Theo các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán hiện hành, doanh nghiệp siêu nhỏ thuộc nhóm được bố trí người phụ trách kế toán mà không bắt buộc bố trí kế toán trưởng. Nhưng “không bắt buộc kế toán trưởng” không có nghĩa là không cần ai: doanh nghiệp vẫn phải có người phụ trách kế toán đủ tiêu chuẩn, hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Hai chỗ hay sai: tự coi mình là doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ vì “ít người”, trong khi tiêu chí còn tính cả doanh thu hoặc nguồn vốn; và giao việc kế toán cho người không được phép làm, thường là người nhà của chủ. Quy định về tiêu chuẩn và các trường hợp cụ thể có thể được sửa đổi, nên đối chiếu văn bản đang hiệu lực trước khi quyết định.
Xác định doanh nghiệp siêu nhỏ: không chỉ đếm người
Doanh nghiệp siêu nhỏ được xác định theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, dựa trên hai nhóm tiêu chí:
- Số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm — không phải số người đang làm, càng không phải số người ghi trong danh sách.
- Tổng doanh thu năm hoặc tổng nguồn vốn — thường chỉ cần đáp ứng một trong hai.
Ngưỡng cụ thể khác nhau theo lĩnh vực (nông nghiệp, công nghiệp và xây dựng, thương mại và dịch vụ) và được quy định trong văn bản hướng dẫn. Tiêu đề “dưới mười nhân viên” hay được dùng cho dễ nói, nhưng một doanh nghiệp ba người có doanh thu lớn có thể không còn là siêu nhỏ.
Việc xác định nên làm lại mỗi năm, dựa trên số liệu năm trước. Doanh nghiệp tăng trưởng có thể ra khỏi nhóm siêu nhỏ lúc nào không hay.
Không bắt buộc kế toán trưởng không có nghĩa là để trống
Doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn phải tổ chức công tác kế toán: ghi sổ, lập báo cáo tài chính, lưu chứng từ, khai thuế. Luật Kế toán cho phép doanh nghiệp làm việc này theo một trong các cách: bố trí người làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Người được giao phụ trách kế toán cũng phải đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định, và không thuộc các trường hợp không được làm kế toán. Luật Kế toán có liệt kê các trường hợp này, trong đó có người có quan hệ gia đình gần với người quản lý, điều hành, và người đang giữ một số vị trí như thủ quỹ, thủ kho — kèm ngoại lệ cho một số loại hình doanh nghiệp. Danh sách chính xác và ngoại lệ nên đọc trong văn bản, vì doanh nghiệp gia đình rất hay rơi vào đúng những trường hợp này.
Ba cách bố trí hợp lệ và hợp với ai
| Cách | Hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Người phụ trách kế toán nội bộ | Doanh nghiệp đã có nhân viên có chuyên môn kế toán, không thuộc diện bị cấm | Người này vẫn cần được hỗ trợ khi quyết toán, gặp nghiệp vụ lạ |
| Thuê dịch vụ kế toán | Doanh nghiệp không có người, muốn một đơn vị lo toàn bộ | Đơn vị phải đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán; doanh nghiệp vẫn cần người gom chứng từ |
| Thuê dịch vụ kế toán trưởng | Doanh nghiệp có kế toán nội bộ nhưng cần người chuyên môn cao soát xét, ký báo cáo | Không bắt buộc, cân nhắc theo nhu cầu thật |
Với doanh nghiệp siêu nhỏ, cách thứ hai phổ biến nhất. Đại lý thuế cũng được cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định hiện hành — một lựa chọn nữa nếu doanh nghiệp đang dùng đại lý thuế cho phần khai thuế.
Khi nào nên có kế toán trưởng dù không bắt buộc
- Chuẩn bị vay vốn ngân hàng: ngân hàng thường xem báo cáo tài chính kỹ hơn, và có người chuyên môn ký, giải trình giúp hồ sơ thuận hơn.
- Gọi vốn, nhận nhà đầu tư: nhà đầu tư cần số liệu đáng tin và người chịu trách nhiệm về số liệu.
- Làm việc với đối tác lớn, dự thầu: một số bên yêu cầu hồ sơ năng lực tài chính có chữ ký kế toán trưởng.
- Sắp vượt ngưỡng siêu nhỏ: có kế toán trưởng từ trước giúp chuyển đổi chế độ kế toán, bộ máy không bị gấp.
- Hoạt động có ưu đãi thuế, giao dịch liên kết, xuất nhập khẩu: nghiệp vụ phức tạp cần người có chuyên môn sâu tổ chức từ đầu.
Ngược lại, doanh nghiệp ít giao dịch, một chủ, không vay vốn, không có kế hoạch mở rộng thì chưa cần. Bố trí thừa cũng là chi phí.
Khi doanh nghiệp vượt ngưỡng siêu nhỏ
Khi số liệu năm trước cho thấy doanh nghiệp không còn là siêu nhỏ, cần xem lại cùng lúc:
- Chế độ kế toán đang áp dụng có còn phù hợp không; chuyển đổi từ đầu năm tài chính nào.
- Có phải bố trí kế toán trưởng theo quy định không; nếu có, bổ nhiệm nội bộ hay thuê ngoài.
- Các ưu đãi đang hưởng có điều kiện gắn với quy mô không — ví dụ chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới theo Nghị quyết 198/2025/QH15 có điều kiện riêng cần kiểm lại.
- Thuế suất thu nhập doanh nghiệp theo Luật 67/2025/QH15: 15% cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% cho trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, 20% phổ thông. Doanh thu tăng có thể làm đổi mức thuế suất áp dụng.
Nên làm việc này ngay sau khi chốt số liệu năm, không đợi tới quyết toán năm sau mới phát hiện.
Ví dụ giả định: một công ty gia đình bán hàng trực tuyến
Giả sử một cặp vợ chồng lập công ty trách nhiệm hữu hạn bán quần áo trực tuyến, chồng làm giám đốc, vợ lo đơn hàng và thu tiền. Năm đầu có hai nhân viên đóng gói, doanh thu nhỏ. Công ty thuộc nhóm siêu nhỏ, không bắt buộc kế toán trưởng.
Ý định ban đầu là để vợ “làm luôn sổ sách”. Nhưng vợ là người thu tiền, lại có quan hệ vợ chồng với giám đốc — đúng hai điểm cần đối chiếu với danh sách trường hợp không được làm kế toán trong Luật Kế toán, tuỳ loại hình công ty. Cách an toàn hơn: thuê một đơn vị dịch vụ kế toán đủ điều kiện ghi sổ, lập báo cáo và khai thuế; vợ tiếp tục thu tiền, gom chứng từ, đối chiếu doanh thu từng sàn mỗi tuần.
Năm thứ ba, doanh thu tăng mạnh và công ty định vay vốn mở kho. Lúc này mới đáng cân nhắc thêm dịch vụ kế toán trưởng: có người chuyên môn soát xét, ký báo cáo tài chính và làm việc với ngân hàng. Cùng lúc, cần kiểm lại công ty còn thuộc nhóm siêu nhỏ và mức thuế suất thu nhập doanh nghiệp nào đang áp dụng.
Tự kiểm tra ở đâu
Để biết số lao động tham gia bảo hiểm bình quân, xem dữ liệu trên cổng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Doanh thu năm lấy từ báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, đối chiếu với tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử. Tổng nguồn vốn lấy từ bảng cân đối kế toán.
Có ba con số đó, so với ngưỡng trong văn bản hướng dẫn về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hiệu lực là biết mình thuộc nhóm nào. Còn phân vân về cách bố trí người làm kế toán cho đúng, hỏi đơn vị dịch vụ kế toán đang dùng hoặc thuế cơ sở quản lý. Muốn đọc thêm từ góc chủ doanh nghiệp làm việc với kế toán, có thể xem phần chủ doanh nghiệp cần biết trên Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Vợ của giám đốc làm kế toán cho công ty có được không?
Luật Kế toán có quy định các trường hợp không được làm kế toán vì quan hệ gia đình gần với người quản lý, điều hành, kèm ngoại lệ cho một số loại hình doanh nghiệp. Cần đọc đúng điều khoản áp dụng cho loại hình của công ty mình trước khi bố trí.
Doanh nghiệp siêu nhỏ có phải lập báo cáo tài chính không?
Doanh nghiệp siêu nhỏ được áp dụng chế độ kế toán riêng, đơn giản hơn. Loại báo cáo năm phải lập và nộp phụ thuộc chế độ kế toán và phương pháp tính thuế thu nhập doanh nghiệp đang áp dụng; nên hỏi đơn vị kế toán hoặc tra văn bản hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ đang hiệu lực.
Tự làm kế toán bằng bảng tính có được không?
Hình thức ghi sổ có thể linh hoạt, miễn đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán áp dụng và lưu trữ được. Nhưng người làm vẫn phải thuộc diện được làm kế toán, và sổ sách phải lập được báo cáo tài chính đúng.
Không bố trí người làm kế toán cũng không thuê dịch vụ thì sao?
Doanh nghiệp vi phạm quy định về tổ chức công tác kế toán, và thực tế sẽ không có sổ sách để lập báo cáo tài chính, khai thuế đúng. Mức xử phạt cụ thể theo quy định hiện hành, nhưng hệ quả lớn hơn là hồ sơ thuế rối nhiều năm.
Doanh nghiệp mới thành lập có tự động là siêu nhỏ không?
Không tự động. Việc xác định dựa trên tiêu chí về lao động và doanh thu hoặc nguồn vốn. Doanh nghiệp mới thường ước tính theo số liệu thực tế khi bắt đầu và xác định lại khi có số liệu cả năm.
Người phụ trách kế toán có cần chứng chỉ không?
Người phụ trách kế toán phải đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định; tiêu chuẩn này khác với điều kiện của người hành nghề dịch vụ kế toán. Nên đối chiếu văn bản hướng dẫn Luật Kế toán đang hiệu lực.
