Dịch vụ kế toán giá rẻ: những khoản thường bị cắt

Khi phí kế toán thấp hơn hẳn mặt bằng chung, những khoản thường bị cắt là: ghi sổ và báo cáo tài chính thật (chỉ làm tờ khai), đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho, rà soát hoá đơn đầu vào, tư vấn và cảnh báo trước, và quyết toán năm (tách ra tính thêm). Người làm hồ sơ cũng thường là người ít kinh nghiệm hoặc phụ trách quá nhiều khách.

Giá thấp không tự nó là xấu. Doanh nghiệp ít giao dịch, một nguồn doanh thu, không kho, vài nhân viên thật sự cần ít việc hơn. Cái cần tránh là trả giá thấp cho một phạm vi mơ hồ, rồi nghĩ mình đang có một dịch vụ đầy đủ.

Khoản bị cắt đầu tiên: sổ sách kế toán

Tờ khai thuế giá trị gia tăng có thể lập chỉ từ danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào. Làm như vậy nhanh và rẻ. Nhưng sổ sách kế toán — sổ nhật ký, sổ cái, theo dõi tiền, công nợ, tài sản — là thứ khác, và báo cáo tài chính năm phải dựa trên sổ sách chứ không dựa trên danh sách hoá đơn.

Dịch vụ cắt khoản này thường xử lý theo kiểu: cả năm chỉ khai thuế, đến cuối năm “dựng” sổ một lượt để có báo cáo tài chính. Sổ dựng ngược như vậy hay có các dấu hiệu:

• Số dư tiền trên sổ không khớp sao kê ngân hàng.
• Tiền mặt tồn quỹ lớn bất thường, có tháng âm.
• Công nợ phải thu, phải trả không khớp với xác nhận của đối tác.
• Hàng tồn kho trên sổ không ai kiểm được với thực tế.

Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Sổ dựng ngược sẽ theo doanh nghiệp suốt thời gian đó.

Đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho

Đối chiếu là phần tốn công nhất và cũng dễ bị bỏ nhất vì khách không nhìn thấy. Một dịch vụ đầy đủ thường làm hằng tháng hoặc hằng quý:

• Khớp từng giao dịch trên sao kê với chứng từ trong sổ.
• Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp lớn.
• Theo dõi nhập, xuất, tồn kho nếu doanh nghiệp có hàng hoá.
• Khớp doanh thu trên sổ với hoá đơn đã lập và tiền thực thu.

Không đối chiếu thì sai lệch tích lại cả năm. Đến khi phát hiện, nhiều khoản không còn truy được nguồn gốc, và cách “xử lý” thường là hạch toán vào một tài khoản tạm cho số khớp — chính là khoản dễ bị cơ quan thuế hỏi nhất.

Rà soát hoá đơn đầu vào

Hoá đơn đầu vào quyết định thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và chi phí được trừ. Dịch vụ đầy đủ sẽ kiểm tra:

1. Hoá đơn có trên cổng hoá đơn điện tử, thông tin người mua đúng.
2. Người bán đang hoạt động bình thường tại thời điểm xuất hoá đơn.
3. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Nội dung hoá đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh và có hợp đồng, biên bản giao nhận khi cần.

Dịch vụ phí thấp thường nhận hoá đơn nào kê hoá đơn đó. Khi người bán sau này bị đưa vào diện rủi ro, hoá đơn đã kê có thể bị yêu cầu giải trình, và doanh nghiệp mua là bên phải trả lời.

Tư vấn và cảnh báo trước

Giá trị lớn nhất của một kế toán giỏi không nằm ở tờ khai, mà ở những câu kiểu: “Hợp đồng này nên ký trước khi chuyển tiền”, “Khoản thưởng này cần có trong quy chế”, “Trả cho chuyên gia nước ngoài thì phải xem thuế nhà thầu”. Những câu đó cần thời gian và kinh nghiệm — đúng hai thứ bị cắt đầu tiên khi phí thấp.

Dấu hiệu dịch vụ không có phần tư vấn: chỉ liên lạc khi đòi chứng từ hoặc báo số thuế phải nộp, không bao giờ hỏi doanh nghiệp sắp làm gì, không có buổi rà soát định kỳ.

Những tình huống mà doanh nghiệp nhỏ hay cần được cảnh báo trước khi làm, không phải sau:

• Ký hợp đồng lớn với khách hàng mới, đặc biệt khi khách yêu cầu điều khoản thanh toán đặc biệt.
• Trả tiền cho cá nhân không ký hợp đồng lao động: khoản từ 2 triệu đồng/lần thường phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.
• Mua xe, mua tài sản lớn đứng tên công ty.
• Trả tiền dịch vụ cho bên nước ngoài, mua quảng cáo trên nền tảng nước ngoài.
• Chia lợi nhuận cho chủ sở hữu, cho thành viên góp vốn.

Mỗi tình huống này đều có cách làm đúng ngay từ đầu, và đều tốn gấp nhiều lần để sửa nếu làm xong mới hỏi.

Quyết toán và các việc “ngoài gói”

Nhiều báo giá thấp chỉ tính phần khai thuế định kỳ. Các việc sau thường tách ra tính thêm, có khi còn cao hơn phí cả năm:

• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân năm.
• Lập báo cáo tài chính năm.
• Giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu, làm việc trực tiếp với thuế cơ sở.
• Hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ ưu đãi.
• Xử lý hoá đơn sai sót, khai bổ sung các kỳ trước.
• Kế toán lao động, bảo hiểm xã hội.

Không có gì sai khi tính thêm, miễn là nói trước. Cái sai là báo giá không liệt kê gì, để khách nghĩ đã trọn gói.

Ai là người thật sự làm hồ sơ

Để giữ phí thấp, đơn vị dịch vụ thường phải tăng số khách trên mỗi người làm, hoặc giao cho người mới vào nghề. Hệ quả dễ thấy:

• Người phụ trách đổi liên tục, mỗi lần đổi lại hỏi từ đầu.
• Tờ khai nộp sát hạn, không có thời gian để doanh nghiệp xem lại.
• Câu hỏi nghiệp vụ trả lời chậm hoặc trả lời chung chung.

Hỏi thẳng một người phụ trách bao nhiêu khách, ai kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp. Có người thứ hai soát lại là một lớp an toàn đáng giá.

Điều này không có nghĩa người mới làm kém. Người mới làm dưới sự kèm cặp của người có kinh nghiệm, có quy trình soát lại, vẫn cho ra hồ sơ tốt. Cái đáng lo là người mới làm một mình, không ai soát, lại phải xoay xở với vài chục khách cùng hạn.

Cách đọc báo giá và tự kiểm tra sau khi ký

Đặt báo giá cạnh một danh sách việc và đánh dấu từng dòng: có trong phí, tính thêm, không làm. Phí dịch vụ kế toán thường hình thành từ khối lượng chứng từ, số lao động, ngành nghề, số tài khoản ngân hàng, số địa điểm kinh doanh và các việc ngoài định kỳ. Hai báo giá chỉ so được khi cùng danh sách việc.

Sau khi ký, tự kiểm tra: xem tờ khai và thông báo trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, so số hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử với số kế toán báo, và cuối năm yêu cầu xem bảng đối chiếu số dư tiền gửi với sao kê ngân hàng. Nếu kế toán không đưa ra được bảng đối chiếu đó, gần như chắc chắn phần đối chiếu đã bị cắt.