Tìm người làm kế toán qua mạng xã hội, hội nhóm: kiểm tra thế nào trước khi giao việc

Mạng xã hội là chỗ tốt để tìm người, nhưng không phải chỗ để kiểm tra người. Một tài khoản có nhiều lượt tương tác, nhiều ảnh chụp “khách hàng cảm ơn” không nói lên tư cách hành nghề hay năng lực thật. Trước khi giao việc, cần kiểm ba lớp ngoài mạng xã hội: danh tính thật, tư cách pháp lý khi nhận việc, và năng lực qua một việc nhỏ có trả phí.

Câu hỏi “dịch vụ kế toán làm qua mạng có an toàn không” vì vậy không có câu trả lời chung. An toàn hay không phụ thuộc vào việc người mua có làm đủ ba lớp kiểm tra đó, và có giữ quyền kiểm soát tài khoản, dữ liệu của mình trong suốt quá trình hay không.

Mạng xã hội là nơi tìm, không phải nơi kiểm

Những thứ trên trang cá nhân hoặc bài đăng nhận việc rất dễ tạo ra:

• Ảnh chứng chỉ — có thể là của người khác, hoặc đã hết hiệu lực.
• Ảnh tin nhắn khách khen — không kiểm được.
• Danh sách “đã làm cho hơn trăm doanh nghiệp” — không kiểm được, và nếu đúng thì chưa chắc còn thời gian cho doanh nghiệp mình.
• Lời giới thiệu của thành viên khác trong nhóm — có thể là quen biết, có thể là tài khoản phụ.

Những thứ đáng tin hơn nằm ngoài mạng xã hội: tra cứu công khai của cơ quan nhà nước, hợp đồng có danh tính rõ, và kết quả của một việc cụ thể.

Phân loại người nhận việc trên mạng

Lưu ý: nếu người đó nhận việc với tư cách một người cung cấp dịch vụ kế toán cho nhiều doanh nghiệp, quy định của Luật Kế toán đặt ra điều kiện hành nghề. Nếu họ là người lao động bán thời gian của doanh nghiệp mình thì đó là quan hệ lao động. Xác định rõ ngay từ tin nhắn đầu.

Bước một: xác định danh tính và tư cách

1. Họ tên đầy đủ và, nếu làm qua tổ chức, tên và mã số thuế của tổ chức đó.
2. Gọi video hoặc gặp một lần — một buổi gọi ngắn đã loại được phần lớn tài khoản giả.
3. Tra mã số thuế của tổ chức trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
4. Tra danh sách công khai nếu người đó nói mình là kế toán viên hành nghề hoặc đại lý thuế; đối chiếu họ tên, số chứng chỉ.
5. Hỏi địa chỉ làm việc để biết có thể đến khi cần — với hồ sơ thuế, sẽ có lúc cần gặp trực tiếp.

Người thật sự làm nghề không phiền lòng vì những câu hỏi này; họ cũng muốn biết khách hàng là ai. Người né tránh ngay ở bước này thì dừng lại.

Bước hai: kiểm năng lực bằng câu hỏi và việc nhỏ

Hỏi hai ba câu đúng vào tình huống của doanh nghiệp mình, ví dụ: bán qua sàn thương mại điện tử thì đối soát tiền về thế nào; có người làm cộng tác viên thì khấu trừ thuế ra sao. Nghe xem câu trả lời cụ thể hay chung chung, có hỏi lại để hiểu thêm không.

Sau đó giao một việc nhỏ có trả phí: rà một quý hoá đơn đầu vào, hoặc đối chiếu sổ ngân hàng một tháng. Không nên nhờ làm thử miễn phí — người giỏi thường không nhận, người nhận thì có thể làm qua loa. Cách chọn và đọc kết quả việc thử đã có bài riêng: giao đơn vị kế toán làm thử một việc nhỏ trước khi ký.

Bước ba: chốt văn bản và cách trả tiền

• Văn bản: hợp đồng lao động bán thời gian hoặc hợp đồng dịch vụ, ghi phạm vi, lịch, bảo mật, bàn giao khi dừng. Tin nhắn trên mạng xã hội không thay được hợp đồng.
• Trả tiền từ tài khoản công ty, không trả tiền mặt không chứng từ.
• Nếu trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng một lần trở lên, công ty khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân theo quy định, trừ trường hợp người nhận có cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành.
• Nếu trả cho tổ chức, nhận hoá đơn dịch vụ.
• Không trả trước quá xa: trả theo tháng hoặc theo kết quả từng việc cho tới khi đã tin tưởng.

Giao dữ liệu an toàn khi chưa gặp mặt

Làm việc từ xa thì dữ liệu đi qua mạng. Giữ năm nguyên tắc:

1. Không gửi mật khẩu ngân hàng, mã xác thực một lần cho bất kỳ ai. Người làm kế toán cần sao kê, không cần quyền chuyển tiền.
2. Cấp tài khoản riêng cho người làm trên phần mềm kế toán, cổng hoá đơn nếu có phân quyền; không dùng chung tài khoản chủ.
3. Chữ ký số: với người mới, giữ thiết bị ký tại doanh nghiệp, ký khi họ gửi hồ sơ đã hoàn thiện; chỉ cân nhắc giao khi đã có hợp đồng và thời gian làm việc.
4. Dùng một kho lưu trữ đứng tên công ty để trao đổi chứng từ, thay vì gửi rải rác qua tin nhắn.
5. Cảnh giác với yêu cầu gấp: “gửi ngay mã để kịp nộp”, “chuyển khoản phí nộp hộ tiền thuế vào tài khoản em”. Tiền thuế nộp thẳng vào ngân sách nhà nước qua kênh nộp thuế điện tử, không qua tài khoản cá nhân của người làm dịch vụ.

Ví dụ giả định: một cửa hàng mỹ phẩm tìm kế toán trong hội nhóm

Giả sử chủ một cửa hàng mỹ phẩm bán tại chỗ và qua hai sàn thương mại điện tử đăng bài tìm kế toán trong một hội nhóm. Trong hai ngày có hơn hai mươi bình luận nhận việc. Cách lọc gọn:

1. Lọc lần một bằng một tin nhắn chung gửi tất cả: xin họ tên đầy đủ, tư cách nhận việc (cá nhân làm thêm, kế toán viên hành nghề, hay thay mặt công ty dịch vụ), đã làm cho người bán trên sàn chưa. Khoảng một nửa không trả lời hoặc trả lời vòng vo.
2. Lọc lần hai bằng tra cứu: với những người thay mặt công ty, tra mã số thuế công ty; với người nói có chứng chỉ, đối chiếu danh sách công khai. Còn lại năm người.
3. Gọi video mười lăm phút với năm người, hỏi đúng một câu: tiền từ sàn về tài khoản đã trừ phí, hàng hoàn trả thì ghi nhận doanh thu thế nào. Hai người trả lời cụ thể, có hỏi lại về cách sàn đối soát.
4. Giao việc thử có trả phí cho hai người: đối chiếu doanh thu một tháng giữa báo cáo sàn, sao kê và hoá đơn.

Sau vòng này, chủ cửa hàng chọn một người, ký hợp đồng lao động bán thời gian vì người đó đang làm chính ở nơi khác. Tổng thời gian khoảng một tuần — lâu hơn chọn ngay người bình luận đầu tiên, nhưng nhanh hơn nhiều so với thời gian phải sửa sổ nếu chọn sai.

Tự kiểm tra ở đâu sau khi giao việc

• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai nộp đúng hạn, không có hồ sơ lạ.
• Tra cứu chứng từ nộp thuế: tiền thuế đã vào ngân sách, khớp với số trên tờ khai.
• Cổng hoá đơn điện tử: danh sách người dùng, hoá đơn đã lập.
• Ứng dụng thuế trên điện thoại: xem nhanh thông báo khi người làm ở xa.

Nếu thấy thông báo mà người làm chưa kể, hỏi ngay. Người làm từ xa tốt sẽ chủ động báo trước khi chủ phát hiện.