Công ty vốn nước ngoài nhỏ — một văn phòng thiết kế, một công ty phần mềm vài chục người, một doanh nghiệp thương mại do nhà đầu tư cá nhân lập — ký hợp đồng kế toán nên thêm ít nhất năm nhóm điều khoản mà doanh nghiệp trong nước thường không cần: ngôn ngữ nào có giá trị khi hai bản khác nhau, báo cáo gì cho chủ sở hữu ở nước ngoài, ai phối hợp với kiểm toán năm, ai lo phần giao dịch với công ty mẹ và khoản trả ra nước ngoài, và ai ký, ký bằng cách nào khi người đại diện không ở Việt Nam.
Những điều khoản này không làm hợp đồng dài hơn bao nhiêu, nhưng quyết định chủ sở hữu có thật sự hiểu và kiểm soát được sổ sách của mình hay không. Thiếu chúng, công ty dễ rơi vào tình trạng mọi thứ đều “do kế toán lo”, còn người chịu trách nhiệm pháp lý thì không đọc được một tờ khai nào.
Ngôn ngữ của hợp đồng và của báo cáo
Hợp đồng nên lập song ngữ, ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt. Nhiều đơn vị dịch vụ đề xuất bản tiếng Việt ưu tiên vì đó là ngôn ngữ của hồ sơ với cơ quan nhà nước; chủ sở hữu nước ngoài có thể đề nghị ngược lại. Không có câu trả lời đúng duy nhất, nhưng phải có một câu trả lời được ghi ra.
Với báo cáo, tách hai loại:
- Hồ sơ nộp cơ quan nhà nước (tờ khai, báo cáo tài chính): lập bằng tiếng Việt theo quy định; có thể kèm bản dịch để chủ sở hữu đọc.
- Báo cáo quản trị cho chủ sở hữu: ngôn ngữ và định dạng theo nhu cầu của họ.
Hợp đồng nên ghi rõ bản dịch là bản tham khảo hay có cam kết chính xác, ai dịch, và phí dịch nằm trong gói hay tính riêng. Chủ sở hữu ký báo cáo tài chính dựa trên bản dịch sai là rủi ro của chính họ.
Báo cáo cho chủ sở hữu và công ty mẹ
Chủ sở hữu ở nước ngoài thường cần số liệu theo nhịp và chuẩn của họ, khác với báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam. Nên ghi vào hợp đồng:
- Tần suất và hạn gửi: báo cáo tháng gửi trước ngày nào, để kịp kỳ hợp nhất của công ty mẹ.
- Nội dung: kết quả kinh doanh, dòng tiền, công nợ, số thuế đã nộp, các vấn đề cần quyết định.
- Chuyển đổi số liệu: nếu công ty mẹ cần số liệu theo chuẩn mực khác, ai làm bảng chuyển đổi, có nằm trong gói không.
- Đồng tiền trình bày: Luật Kế toán cho phép dùng ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ ghi sổ khi đáp ứng điều kiện, nhưng báo cáo tài chính nộp cơ quan nhà nước vẫn phải quy đổi theo quy định. Hỏi đơn vị cách họ xử lý và ghi lại.
Kiểm toán năm: ai chuẩn bị, ai trả lời
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện phải kiểm toán báo cáo tài chính năm theo quy định hiện hành, kể cả khi quy mô nhỏ. Điều này thêm một bên thứ ba vào quan hệ: công ty kiểm toán.
Hợp đồng kế toán nên ghi rõ:
- Đơn vị kế toán chuẩn bị hồ sơ cho kiểm toán gồm những gì, hạn nào.
- Đơn vị có mặt, trả lời câu hỏi của kiểm toán trong phạm vi nào; phần vượt tính ra sao.
- Khi kiểm toán đề nghị điều chỉnh số liệu, ai quyết định chấp nhận (chủ sở hữu hoặc người đại diện, không phải đơn vị kế toán), và đơn vị cập nhật sổ, tờ khai bổ sung trong bao lâu.
Không nên để cùng một đơn vị vừa làm kế toán vừa kiểm toán cho công ty, vì kiểm toán cần độc lập với người lập số liệu. Nếu một nhóm dịch vụ chào cả hai, hỏi rõ họ tách người và tách pháp nhân thế nào.
Giao dịch với công ty mẹ và khoản trả ra nước ngoài
Công ty vốn nước ngoài nhỏ gần như luôn có giao dịch với bên liên kết: mua dịch vụ quản lý, phí bản quyền, vay vốn, hoặc bán hàng cho công ty mẹ. Những giao dịch này có ba điểm cần có người chịu trách nhiệm trong hợp đồng:
- Giao dịch liên kết. Quy định quản lý thuế giao dịch liên kết (từ ngày 1/7/2026 là Nghị định 255/2026/NĐ-CP) có thể yêu cầu kê khai thông tin và chuẩn bị hồ sơ về giá giao dịch. Nội dung cụ thể và các trường hợp được miễn cần tra ở văn bản; hợp đồng chỉ cần ghi ai xác định công ty thuộc trường hợp nào và ai chuẩn bị phần kê khai.
- Thuế nhà thầu nước ngoài. Khoản trả cho công ty mẹ hoặc bên nước ngoài khác về dịch vụ, bản quyền, lãi vay có thể phát sinh thuế nhà thầu mà công ty Việt Nam khai, nộp thay. Đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất.
- Chi phí được trừ. Khoản chi trả cho bên liên kết cần hợp đồng, chứng từ chứng minh dịch vụ có thật và có lợi cho công ty Việt Nam.
Nếu đơn vị kế toán không làm phần giao dịch liên kết, ghi rõ loại trừ và chỉ định ai làm. Đừng để khoảng trống này tới lúc quyết toán mới phát hiện.
Người đại diện ở nước ngoài: ai ký và ký thế nào
Khi người đại diện theo pháp luật không thường xuyên ở Việt Nam, hồ sơ cần chữ ký dễ bị kẹt. Hợp đồng và quy trình nội bộ nên giải quyết trước:
- Chữ ký số của doanh nghiệp dùng để nộp tờ khai: ai giữ, ai được dùng, ai phê duyệt trước khi ký. Hình thức ký từ xa giúp người ở nước ngoài ký được, nhưng vẫn phải có quy trình duyệt nội dung trước.
- Văn bản giấy cần chữ ký tay (một số hồ sơ với ngân hàng, cơ quan nhà nước): gửi thế nào, bao lâu, có uỷ quyền cho người ở Việt Nam ký thay trong phạm vi nào.
- Người được uỷ quyền tại Việt Nam: nếu có, giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn. Đơn vị kế toán không nên là người được uỷ quyền ký thay người đại diện cho các quyết định của doanh nghiệp.
Điều kiện với người đại diện là người nước ngoài (cư trú, giấy phép) có quy định riêng; xem thêm các bài về người đại diện là người nước ngoài trên Đại Diện Pháp Luật.
Ví dụ giả định: một công ty phần mềm do một nhà đầu tư cá nhân lập
Giả sử một kỹ sư nước ngoài lập công ty phần mềm tại Việt Nam, mười lăm nhân viên, làm gia công cho công ty mẹ của chính mình ở nước ngoài. Anh ấy ở Việt Nam một nửa thời gian, không đọc tiếng Việt.
Hợp đồng kế toán đầu tiên của công ty là mẫu dùng cho doanh nghiệp trong nước, dịch sang tiếng Anh. Năm đầu trôi qua, đến lúc kiểm toán mới lộ ra: phí dịch vụ công ty mẹ thu lại mỗi quý chưa khai thuế nhà thầu; giá dịch vụ bán cho công ty mẹ chưa có tài liệu nào giải thích cách xác định; báo cáo tài chính người đại diện đã ký bằng chữ ký số mà chưa từng đọc bản dịch.
Khi ký lại, công ty bổ sung: bản dịch báo cáo tài chính trước khi ký; báo cáo tháng bằng tiếng Anh gửi trước ngày cố định; một điều khoản về giao dịch liên kết ghi rõ đơn vị kế toán rà mỗi quý và báo những khoản có thể phát sinh thuế nhà thầu; quy trình duyệt tờ khai qua email trước khi ký số. Không điều khoản nào phức tạp — chỉ là trước đó không ai viết ra.
Tự kiểm tra ở đâu khi ở xa
Người đại diện ở nước ngoài vẫn tự kiểm tra được phần lớn tình trạng thuế của công ty:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: đăng nhập được từ bất kỳ đâu, xem tờ khai đã nộp, thông báo, số còn phải nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem hoá đơn công ty đã lập cho công ty mẹ và khách hàng khác.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xác nhận trạng thái mã số thuế của công ty.
Yêu cầu đơn vị kế toán hướng dẫn một lần cách đọc các màn hình này bằng ngôn ngữ người đại diện hiểu. Mỗi quý tự xem một lần là đủ để phát hiện độ vênh giữa báo cáo nhận được và thực tế trên hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Công ty vốn nước ngoài nhỏ có bắt buộc kiểm toán không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện phải kiểm toán báo cáo tài chính năm, không phân biệt quy mô. Nên hỏi đơn vị kế toán về lịch phối hợp với kiểm toán ngay khi ký.
Hợp đồng kế toán có nhất thiết phải song ngữ không?
Không bắt buộc, nhưng nếu người đại diện hoặc chủ sở hữu không đọc được tiếng Việt thì nên song ngữ để họ hiểu mình đang cam kết gì. Ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt.
Đơn vị kế toán có làm luôn phần giao dịch liên kết không?
Tuỳ đơn vị. Phần này đòi hỏi hiểu quy định riêng về giao dịch liên kết; nhiều gói kế toán cơ bản không gồm. Hỏi thẳng và ghi vào hợp đồng là có hay loại trừ.
Người đại diện ở nước ngoài có ký báo cáo tài chính bằng chữ ký số được không?
Việc nộp hồ sơ điện tử dùng chữ ký số của doanh nghiệp; hình thức ký từ xa giúp người ở xa ký được. Điều quan trọng là họ phải được đọc và duyệt nội dung trước khi ký, nên có quy trình gửi bản dịch và xác nhận.
Công ty mẹ muốn tự làm kế toán từ nước ngoài được không?
Sổ sách và hồ sơ thuế của công ty Việt Nam phải đáp ứng quy định Việt Nam và thường cần người ở Việt Nam làm việc với cơ quan thuế khi cần. Công ty mẹ có thể giám sát, nhưng nên có đơn vị hoặc nhân sự tại Việt Nam chịu trách nhiệm phần tuân thủ.
Đổi đơn vị kế toán thì cần báo công ty kiểm toán không?
Nên báo, vì kiểm toán cần biết ai lập số liệu của từng giai đoạn trong năm và cần đầu mối để hỏi. Ghi thời điểm chuyển giao trong biên bản bàn giao để kiểm toán đối chiếu.
