Giao chữ ký số cho đơn vị kế toán giữ là cách phổ biến nhất và cũng là cách rủi ro nhất, vì chữ ký số của doanh nghiệp không chỉ ký được tờ khai thuế: nó có thể ký hoá đơn, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ hải quan, và tuỳ cách doanh nghiệp đăng ký, cả hợp đồng điện tử hay giao dịch với ngân hàng. Người cầm thiết bị và mã PIN là người có thể ký thay doanh nghiệp trên mọi hệ thống chấp nhận chứng thư đó.
Không giao thì chậm việc, nhất là với doanh nghiệp chủ hay đi vắng. Cách cân bằng là chia quyền: doanh nghiệp vẫn nắm quyền kiểm soát, đơn vị có đủ quyền để làm đúng phần việc được thuê, và có dấu vết mỗi lần ký. Dưới đây là các mức chia quyền, từ chặt tới lỏng, kèm điều kiện nên có ở mỗi mức.
Chữ ký số ký được những gì
Trước khi quyết định giao hay không, liệt kê chứng thư số của doanh nghiệp đang được đăng ký dùng ở đâu:
| Hệ thống | Ký được gì | Rủi ro nếu người khác dùng |
|---|---|---|
| Thuế điện tử | Tờ khai, hồ sơ đăng ký thay đổi, đề nghị hoàn, nộp thuế điện tử | Nộp hồ sơ sai, thay đổi thông tin đăng ký |
| Hoá đơn điện tử | Lập, ký hoá đơn đầu ra | Lập hoá đơn không có giao dịch thật dưới tên doanh nghiệp |
| Bảo hiểm xã hội điện tử | Báo tăng, giảm, điều chỉnh | Sai lệch quyền lợi người lao động |
| Hải quan điện tử | Tờ khai hải quan | Khai hàng hoá dưới tên doanh nghiệp |
| Hợp đồng điện tử, ngân hàng (nếu có đăng ký) | Hợp đồng, lệnh giao dịch | Cam kết pháp lý, dòng tiền |
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không biết chứng thư của mình đang đăng ký ở bao nhiêu nơi, vì mỗi nơi do một người đăng ký vào một thời điểm khác nhau. Lập bảng này là việc đầu tiên, trước mọi quyết định giao hay giữ.
Mức một: doanh nghiệp giữ, đơn vị gửi hồ sơ để ký
Đơn vị kế toán chuẩn bị tờ khai trên hệ thống hoặc bằng tệp, gửi cho doanh nghiệp; người được giao ở doanh nghiệp xem, ký và nộp. Đây là mức chặt nhất.
- Hợp với: doanh nghiệp có người ở văn phòng thường xuyên, số lần ký mỗi tháng ít (vài tờ khai), hoặc doanh nghiệp đã từng gặp sự cố với người giữ hộ.
- Điều kiện: lịch nội bộ phải chừa thời gian ký trước hạn nộp vài ngày; người ký phải biết thao tác. Hình thức ký từ xa giúp người đi vắng vẫn ký được.
- Nhược: mọi thứ phụ thuộc vào một người ở doanh nghiệp. Người đó ốm hay đi công tác đúng ngày 19 thì tờ khai tháng có thể trễ.
Mức hai: tách chứng thư dùng riêng cho kê khai
Doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một chứng thư số. Một cách chia quyền là dùng một chứng thư riêng chỉ đăng ký cho hệ thống thuế điện tử (và nếu cần, bảo hiểm xã hội), giao chứng thư đó cho đơn vị kế toán; chứng thư dùng cho hoá đơn, hợp đồng, ngân hàng vẫn do doanh nghiệp giữ.
- Hợp với: doanh nghiệp muốn đơn vị tự nộp đúng hạn mà không lo bị dùng vào việc khác.
- Điều kiện: hỏi nhà cung cấp chữ ký số về việc cấp thêm chứng thư cho cùng doanh nghiệp, và hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị kế toán về cách đăng ký chứng thư đó trên hệ thống thuế điện tử theo quy định hiện hành. Ghi rõ trong hợp đồng chứng thư được giao chỉ dùng cho mục đích nào.
- Nhược: thêm một chứng thư phải theo dõi thời hạn, gia hạn.
Với đại lý thuế nộp hồ sơ thay theo đúng tư cách đại lý, cách ký có thể khác so với trường hợp doanh nghiệp tự nộp. Hỏi đại lý họ nộp hồ sơ bằng chữ ký số của ai và đối chiếu quy định hiện hành; nếu đại lý ký bằng chữ ký số của mình, doanh nghiệp không cần giao chứng thư cho việc khai thuế.
Mức ba: giao chứng thư chính, có điều kiện kèm theo
Nếu vẫn giao chứng thư chính — vì doanh nghiệp rất nhỏ, chủ luôn vắng mặt, hoặc đơn vị làm cả hoá đơn — thì ít nhất phải có:
- Biên bản giao nhận ghi số seri thiết bị hoặc thông tin chứng thư, ngày giao, người nhận cụ thể phía đơn vị.
- Phạm vi được dùng ghi trong hợp đồng: chỉ ký tờ khai, báo cáo theo danh mục; không ký hợp đồng, không ký hồ sơ thay đổi đăng ký, không lập hoá đơn khi chưa có yêu cầu bằng văn bản của doanh nghiệp.
- Nhật ký sử dụng: đơn vị ghi lại mỗi lần ký — ngày, hồ sơ gì — và gửi kèm báo cáo tháng.
- Nơi cất: thiết bị để ở đâu, ai trong đơn vị được biết mã PIN.
- Thông báo khi mất: đơn vị phải báo trong ngày nếu thiết bị thất lạc hoặc nghi bị lộ mã PIN.
Không nên giao mã PIN qua tin nhắn rồi để đó. Nếu phải gửi, đổi PIN ngay khi lấy lại quyền.
Những điều không nên làm ở bất kỳ mức nào
- Không để đơn vị kế toán đăng ký chữ ký số mới cho doanh nghiệp mà doanh nghiệp không biết. Chứng thư đứng tên doanh nghiệp phải do người có thẩm quyền của doanh nghiệp đề nghị cấp; hồ sơ, hợp đồng với nhà cung cấp gửi về doanh nghiệp.
- Không dùng chung một chứng thư cho nhiều doanh nghiệp của cùng chủ sở hữu — mỗi pháp nhân có chứng thư riêng.
- Không để thông tin liên hệ nhận thông báo gia hạn là email, số điện thoại của đơn vị kế toán. Khi đổi đơn vị, doanh nghiệp sẽ không nhận được cảnh báo hết hạn.
- Không để thiết bị ký cắm sẵn trên máy dùng chung ở văn phòng đơn vị.
Ví dụ giả định: một công ty có hai giám đốc hay đi vắng
Giả sử một công ty tư vấn thiết kế có hai giám đốc, cả hai thường xuyên đi công trình. Trước đây, đơn vị kế toán giữ chứng thư chính, dùng cho cả tờ khai lẫn hoá đơn. Một lần, nhân viên đơn vị lập nhầm hoá đơn cho một khách chưa nghiệm thu, vì hiểu nhầm tin nhắn; công ty phải xử lý hoá đơn sai sót và giải thích với khách.
Sau sự cố, công ty chia lại: chứng thư chính dùng cho hoá đơn và hợp đồng chuyển sang hình thức ký từ xa, hai giám đốc ký trên điện thoại khi có yêu cầu; đơn vị kế toán giữ một chứng thư riêng chỉ đăng ký cho thuế điện tử và bảo hiểm, kèm nhật ký sử dụng gửi hằng tháng. Hoá đơn chỉ được lập khi có email xác nhận của một trong hai giám đốc. Không ai mất thêm nhiều thời gian, nhưng mỗi quyền giờ có một người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Thu hồi khi chấm dứt và tự kiểm tra ở đâu
Khi đổi đơn vị kế toán hoặc chấm dứt hợp đồng, thu hồi theo thứ tự:
- Nhận lại thiết bị ký, đối chiếu số seri với biên bản giao.
- Đổi mã PIN ngay, trước khi giao cho đơn vị mới.
- Đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, bảo hiểm xã hội mà đơn vị từng dùng.
- Nếu có chứng thư riêng đã giao, cân nhắc đề nghị nhà cung cấp thu hồi và cấp chứng thư mới cho đơn vị mới.
- Cập nhật thông tin liên hệ nhận thông báo từ nhà cung cấp chữ ký số về doanh nghiệp.
Định kỳ, doanh nghiệp tự kiểm tra: trên tài khoản thuế điện tử, xem danh sách hồ sơ đã nộp — có hồ sơ nào doanh nghiệp không biết không; trên cổng hoá đơn điện tử, xem hoá đơn đầu ra có hoá đơn lạ không; và hỏi nhà cung cấp chữ ký số danh sách chứng thư đang còn hiệu lực đứng tên doanh nghiệp. Một chứng thư lạ trong danh sách đó là chuyện cần xử lý ngay.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị kế toán nói không có chữ ký số thì không làm được, có đúng không?
Đúng là phải có cách ký để nộp hồ sơ điện tử. Nhưng không nhất thiết phải là chứng thư chính của doanh nghiệp: có thể doanh nghiệp tự ký, dùng chứng thư riêng cho kê khai, hoặc đại lý thuế nộp thay theo tư cách đại lý. Hỏi đơn vị các phương án họ hỗ trợ.
Chữ ký số ký từ xa có an toàn hơn token khi giao cho người khác?
Ký từ xa thường gắn với tài khoản và thiết bị của người được cấp quyền, nên dễ biết ai ký hơn. Nhưng nếu doanh nghiệp giao luôn tài khoản và mã xác thực thì rủi ro không khác. An toàn đến từ cách chia quyền, không từ hình thức thiết bị.
Đơn vị kế toán có quyền giữ chữ ký số khi doanh nghiệp chưa thanh toán phí không?
Chữ ký số là tài sản và công cụ pháp lý của doanh nghiệp; việc giữ lại để đòi phí là không phù hợp. Nên ghi rõ trong hợp đồng nghĩa vụ trả lại thiết bị và tài khoản khi chấm dứt, tách khỏi tranh chấp về phí.
Làm sao biết chứng thư của doanh nghiệp đang đăng ký ở những hệ thống nào?
Hỏi nhà cung cấp chữ ký số thông tin chứng thư, rồi đăng nhập từng hệ thống (thuế điện tử, hoá đơn, bảo hiểm xã hội, hải quan) xem chứng thư đang đăng ký. Ghi thành bảng và cập nhật mỗi khi gia hạn hoặc đổi chứng thư.
Có nên để nhân viên kế toán nội bộ giữ chữ ký số không?
Có thể, với cùng các điều kiện: biên bản giao nhận, phạm vi dùng, nhật ký, và thu hồi khi nhân viên nghỉ. Nhân viên nội bộ nghỉ việc cũng là thời điểm hay bị quên đổi mã PIN nhất.
Doanh nghiệp có nhiều chứng thư số thì có phải trả phí cho từng cái không?
Thường có, vì mỗi chứng thư là một dịch vụ riêng có thời hạn. Hỏi nhà cung cấp cách tính cho chứng thư bổ sung và cân nhắc với rủi ro mà việc tách quyền giảm được.
