|
| Ai sẽ trực tiếp làm hồ sơ, người đó đang phụ trách bao nhiêu khách? | Tên, kinh nghiệm, con số cụ thể, người thay khi vắng |
| Lịch nhận chứng từ và lịch trả kết quả hằng tháng thế nào? | Ngày cụ thể, kênh gửi cụ thể, báo cáo gì gửi lại |
| Nếu có sai sót do bên anh chị, xử lý và chịu trách nhiệm ra sao? | Trình tự báo, sửa, phân chia khoản phát sinh; dẫn tới điều khoản trong hợp đồng mẫu |
| Việc nào trong bộ yêu cầu không nằm trong báo giá? | Danh sách rõ, không phải “sẽ trao đổi sau” |
| Dữ liệu của công ty lưu ở đâu, ai xem được, khi chấm dứt thì bàn giao gì? | Nơi lưu, phân quyền, danh mục bàn giao |
| Với ngành này, anh chị thấy rủi ro thuế nào cần lưu ý nhất? | Một hai điểm cụ thể, đúng ngành, không chung chung |
Câu cuối cùng là câu phân loại tốt nhất. Bên nào đã làm nhiều cho ngành của mình sẽ nêu ngay được điểm cụ thể; bên chưa làm sẽ trả lời bằng những câu đúng cho mọi doanh nghiệp.
Bảng tiêu chí mẫu và trọng số gợi ý
| Tiêu chí | Trọng số gợi ý | Căn cứ để chấm |
|---|---|---|
| Phạm vi việc khớp nhu cầu | 20% | Báo giá có đủ các việc trong bộ yêu cầu không, việc nào tính riêng |
| Người trực tiếp làm hồ sơ | 20% | Kinh nghiệm, số khách đang phụ trách, có gặp được trước khi ký không |
| Kinh nghiệm ngành | 10% | Đã làm cho doanh nghiệp cùng loại chưa, trả lời câu hỏi đặc thù thế nào |
| Quy trình và nhịp làm việc | 10% | Lịch nhận chứng từ, báo cáo định kỳ, người duyệt lại |
| Hợp đồng và trách nhiệm | 15% | Điều khoản sai sót, bồi thường, bảo mật, bàn giao khi chấm dứt |
| Tư cách hành nghề | 10% | Đăng ký, chứng chỉ của đơn vị và người làm |
| Phí so với phạm vi | 10% | Cách tính rõ không, điều kiện điều chỉnh, khoản phát sinh |
| Cách trả lời trong buổi gặp | 5% | Có hỏi lại về doanh nghiệp mình không, có nói điều mình không muốn nghe không |
Trọng số là gợi ý, nên chỉnh theo hoàn cảnh. Công ty xuất nhập khẩu nên nâng “kinh nghiệm ngành”; công ty mới thành lập ít giao dịch có thể nâng “phí so với phạm vi”; công ty từng bị đơn vị cũ bỏ rơi thì nâng “hợp đồng và trách nhiệm”. Chỉ cần chỉnh trước khi chấm.
Cách chấm từng tiêu chí cho công bằng
Dùng thang 1 đến 5, và viết trước mỗi mức nghĩa là gì để không chấm theo tâm trạng. Ví dụ cho tiêu chí “người trực tiếp làm hồ sơ”:
- 5: đã gặp người sẽ làm, người đó trả lời được câu hỏi đặc thù, nói rõ đang phụ trách bao nhiêu khách, có người thay khi vắng.
- 3: biết tên và kinh nghiệm của người làm, chưa gặp trực tiếp.
- 1: chỉ được nói “bên em có đội ngũ”, không biết ai làm.
Với tiêu chí “phạm vi việc”, chấm bằng cách đếm: trong bộ yêu cầu có bao nhiêu việc, báo giá gồm bao nhiêu, bao nhiêu việc bị ghi “tính riêng” hoặc không nhắc tới. Với “hợp đồng và trách nhiệm”, xin hợp đồng mẫu trước và chấm theo có hay không các điều khoản: phân chia trách nhiệm khi sai sót, bảo mật, danh mục bàn giao, thời hạn báo trước khi chấm dứt.
Mỗi điểm nên kèm một dòng ghi chú lý do. Ghi chú này quan trọng hơn con số — nó là thứ giúp nhớ lại vì sao mình chọn.
Tiêu chí loại thẳng, không cần chấm
Một số điều không nên đưa vào bảng điểm, vì dính một điều là loại, dù điểm các mục khác cao đến đâu:
- Không chứng minh được tư cách hành nghề phù hợp với việc sẽ làm — ví dụ nhận làm đại lý thuế nhưng không có trong danh sách đại lý thuế cơ quan thuế công bố.
- Gợi ý cách “tối ưu” bằng hoá đơn không đúng thực tế, để doanh thu ngoài sổ, hoặc nhận tiền bán hàng qua tài khoản cá nhân.
- Không chịu ký hợp đồng bằng văn bản, hoặc đòi giữ bản gốc hồ sơ của doanh nghiệp.
- Hứa kết quả với cơ quan thuế nhờ quan hệ.
Ví dụ giả định: ba báo giá cho một công ty thương mại nhỏ
Giả sử một công ty bán thiết bị văn phòng, tám người, nhận ba báo giá. Chấm theo bảng trên:
| Tiêu chí | Bên A | Bên B | Bên C |
|---|---|---|---|
| Phạm vi (20%) | 4 | 2 | 5 |
| Người làm (20%) | 5 | 3 | 3 |
| Kinh nghiệm ngành (10%) | 4 | 4 | 3 |
| Quy trình (10%) | 3 | 3 | 5 |
| Hợp đồng (15%) | 4 | 2 | 4 |
| Tư cách (10%) | 5 | 5 | 5 |
| Phí so với phạm vi (10%) | 3 | 5 | 3 |
| Buổi gặp (5%) | 5 | 3 | 3 |
| Điểm có trọng số | 4,15 | 3,15 | 3,95 |
Bên B có phí thấp nhất nhưng thiếu nhiều việc và hợp đồng sơ sài, nên đứng cuối. A và C gần nhau: A mạnh ở người làm, C mạnh ở quy trình và phạm vi. Khi điểm sát nhau thế này, đừng chọn theo phần thập phân — dùng buổi gặp thứ hai để tách.
Sau khi có điểm: buổi gặp thứ hai và tự kiểm tra ở đâu
Với hai bên dẫn đầu, hẹn buổi gặp thứ hai và mang theo ghi chú điểm thấp nhất của mỗi bên. Hỏi thẳng vào đó: với A, “quy trình nhận chứng từ hằng tháng cụ thể thế nào”; với C, “ai sẽ trực tiếp làm hồ sơ, cho gặp được không”. Bên nào trả lời làm tăng điểm yếu của mình lên thì chọn bên đó.
Trước khi ký, tự kiểm tra:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: đơn vị được chọn đang hoạt động bình thường, địa chỉ khớp với hợp đồng.
- Danh sách đại lý thuế cơ quan thuế công bố nếu đơn vị làm cả thủ tục thuế.
- Lưu lại bảng điểm cùng ghi chú. Sáu tháng sau, dùng chính bảng này để đánh giá lại đơn vị đã chọn có làm đúng như lúc chào không.
Câu hỏi thường gặp
Có nhất thiết phải xin đủ ba báo giá không?
Không bắt buộc, nhưng ba là con số vừa đủ để thấy khác biệt mà không tốn quá nhiều thời gian. Hai báo giá dễ rơi vào so cặp; năm báo giá trở lên thường làm buổi gặp bị qua loa.
Nên cho đơn vị báo giá biết mình đang so với bên khác không?
Có thể nói đang xin vài báo giá, không cần nêu tên. Đừng đưa báo giá của bên này cho bên kia xem — vừa thiếu công bằng vừa khiến các bên chỉ lo hạ con số thay vì làm rõ phạm vi.
Điểm hai bên bằng nhau thì chọn thế nào?
Xem lại tiêu chí có trọng số cao nhất với hoàn cảnh của mình, thường là người trực tiếp làm hồ sơ. Có thể giao việc thử nhỏ có trả phí cho cả hai để so kết quả thật.
Có nên cho kế toán nội bộ cùng chấm không?
Nên, nhất là ở tiêu chí phạm vi và quy trình, vì kế toán nội bộ biết việc hằng tháng cần gì. Mỗi người chấm riêng rồi mới so, tránh người này ảnh hưởng người kia.
Bảng này có dùng được để chọn phần mềm kế toán không?
Khung thì dùng được, nhưng tiêu chí phải đổi: tương thích với hoá đơn, ngân hàng, khả năng xuất dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật. Đừng dùng nguyên trọng số của bảng dịch vụ.
Sau khi chọn có nên báo cho hai bên còn lại không?
Nên, một tin nhắn ngắn cảm ơn là đủ. Giữ quan hệ tốt giúp sau này có chỗ hỏi lại nếu đơn vị đã chọn không như kỳ vọng.
