Cách tính hợp nhất là cách phản ánh đúng khối lượng việc thật của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp bán lẻ nhiều hoá đơn nhỏ thường thấy cách tính theo số hoá đơn, chứng từ rõ ràng nhất; doanh nghiệp ít giao dịch nhưng giá trị lớn thường lợi hơn với phí cố định; cách tính theo doanh thu dễ hiểu nhưng dễ lệch khỏi khối lượng việc. Không có cách nào rẻ hơn tuyệt đối — chỉ có cách hợp hoặc không hợp với nhịp kinh doanh.
Bài này không nêu mức phí, vì phí phụ thuộc địa bàn, đơn vị và phạm vi. Mục tiêu là giúp đọc ra logic đằng sau mỗi cách tính, để khi ba báo giá dùng ba cách khác nhau thì vẫn quy về được một mặt bằng mà so.
Ba cách tính phí phổ biến và logic đằng sau
| Cách tính | Đơn vị dịch vụ đang đo gì | Doanh nghiệp cần tự hỏi |
|---|---|---|
| Theo số hoá đơn, chứng từ | Khối lượng ghi nhận, đối chiếu | Số chứng từ mỗi tháng có ổn định không, có mùa cao điểm không |
| Theo mức doanh thu | Quy mô và, gián tiếp, mức rủi ro | Doanh thu cao có đi kèm nhiều việc hơn không, hay chỉ vài hợp đồng lớn |
| Cố định theo tháng | Ước lượng trung bình khối lượng cả năm | Ước lượng đó dựa trên số liệu nào, vượt thì sao |
Nhiều báo giá thực tế là cách lai: phí cố định cho một khoảng chứng từ, vượt thì tính thêm; hoặc phí theo bậc doanh thu, kèm giới hạn số hoá đơn. Đọc kỹ để biết cách nào đang là cách chính.
Tính theo số hoá đơn, chứng từ: hợp với ai, bẫy ở đâu
Hợp với: doanh nghiệp có số chứng từ ổn định, hoặc muốn trả theo đúng khối lượng. Cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, công ty dịch vụ có nhiều khách nhỏ thường thấy cách này dễ kiểm.
Bẫy:
- Định nghĩa “chứng từ”: chỉ tính hoá đơn, hay cả phiếu thu chi, sao kê, bảng lương? Hoá đơn đầu vào có tính không? Hai báo giá dùng cùng chữ nhưng đếm khác nhau.
- Hoá đơn từ máy tính tiền: cửa hàng dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thể có hàng nghìn hoá đơn nhỏ mỗi tháng. Hỏi xem đơn vị đếm từng hoá đơn hay đếm theo bảng tổng hợp.
- Mùa cao điểm: doanh nghiệp bán theo mùa có tháng gấp mấy lần tháng thường; phí nhảy theo. Hỏi có tính bình quân được không.
- Động cơ ngược: đơn vị có lợi khi số chứng từ nhiều, nên ít khi chủ động gợi ý gom, chuẩn hoá chứng từ.
Tính theo doanh thu: hợp với ai, bẫy ở đâu
Hợp với: doanh nghiệp muốn một cách tính đơn giản, dễ dự trù, và doanh thu đi cùng khối lượng việc tương đối đều.
Bẫy:
- Doanh thu không phản ánh khối lượng việc. Công ty tư vấn có vài hợp đồng lớn thì doanh thu cao mà chứng từ ít; công ty bán lẻ biên lợi nhuận mỏng thì ngược lại. Một bên trả quá nhiều, một bên được phục vụ không đủ.
- Doanh thu theo nguồn nào? Theo tờ khai, theo báo cáo tài chính hay theo ước tính đầu năm? Nếu điều chỉnh theo doanh thu thực tế, khi nào và bằng cách nào.
- Tạo cảm giác không muốn khai đủ. Phí gắn với doanh thu có thể khiến chủ doanh nghiệp ngại khai đủ doanh thu với chính đơn vị kế toán. Đây là cám dỗ nguy hiểm — doanh thu ngoài sổ là rủi ro thuế lớn hơn nhiều so với khoản phí chênh.
Phí cố định theo tháng: hợp với ai, bẫy ở đâu
Hợp với: doanh nghiệp muốn dự trù chi phí chắc chắn, và có khối lượng việc tương đối đều quanh năm. Cũng hợp với doanh nghiệp mới, chưa biết mình sẽ có bao nhiêu chứng từ.
Bẫy:
- “Cố định” trong giới hạn nào? Gần như mọi gói cố định đều có giới hạn ngầm. Hỏi rõ: vượt bao nhiêu chứng từ, bao nhiêu người lao động thì điều chỉnh, báo trước bao lâu.
- Không có động lực làm thêm. Khi phí không đổi, việc phát sinh (giải trình, rà soát hoá đơn lạ) dễ bị làm tối thiểu hoặc đẩy sang “tính riêng”.
- Tháng ít việc vẫn trả đủ. Doanh nghiệp tạm ngừng vài tháng hoặc kinh doanh theo mùa cần thoả thuận mức phí cho giai đoạn đó.
Những khoản thường tính riêng dù chọn cách nào
Cách tính phí hằng tháng chỉ là một phần. Khi quy ba báo giá về một mặt bằng, liệt kê thêm các khoản hay được tính riêng:
- Báo cáo tài chính và quyết toán năm.
- Làm việc với cơ quan thuế khi có kiểm tra, giải trình.
- Hồ sơ hoàn thuế.
- Lương, bảo hiểm, quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay người lao động.
- Rà soát, làm lại sổ sách các kỳ trước khi nhận hồ sơ.
- Báo cáo quản trị theo yêu cầu riêng.
Cộng các khoản này theo tần suất dự kiến trong một năm, rồi mới so tổng. Hai báo giá chênh nhau ở phí tháng có thể bằng nhau hoặc đảo chiều khi tính cả năm.
Quy ba báo giá khác cách tính về một mặt bằng
Khi ba báo giá dùng ba cách tính, đừng cố so từng dòng. Làm bốn bước:
- Lấy số liệu thật của mười hai tháng gần nhất: số hoá đơn đầu ra, đầu vào từng tháng (tải từ cổng hoá đơn điện tử), doanh thu từng quý, số người lao động. Doanh nghiệp mới thì dùng ước tính, nhưng ghi rõ là ước tính.
- Áp từng cách tính vào số liệu đó để ra phí từng tháng, rồi cộng thành tổng một năm. Tháng cao điểm và tháng thấp điểm đều phải tính.
- Cộng các khoản tính riêng theo tần suất dự kiến: quyết toán năm chắc chắn có, hoàn thuế có thể có, giải trình thì ước một lần.
- Thử một kịch bản tăng trưởng: nếu năm sau số hoá đơn tăng một nửa, hoặc thêm năm người lao động, mỗi cách tính thay đổi thế nào.
Bước bốn thường làm đổi kết luận. Một cách tính rẻ ở hiện tại có thể đắt nhanh khi doanh nghiệp lớn lên, trong khi doanh nghiệp đang tính mở rộng thì lại cần cách tính ổn định. Nếu đơn vị báo giá không chịu làm cùng bước này với mình, đó cũng là một thông tin đáng ghi lại.
Ví dụ giả định: cùng một doanh nghiệp, ba cách tính cho ra ba bức tranh
Giả sử một cửa hàng đồ chơi trẻ em bán tại chỗ và bán trực tuyến. Tháng thường có khoảng vài trăm hoá đơn; hai tháng cuối năm và dịp Tết Thiếu nhi thì số hoá đơn tăng gấp ba. Doanh thu cả năm ổn định ở mức doanh nghiệp nhỏ.
- Theo số hoá đơn: phí tháng thường vừa phải, nhưng ba tháng cao điểm phí tăng mạnh đúng lúc cửa hàng cần giữ tiền nhập hàng.
- Theo doanh thu: phí đều, dễ dự trù; nhưng nếu năm sau mở thêm kênh bán, số hoá đơn tăng mà doanh thu chưa tăng tương ứng, đơn vị kế toán có thể xin điều chỉnh giữa năm.
- Cố định có giới hạn chứng từ: đều nhất, nhưng phải xem giới hạn đặt ở mức tháng thường hay tháng cao điểm. Nếu đặt theo tháng thường, ba tháng cao điểm sẽ phát sinh phí vượt.
Với cửa hàng này, cách hợp lý là cố định có giới hạn chứng từ tính bình quân theo quý hoặc theo năm thay vì theo tháng. Điều khoản nhỏ này tránh được phí vượt ở mùa cao điểm mà đơn vị dịch vụ vẫn được trả đúng tổng khối lượng.
Đàm phán điều khoản điều chỉnh và tự kiểm tra ở đâu
Dù chọn cách nào, nên có ba điều khoản trong hợp đồng:
- Căn cứ điều chỉnh: con số nào (số chứng từ, doanh thu, số người lao động), lấy từ nguồn nào.
- Thời điểm điều chỉnh: mỗi quý, mỗi năm, hay khi vượt ngưỡng; báo trước bao lâu.
- Cách xử lý tháng bất thường: tạm ngừng kinh doanh, mùa cao điểm, tháng có sự kiện lớn.
Để kiểm tra con số làm căn cứ, chủ doanh nghiệp tự xem được: số hoá đơn đầu ra, đầu vào mỗi tháng trên cổng hoá đơn điện tử; doanh thu đã khai trên tài khoản thuế điện tử. Không cần phụ thuộc vào con số đơn vị dịch vụ tự đếm.
Câu hỏi thường gặp
Cách tính nào ít phát sinh tranh cãi nhất?
Cách có căn cứ đo được và cả hai bên cùng xem được, như số hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử. Tranh cãi thường đến từ định nghĩa mập mờ chứ không từ cách tính.
Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh vài tháng có phải trả phí không?
Tuỳ hợp đồng. Trong thời gian tạm ngừng vẫn có vài việc như theo dõi thông báo, giữ sổ sách, nên nhiều đơn vị tính mức phí thấp hơn. Nên thoả thuận trước khi tạm ngừng.
Phí tính theo doanh thu có nghĩa là đơn vị kế toán chịu trách nhiệm nhiều hơn khi doanh thu lớn không?
Không tự động như vậy. Trách nhiệm phụ thuộc vào phạm vi việc và điều khoản hợp đồng, không phụ thuộc cách tính phí.
Có nên chọn gói trả trước cả năm để được giảm?
Có thể cân nhắc khi đã làm việc với đơn vị đó một thời gian và tin tưởng. Với đơn vị mới, trả theo tháng hoặc quý giúp giữ quyền đổi nếu không hài lòng. Nếu trả trước, ghi rõ cách hoàn lại khi chấm dứt sớm.
Đơn vị báo giá bằng lời, không có văn bản có được không?
Không nên. Cách tính, giới hạn và khoản tính riêng phải có văn bản, ít nhất là thư điện tử xác nhận. Báo giá miệng là nguồn tranh cãi phổ biến nhất khi có phát sinh.
Hoá đơn đầu vào nhỏ lẻ như tiền điện, nước, cước điện thoại có được tính là chứng từ không?
Tuỳ đơn vị. Có bên đếm mọi hoá đơn, có bên chỉ đếm hoá đơn đầu ra, có bên gộp các hoá đơn định kỳ thành một dòng. Hỏi rõ và ghi vào báo giá, vì với doanh nghiệp nhiều chi nhánh thì nhóm hoá đơn này không nhỏ.
Khi số chứng từ giảm, có được đề nghị giảm phí không?
Có, nếu hợp đồng có điều khoản điều chỉnh hai chiều. Nhiều hợp đồng chỉ ghi điều chỉnh khi tăng; nên đề nghị ghi cả chiều giảm ngay từ đầu.
