Với việc nộp hồ sơ thuế, hoá đơn và phần lớn giao dịch nhân danh công ty, chữ ký số của doanh nghiệp là đủ. Chứng thư cá nhân cho giám đốc, kế toán chỉ thật sự cần khi có một trong ba nhu cầu: người đó phải ký với tư cách cá nhân (hồ sơ cá nhân, văn bản cần chữ ký của đúng người), doanh nghiệp muốn tách ai đã ký gì trong nội bộ, hoặc đối tác, hệ thống tiếp nhận yêu cầu chữ ký của một người cụ thể bên cạnh chữ ký của tổ chức.
Mua thêm chứng thư cá nhân “cho đủ bộ” mà không có nhu cầu rõ thì chỉ thêm một thứ phải gia hạn, phải thu hồi khi người đó nghỉ. Bài này giúp xác định doanh nghiệp mình thuộc trường hợp nào.
Chứng thư của doanh nghiệp và chứng thư của cá nhân khác nhau thế nào
| Chứng thư doanh nghiệp | Chứng thư cá nhân | Chứng thư cá nhân thuộc tổ chức | |
|---|---|---|---|
| Đại diện cho | Công ty | Một người, không gắn với công ty nào | Một người, kèm thông tin công ty nơi người đó làm việc |
| Thông tin chính | Tên, mã số thuế doanh nghiệp | Họ tên, số định danh cá nhân | Họ tên, chức danh, tên công ty |
| Dùng để | Nộp tờ khai, ký hoá đơn, hồ sơ nhân danh công ty | Hồ sơ, hợp đồng của cá nhân | Ký văn bản nội bộ, văn bản cần ghi rõ ai ký trong công ty |
| Khi người đó nghỉ việc | Không ảnh hưởng | Đi theo người đó | Phải thu hồi, thông tin công ty không còn đúng |
Không phải nhà cung cấp nào cũng gọi các loại này bằng cùng tên. Khi hỏi mua, mô tả nhu cầu cụ thể thay vì chỉ nói tên sản phẩm.
Những việc chữ ký số doanh nghiệp đã đủ
- Nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính qua hệ thống thuế điện tử.
- Đăng ký, lập hoá đơn điện tử.
- Nộp thuế điện tử qua ngân hàng (tuỳ ngân hàng có thể kèm xác thực riêng).
- Phần lớn thủ tục trực tuyến nhân danh công ty.
- Ký hợp đồng điện tử khi đối tác chấp nhận chữ ký của tổ chức.
Nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu trong danh sách này, không cần mua chứng thư cá nhân. Điều nên làm thay vào đó là quản lý chặt chứng thư doanh nghiệp: ai giữ, ai biết mã PIN, ký những gì, và thu hồi thế nào khi người giữ nghỉ việc.
Khi nào giám đốc nên có chữ ký số cá nhân
- Hay đi vắng và cần duyệt nhanh: với chứng thư cá nhân thuộc tổ chức ký từ xa, giám đốc duyệt văn bản nội bộ, đề nghị thanh toán, hợp đồng trên hệ thống điện tử mà không phải cầm thiết bị ký của công ty.
- Đối tác yêu cầu hợp đồng có chữ ký của người đại diện cụ thể, bên cạnh chữ ký của tổ chức.
- Giám đốc đồng thời có việc cá nhân cần ký số: tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân, ký hồ sơ góp vốn ở công ty khác, giao dịch với cơ quan nhà nước với tư cách cá nhân. Trong các việc này, chữ ký số của công ty không dùng được.
- Muốn tách trách nhiệm: việc giám đốc duyệt có dấu vết riêng, không lẫn với việc kế toán ký nộp bằng chứng thư công ty.
Khi nào kế toán, kế toán trưởng nên có chữ ký số cá nhân
Lợi ích lớn nhất của chứng thư cá nhân cho kế toán là không phải giao chứng thư của doanh nghiệp cho mọi việc. Ví dụ:
- Doanh nghiệp dùng hệ thống quản lý văn bản, phê duyệt chứng từ điện tử: kế toán ký xác nhận bằng chứng thư cá nhân thuộc tổ chức, giám đốc duyệt, còn chứng thư doanh nghiệp chỉ dùng khi nộp ra ngoài.
- Báo cáo, văn bản nội bộ cần thể hiện rõ người lập, người kiểm tra, kế toán trưởng — chữ ký số cá nhân cho biết ai đã ký, thay vì mọi thứ đều mang một chữ ký của công ty.
- Kế toán trưởng thuê ngoài làm cho nhiều doanh nghiệp: có chứng thư cá nhân của mình, ký các văn bản thuộc phạm vi việc, không cần giữ chứng thư của từng doanh nghiệp.
Với việc nộp hồ sơ thuế, hệ thống vẫn cần chữ ký số của doanh nghiệp. Chứng thư cá nhân của kế toán không thay được việc đó; nó giúp phân quyền trong nội bộ tốt hơn. Cách chia quyền giữ chứng thư doanh nghiệp khi thuê dịch vụ đã có bài riêng: giao chữ ký số cho đơn vị kế toán giữ.
Những rủi ro khi dùng lẫn chứng thư
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, chuyện dùng lẫn chứng thư diễn ra hằng ngày mà không ai để ý:
- Kế toán dùng chứng thư doanh nghiệp để ký cả văn bản nội bộ: mọi văn bản đều mang chữ ký của công ty, không biết ai đã thật sự duyệt.
- Giám đốc dùng chứng thư doanh nghiệp để ký việc cá nhân: hồ sơ cá nhân mang danh công ty, có thể bị từ chối hoặc gây hiểu nhầm về tư cách ký.
- Nhiều người biết mã PIN của một chứng thư: khi có hồ sơ lạ, không truy được ai ký.
- Chứng thư của người đã nghỉ vẫn nằm trong hệ thống: phần mềm phê duyệt, cổng hoá đơn vẫn chấp nhận chữ ký của người không còn làm việc.
Chứng thư cá nhân không tự giải quyết những rủi ro này; nó chỉ tạo điều kiện để giải quyết. Việc quyết định là doanh nghiệp có đặt quy tắc hay không: chứng thư nào dùng cho việc gì, ai giữ, ai biết mã PIN, và rà lại danh sách mỗi khi có người vào, người nghỉ.
Ai trả tiền, ai giữ, khi người đó nghỉ việc thì sao
| Loại | Ai nên trả phí | Khi nghỉ việc |
|---|---|---|
| Chứng thư cá nhân thuộc tổ chức | Doanh nghiệp, vì gắn với chức danh ở công ty | Doanh nghiệp đề nghị nhà cung cấp thu hồi, gỡ quyền trên các hệ thống nội bộ |
| Chứng thư cá nhân thuần tuý | Thường là cá nhân, hoặc doanh nghiệp hỗ trợ theo thoả thuận | Người đó giữ; doanh nghiệp gỡ khỏi hệ thống nội bộ và hợp đồng đang hiệu lực nếu cần |
Ghi rõ trong quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động: ai sở hữu chứng thư, ai giữ thiết bị, khi nghỉ việc phải làm gì. Chứng thư cá nhân thuộc tổ chức của người đã nghỉ mà không thu hồi, trên lý thuyết người đó vẫn ký được văn bản mang tên công ty.
Ví dụ giả định: công ty có giám đốc hay công tác
Giả sử một công ty phân phối thiết bị y tế có giám đốc thường xuyên đi tỉnh. Mỗi tuần có nhiều đề nghị thanh toán, hợp đồng với bệnh viện, phòng khám cần duyệt. Trước đây, giám đốc để lại thiết bị ký của công ty cho kế toán trưởng “ký hộ khi cần”, và chính kế toán trưởng cũng dùng thiết bị đó để nộp tờ khai.
Cách tổ chức lại: công ty mua cho giám đốc một chứng thư cá nhân thuộc tổ chức loại ký từ xa, dùng để duyệt trên hệ thống phê duyệt nội bộ và ký hợp đồng với đối tác chấp nhận hình thức này. Kế toán trưởng có chứng thư cá nhân thuộc tổ chức để ký xác nhận chứng từ. Chứng thư doanh nghiệp giữ ở két, chỉ dùng để nộp tờ khai, lập hoá đơn, và mỗi lần dùng được ghi vào sổ theo dõi.
Kết quả: mỗi chữ ký trong nội bộ cho biết đúng người; giám đốc không phải giao thiết bị ký của công ty; khi kế toán trưởng nghỉ, công ty chỉ cần thu hồi chứng thư cá nhân của người đó và đổi mã PIN chứng thư doanh nghiệp.
Tự kiểm tra ở đâu
- Danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do cơ quan quản lý nhà nước về chữ ký số công bố: nhà cung cấp của mọi chứng thư phải có tên trong đó.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: chứng thư nào đang được đăng ký dùng để nộp hồ sơ; gỡ chứng thư cũ không còn dùng.
- Cổng hoá đơn điện tử: chứng thư nào đang dùng ký hoá đơn.
- Sổ theo dõi nội bộ: danh sách mọi chứng thư, người giữ, ngày hết hạn, ngày thu hồi.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc ký tờ khai thuế bằng chữ ký số cá nhân được không?
Tờ khai nộp nhân danh doanh nghiệp được ký bằng chứng thư số của doanh nghiệp đã đăng ký với hệ thống thuế. Chữ ký số cá nhân của giám đốc dùng cho việc cá nhân hoặc việc nội bộ, không thay chứng thư doanh nghiệp trong hồ sơ thuế.
Kế toán dùng chữ ký số cá nhân để tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân của mình được không?
Được, đó là việc cá nhân của kế toán. Ngoài chữ ký số, cá nhân còn có thể dùng các kênh khác do cơ quan thuế hướng dẫn để tự quyết toán.
Có nên mua chứng thư cá nhân cho mọi nhân viên kế toán không?
Chỉ khi doanh nghiệp có hệ thống phê duyệt, lưu trữ điện tử cần chữ ký từng người. Nếu không, chi phí gia hạn và quản lý nhiều chứng thư sẽ lớn hơn lợi ích.
Chứng thư cá nhân thuộc tổ chức có ký hợp đồng thay công ty được không?
Tuỳ thẩm quyền của người đó trong công ty và việc đối tác chấp nhận. Người ký phải có quyền đại diện hoặc được uỷ quyền; chữ ký số chỉ xác nhận ai đã ký, không tạo ra thẩm quyền.
Chứng thư cá nhân và chứng thư doanh nghiệp có nên mua cùng một nhà cung cấp không?
Không bắt buộc, nhưng cùng một nhà cung cấp thường dễ quản lý hạn gia hạn và hỗ trợ kỹ thuật hơn. Điều quan trọng hơn là cả hai đều dùng được với các hệ thống doanh nghiệp đang dùng.
Người nghỉ việc mang theo chứng thư cá nhân thuộc tổ chức thì làm gì?
Đề nghị nhà cung cấp thu hồi chứng thư, gỡ người đó khỏi các hệ thống nội bộ và thông báo cho đối tác đang giao dịch điện tử với người đó. Ghi lại ngày thu hồi để đối chiếu nếu có văn bản ký sau ngày này.
