Cách chắc nhất để biết một đơn vị kế toán hay đại lý thuế làm được việc hay không là giao cho họ một việc nhỏ, có phạm vi rõ, có trả phí, trước khi ký hợp đồng cả năm. Ví dụ: rà soát tờ khai thuế giá trị gia tăng một quý gần nhất đối chiếu với hoá đơn trên cổng, hoặc đọc báo cáo tài chính năm trước và chỉ ra những điểm cần giải thích. Kết quả của việc thử cho biết điều mà chứng chỉ, danh sách công khai và lời giới thiệu không cho biết: họ đọc số liệu kỹ đến đâu và nói lại với chủ doanh nghiệp có dễ hiểu không.
Kiểm tra tư cách hành nghề là bước bắt buộc — đơn vị phải được phép làm trước đã. Việc làm thử là bước tiếp theo, trả lời câu hỏi khác: trong số những đơn vị được phép, đơn vị nào hợp với doanh nghiệp mình.
Tư cách hành nghề và năng lực thật là hai câu hỏi khác nhau
| Kiểm tra tư cách | Làm thử | |
|---|---|---|
| Trả lời câu hỏi | Đơn vị có được phép cung cấp dịch vụ không | Đơn vị làm việc này tốt đến đâu, với doanh nghiệp này |
| Dựa vào | Danh sách công khai, giấy xác nhận, chứng chỉ của người phụ trách | Sản phẩm cụ thể trên dữ liệu thật của doanh nghiệp |
| Khi nào làm | Trước mọi việc khác | Sau khi tư cách đã rõ, trước khi ký dài hạn |
| Chi phí | Thời gian tra cứu | Một khoản phí nhỏ và một ít dữ liệu |
Đừng đảo thứ tự. Giao dữ liệu cho một đơn vị chưa rõ tư cách chỉ để “thử xem” là mở cửa cho rủi ro bảo mật mà không có ràng buộc nghề nghiệp nào đi kèm.
Chọn việc thử nào cho đúng
Việc thử tốt có ba đặc điểm: nhỏ (vài ngày làm việc), dùng dữ liệu thật nhưng giới hạn, và có đáp án mà doanh nghiệp tự đối chiếu được. Một vài lựa chọn:
- Rà soát tờ khai giá trị gia tăng một quý: so tờ khai đã nộp với hoá đơn đầu vào, đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử. Sản phẩm: danh sách hoá đơn lệch, hoá đơn có dấu hiệu cần kiểm tra, nhận xét về chứng từ thanh toán.
- Đọc báo cáo tài chính năm trước: chỉ ra khoản mục bất thường, câu hỏi cơ quan thuế có thể đặt ra khi quyết toán. Sản phẩm: một hai trang nhận xét.
- Rà bảng lương ba tháng: đối chiếu với hợp đồng, tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, danh sách đóng bảo hiểm. Sản phẩm: các điểm không khớp.
- Kiểm tra mười nhà cung cấp lớn nhất: trạng thái mã số thuế, ngành nghề, hoá đơn đã nhận. Sản phẩm: bảng ghi chú từng nhà cung cấp.
Chọn việc gắn với nỗi lo lớn nhất hiện tại của doanh nghiệp. Nếu đang lo về hoá đơn đầu vào, đừng thử bằng bảng lương.
Giới hạn dữ liệu và bảo mật khi làm thử
Việc thử vẫn dùng dữ liệu thật, nên áp dụng mức bảo mật như với hợp đồng chính thức, nhưng giới hạn phạm vi:
- Ký thoả thuận bảo mật ngắn trước khi gửi dữ liệu, ghi rõ dữ liệu chỉ dùng cho việc thử, hạn xoá bản sao khi không ký tiếp.
- Chỉ gửi đúng phần cần: tờ khai và bảng kê hoá đơn một quý, không gửi toàn bộ sổ sách.
- Không giao tài khoản, không giao chữ ký số. Doanh nghiệp tự tải dữ liệu từ tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn rồi gửi. Đơn vị nào đòi mật khẩu để “tự vào xem cho nhanh” trong giai đoạn thử là đơn vị chưa hiểu ranh giới.
- Gửi qua một kênh có lưu vết, để sau này biết đã gửi gì cho ai.
Trả phí cho việc thử — và vì sao không nên nhận làm miễn phí
Nhiều đơn vị sẵn sàng “xem thử miễn phí” để lấy khách. Nghe có lợi, nhưng có ba vấn đề:
- Làm miễn phí thì đơn vị thường giao cho người rảnh nhất, không phải người sẽ phụ trách hồ sơ thật. Kết quả không phản ánh chất lượng về sau.
- Không có hợp đồng thì không có trách nhiệm về kết quả, và ràng buộc bảo mật yếu.
- Lời nhận xét miễn phí thường có mục đích bán hàng: phóng đại vấn đề để chào gói lớn.
Một khoản phí nhỏ, thoả thuận theo phạm vi việc thử, đổi lại một sản phẩm đúng nghĩa và quyền yêu cầu chính người sẽ phụ trách hồ sơ làm việc thử. Nói rõ điều đó khi đặt việc.
Đọc kết quả việc thử: năm dấu hiệu tốt, bốn dấu hiệu đáng ngại
Dấu hiệu tốt:
- Kết quả chỉ ra chỗ cụ thể: số hoá đơn, kỳ, khoản mục — không chỉ nói chung “còn nhiều rủi ro”.
- Phân biệt được chỗ sai chắc chắn và chỗ cần hỏi thêm.
- Có đề xuất xử lý kèm mức độ ưu tiên, và nói rõ việc nào doanh nghiệp tự làm được.
- Đặt câu hỏi ngược lại cho doanh nghiệp về những điểm họ không thể biết từ số liệu.
- Trình bày được bằng lời dễ hiểu cho người không làm kế toán.
Dấu hiệu đáng ngại:
- Kết luận “mọi thứ đều ổn” sau khi chỉ xem qua — hầu như không có hồ sơ nào hoàn toàn không có điểm cần hỏi.
- Kết luận “rất nguy hiểm, phải làm lại hết” mà không chỉ ra được chỗ nào.
- Gợi ý cách “xử lý” mang tính lách: bổ sung hoá đơn cho kỳ đã qua, điều chỉnh số cho khớp mà không có chứng từ.
- Không đúng hạn đã hứa cho một việc nhỏ. Việc nhỏ trễ thì việc lớn khó đúng hạn.
Buổi nghe trình bày kết quả: hỏi gì trong ba mươi phút
Đừng chỉ nhận tệp kết quả qua email. Xin một buổi ngắn, trực tiếp hoặc gọi video, để người đã làm việc thử trình bày. Buổi này cho biết nhiều hơn cả bản kết quả, vì nó cho thấy cách họ sẽ làm việc với doanh nghiệp hằng tháng. Mấy câu nên hỏi:
- “Điểm nào anh chị lo nhất, và vì sao?” Người hiểu việc sẽ xếp được thứ tự ưu tiên, không coi mọi điểm nặng như nhau.
- “Điểm này nếu để nguyên thì chuyện gì có thể xảy ra?” Nghe xem họ mô tả hậu quả có chừng mực hay dọa cho sợ.
- “Anh chị cần doanh nghiệp cung cấp thêm gì để kết luận chắc?” Câu trả lời cho biết họ phân biệt được điều đã biết và điều còn đoán.
- “Nếu ký, tháng đầu tiên anh chị làm gì trước?” Có kế hoạch cụ thể là dấu hiệu tốt.
Để ý cả cách họ nói: có dùng từ mà chủ doanh nghiệp hiểu, có chịu giải thích lại khi được hỏi, có thừa nhận chỗ mình chưa chắc. Đó là những thứ sẽ lặp lại mỗi tháng trong suốt thời gian hợp tác.
Ví dụ giả định: hai đơn vị cùng rà một quý
Giả sử một công ty in ấn giao cho hai đơn vị cùng rà tờ khai giá trị gia tăng quý hai, cùng một bộ dữ liệu.
Đơn vị thứ nhất gửi lại sau hai ngày, một trang: “Tờ khai khớp hoá đơn, không phát hiện sai sót.” Đơn vị thứ hai gửi sau bốn ngày, ba trang: tờ khai khớp tổng, nhưng có hai hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên chưa thấy chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15), một nhà cung cấp giấy đã chuyển trạng thái trên trang tra cứu sau ngày xuất hoá đơn, và một câu hỏi: khoản chuyển tiền cho một cá nhân hằng tháng là tiền thuê kho hay khoản khác?
Đơn vị thứ hai không nhất thiết đắt hơn hay “giỏi hơn” về mọi mặt. Nhưng họ cho thấy cách họ nhìn vào số liệu — và đó là cách họ sẽ nhìn vào sổ sách cả năm của công ty.
Sau việc thử và tự kiểm tra ở đâu
Dù chọn ai, kết quả việc thử vẫn có giá trị: đó là danh sách việc cần xử lý của chính doanh nghiệp. Nếu ký với đơn vị đã làm thử, đưa các điểm họ phát hiện vào danh sách việc của tháng đầu tiên. Nếu không ký, yêu cầu họ xác nhận đã xoá dữ liệu theo thoả thuận.
Để tự đối chiếu kết quả việc thử, doanh nghiệp dùng chính ba nguồn mà đơn vị dùng: cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu vào, đầu ra của quý), tài khoản thuế điện tử (tờ khai đã nộp) và trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái nhà cung cấp). Chọn ngẫu nhiên hai ba điểm trong kết quả và tự tra lại. Khớp thì tin được phần còn lại; không khớp thì hỏi ngay.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị từ chối làm thử có phải là dấu hiệu xấu không?
Không hẳn. Có đơn vị không nhận việc lẻ vì lịch kín hoặc chính sách riêng. Khi đó, hỏi xin một sản phẩm mẫu đã ẩn thông tin khách hàng (báo cáo rà soát, bản nhận xét) để hình dung cách họ làm việc.
Nên thử cùng lúc bao nhiêu đơn vị?
Hai là đủ để so sánh. Nhiều hơn thì dữ liệu phải gửi cho nhiều bên, tăng rủi ro bảo mật và tốn thời gian đọc kết quả.
Có nên thử bằng việc khai một tờ khai thật không?
Không nên. Tờ khai thật nộp lên cơ quan thuế là trách nhiệm của doanh nghiệp, làm thử mà sai thì phải xử lý thật. Việc thử nên là rà soát, nhận xét, không phải nộp hồ sơ.
Việc thử có cần hợp đồng không?
Nên có một văn bản ngắn: phạm vi, dữ liệu gửi, hạn hoàn thành, phí, bảo mật và xoá dữ liệu. Một trang là đủ.
Kết quả việc thử phát hiện sai sót ở kỳ trước thì làm gì?
Đó là thông tin có giá trị. Hỏi đơn vị mức độ ảnh hưởng và hướng xử lý, rồi quyết định có cần khai bổ sung hay không. Không nên để việc này chờ tới khi ký hợp đồng dài hạn.
Có nên hỏi ý kiến đơn vị kế toán hiện tại về kết quả việc thử?
Nếu vẫn đang làm với đơn vị cũ, đưa họ xem các điểm phát hiện là cách công bằng để nghe giải thích. Có điểm họ có câu trả lời mà đơn vị làm thử không biết; có điểm là sai sót thật cần sửa.
