Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai sau khi phương pháp khoán chấm dứt (theo Nghị quyết 198/2025/QH15, chậm nhất trong năm 2026) nên tìm người hỗ trợ ở gần nơi kinh doanh, quen làm cho hộ, và chịu dạy chủ hộ tự làm những việc hằng ngày: ghi doanh thu, giữ chứng từ, dùng hoá đơn đúng cách. Người đó có thể là đại lý thuế, văn phòng kế toán nhỏ trong khu vực, hoặc kế toán viên có đăng ký hành nghề. Việc của họ là thiết lập cách ghi chép, kê khai theo kỳ và giải thích cho chủ hộ — không phải “lo” thuế thay.
Ở gần quan trọng với hộ kinh doanh hơn với doanh nghiệp: chủ hộ thường cần ngồi trực tiếp vài buổi đầu, người hỗ trợ cần nhìn thấy quầy bán, và cơ quan thuế quản lý hộ là thuế cơ sở ngay trong khu vực. Dưới đây là cách chọn và những điều nên tránh.
Hết khoán, chủ hộ phải tự làm những gì
Với phương pháp khoán, cơ quan thuế ấn định số thuế theo năm; chủ hộ chủ yếu nộp theo thông báo. Khi chuyển sang kê khai, những việc sau về tay chủ hộ:
- Ghi chép doanh thu đầy đủ, và tuỳ phương pháp áp dụng, cả chi phí.
- Kê khai theo kỳ và nộp thuế theo số tự khai.
- Dùng hoá đơn theo quy định: một số hộ thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; mức doanh thu và đối tượng áp dụng tra ở quy định hiện hành.
- Giữ chứng từ mua hàng, thanh toán để giải thích khi được hỏi.
Ngưỡng doanh thu dưới mức không phải nộp thuế của hộ kinh doanh trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025; mức áp dụng hiện hành cần tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi thuế cơ sở. Người hỗ trợ tốt sẽ nói rõ hộ đang ở nhóm nào trước khi đề xuất bất cứ việc gì.
Ai có thể giúp hộ kinh doanh
| Người hỗ trợ | Hợp khi | Kiểm tra gì |
|---|---|---|
| Đại lý thuế ở địa phương | Cần người kê khai, làm thủ tục thuế thay theo tư cách đại lý | Có trong danh sách đại lý thuế công khai của ngành thuế; người phụ trách có chứng chỉ |
| Văn phòng, kế toán viên hành nghề trong khu vực | Cần thiết lập sổ sách, hướng dẫn ghi chép | Đăng ký hành nghề, mã số thuế đang hoạt động |
| Người quen làm kế toán | Hộ rất nhỏ, chỉ cần hướng dẫn ban đầu | Đặt đúng tên quan hệ: thuê cá nhân làm giúp, hộ tự đứng tên mọi hồ sơ |
| Chương trình hỗ trợ của thuế cơ sở | Muốn tự làm, cần được hướng dẫn | Hỏi lịch tập huấn, đầu mối hỗ trợ tại thuế cơ sở quản lý |
Không cần chọn một. Nhiều hộ tham dự buổi hướng dẫn của thuế cơ sở để hiểu nguyên tắc, rồi thuê người hỗ trợ vài tháng đầu để thiết lập, sau đó tự làm.
Phạm vi việc hợp lý cho những tháng đầu
- Khảo sát cách hộ đang bán và thu tiền: tiền mặt, chuyển khoản, ví, sàn thương mại điện tử; có mấy địa điểm.
- Thiết lập sổ phù hợp với phương pháp kê khai hộ áp dụng: sổ giấy, bảng tính hay phần mềm đơn giản.
- Hướng dẫn tách tài khoản: một tài khoản dùng cho kinh doanh, tách khỏi chi tiêu gia đình. Tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân lẫn lộn là nguồn rắc rối lớn nhất khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu ngân hàng.
- Thiết lập hoá đơn nếu hộ thuộc diện phải dùng: đăng ký, lập thử, xử lý đơn huỷ.
- Kê khai kỳ đầu cùng chủ hộ, giải thích từng dòng.
- Rà lại sau hai ba kỳ: chủ hộ đã tự ghi đúng chưa, còn chỗ nào hay sai.
Sau giai đoạn này, hộ có thể chỉ cần người rà định kỳ và hỗ trợ khi có thông báo từ cơ quan thuế. Người hỗ trợ muốn giữ hộ phụ thuộc mãi vào mình, không dạy gì, là người nên cân nhắc lại.
Hộ có nhiều địa điểm kinh doanh
Hộ có hai ba điểm bán — ví dụ một sạp ở chợ và một cửa hàng ở nhà — cần lưu ý thêm:
- Mỗi địa điểm có thể phải đăng ký và kê khai theo quy định; nếu các địa điểm thuộc quản lý của những thuế cơ sở khác nhau, việc kê khai càng phải rõ.
- Cuối năm có thể phải tổng hợp doanh thu các địa điểm để xác định nghĩa vụ đúng. Ghi chép riêng từng điểm ngay từ đầu giúp việc tổng hợp đơn giản.
- Người hỗ trợ ở gần một địa điểm nhưng xa địa điểm kia: hỏi họ xử lý phần còn lại thế nào.
Hỏi thuế cơ sở quản lý cách áp dụng cụ thể cho hộ nhiều địa điểm trước khi chốt cách ghi chép.
Buổi gặp đầu với người hỗ trợ: hỏi gì
Chủ hộ không cần biết kế toán để chọn đúng người. Chỉ cần hỏi mấy câu và nghe cách trả lời:
- “Anh chị đang giúp bao nhiêu hộ trong khu vực này, loại hình gì?” Người quen làm cho hộ bán lẻ, ăn uống, dịch vụ sẽ kể được cụ thể.
- “Hộ của mình đang thuộc nhóm nào, phải khai theo kỳ nào?” Nếu họ trả lời ngay mà chưa hỏi gì về doanh thu, cách bán, số địa điểm, đó là trả lời đoán.
- “Mỗi tháng chủ hộ phải tự làm gì, gửi gì cho anh chị?” Câu trả lời tốt là một danh sách ngắn, rõ ràng.
- “Khi có thông báo của thuế cơ sở, anh chị có đi cùng hoặc đi thay được không?”
- “Nếu vài tháng sau chủ hộ muốn tự làm, anh chị có hướng dẫn không?”
Xin một hợp đồng hoặc văn bản ngắn ghi phạm vi việc, phí theo tháng hay theo việc, và cách trả lại sổ sách, tài khoản khi thôi hợp tác. Với hộ kinh doanh, một trang là đủ.
Những lời mời chào nên tránh
- “Làm cho doanh thu thấp xuống dưới ngưỡng.” Doanh thu kê khai phải là doanh thu thật. Dữ liệu từ ngân hàng, sàn thương mại điện tử, hoá đơn máy tính tiền ngày càng đầy đủ; khai thấp là rủi ro chứ không phải dịch vụ.
- “Chia doanh thu cho người nhà đứng tên thêm hộ khác.” Tách hộ giả để né ngưỡng là đứng tên hộ và có thể bị xác định lại nghĩa vụ; người đứng tên cũng chịu trách nhiệm.
- “Nhận tiền bán hàng vào tài khoản người thân cho đỡ lộ.” Đây là chỗ đối chiếu dữ liệu sẽ tìm ra, và rất khó giải thích.
- “Quen thuế cơ sở, lo được.” Thuế cơ sở hướng dẫn thủ tục, không bỏ qua được số liệu.
- Thu phí trọn năm trước mà không ghi phạm vi việc, không có hợp đồng.
Ví dụ giả định: một tiệm tạp hoá gia đình
Giả sử một tiệm tạp hoá gia đình trước đây nộp thuế khoán, năm nay chuyển sang kê khai. Chủ tiệm bán cả tiền mặt và chuyển khoản mã QR vào tài khoản của con gái. Một người quen giới thiệu dịch vụ “làm trọn năm, không cần lo”, không hỏi gì về cách bán.
Chủ tiệm chọn một văn phòng kế toán nhỏ cách tiệm vài con đường thay vì dịch vụ đó. Buổi đầu, người hỗ trợ đến tiệm, xem quầy, hỏi cách thu tiền, rồi đề nghị ba việc: mở một tài khoản đứng tên chủ hộ chỉ để nhận tiền bán hàng; ghi doanh thu cuối ngày vào một bảng tính đơn giản; giữ hoá đơn nhập hàng từ nhà phân phối. Kỳ khai đầu tiên, hai bên ngồi cùng nhau. Đến kỳ thứ ba, chủ tiệm tự ghi và chỉ gửi bảng tính để rà. Chi phí thấp hơn dịch vụ trọn năm, và chủ tiệm hiểu mình đang khai gì.
Tự kiểm tra ở đâu
Chủ hộ tự xem được ở: ứng dụng thuế trên điện thoại (thông báo, số phải nộp, tờ khai đã nộp), tài khoản thuế điện tử của hộ, và cổng hoá đơn điện tử nếu hộ dùng hoá đơn. Khi chưa rõ nghĩa vụ của mình, hỏi trực tiếp thuế cơ sở quản lý hộ — đó là nơi trả lời chắc nhất cho trường hợp cụ thể. Các bài hướng dẫn chuyển đổi cho hộ kinh doanh có trong mục hộ kinh doanh chuyển đổi của Trung Tâm Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc thuê kế toán không?
Không bắt buộc. Hộ có thể tự ghi chép và kê khai nếu nắm được cách làm. Thuê người hỗ trợ là lựa chọn để làm đúng từ đầu, nhất là trong những kỳ đầu sau khi hết khoán.
Đại lý thuế có làm dịch vụ cho hộ kinh doanh không?
Có. Đại lý thuế cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế cho người nộp thuế, trong đó có hộ kinh doanh. Kiểm tra đại lý có trong danh sách công khai và hỏi rõ phạm vi việc.
Hộ doanh thu thấp có cần làm gì khi hết khoán không?
Vẫn cần biết mình thuộc diện nào theo mức doanh thu hiện hành và làm đúng nghĩa vụ khai báo nếu có. Hỏi thuế cơ sở quản lý hoặc người hỗ trợ để xác định, đừng tự suy từ ngưỡng cũ.
Người hỗ trợ ở xa có làm được không?
Làm được phần kê khai và rà sổ từ xa. Nhưng với hộ lần đầu kê khai, vài buổi ngồi trực tiếp giúp thiết lập nhanh hơn nhiều, và người ở gần hiểu cách bán hàng của khu vực.
Tiền bán hàng khách chuyển vào tài khoản người thân thì sao?
Doanh thu vẫn là doanh thu của hộ dù tiền vào tài khoản nào. Nên chuyển sang một tài khoản riêng cho kinh doanh càng sớm càng tốt và ghi chép đầy đủ các khoản trước đó.
Hộ bán trên sàn thương mại điện tử thì có khác không?
Với hộ, cá nhân kinh doanh, sàn có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay theo quy định hiện hành. Hộ vừa bán tại quầy vừa bán trên sàn cần ghi riêng hai nguồn để không khai trùng phần sàn đã nộp thay.
