Có thể cần, nhưng không phải lúc nào cũng cần. Kế toán nội bộ lo việc ghi chép hằng ngày, giữ chứng từ và nắm tình hình công ty; đại lý thuế là đơn vị có tư cách hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế, được thuê để làm thay hoặc rà lại phần việc thuế theo hợp đồng. Hai vai trò này bổ sung cho nhau chứ không thay nhau. Doanh nghiệp đã có một kế toán vững, giao dịch đơn giản, thì thường chưa phải thuê thêm. Doanh nghiệp có kế toán mới vào nghề, có giao dịch phức tạp hoặc sắp bước vào một việc lớn về thuế thì thuê thêm một bên rà soát là khoản chi hợp lý.
Câu hỏi đúng vì vậy không phải “có kế toán rồi thì thuê làm gì”, mà là phần việc thuế nào đang không có ai kiểm lại. Bài này đi qua những tình huống cụ thể để tự trả lời, rồi chỉ cách chia việc sao cho kế toán nội bộ không thấy bị thay thế và đại lý không làm lại cái người khác đã làm.
Kế toán nội bộ và đại lý thuế làm hai việc khác nhau
Nhiều chủ doanh nghiệp coi hai bên như hai người cùng “làm thuế”, nên nghĩ thuê thêm là trả tiền hai lần cho một việc. Thật ra trọng tâm của họ khác nhau:
| Kế toán nội bộ | Đại lý thuế thuê ngoài | |
|---|---|---|
| Nắm gì | Từng giao dịch, từng chứng từ, con người và thói quen của công ty | Quy định thuế, cách cơ quan thuế thường xem xét hồ sơ, kinh nghiệm từ nhiều khách hàng |
| Mạnh ở | Ghi nhận đủ, đúng thời điểm, đối chiếu với thực tế kho và tiền | Nhìn lại cách xử lý thuế, phát hiện chỗ dễ bị hỏi, cập nhật văn bản mới |
| Điểm yếu thường gặp | Một mình làm lâu, ít người kiểm lại; bận việc hằng ngày nên chậm cập nhật chính sách | Không ở trong công ty nên chỉ biết những gì được gửi sang |
| Tư cách trước cơ quan thuế | Là người của doanh nghiệp | Được làm thủ tục về thuế trong phạm vi hợp đồng với doanh nghiệp |
Điểm cần nhớ: dù có ai làm thay, doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế và người đại diện theo pháp luật vẫn đứng tên. Thuê thêm đại lý không chuyển trách nhiệm đi; nó thêm một lớp kiểm tra và một nguồn hiểu biết mà một kế toán làm một mình khó có đủ.
Bốn tình huống thuê thêm là hợp lý
- Kế toán nội bộ còn ít kinh nghiệm về thuế. Người mới có thể ghi sổ gọn gàng nhưng chưa từng tự làm quyết toán năm, chưa gặp hoá đơn điều chỉnh, chưa trả lời thông báo của cơ quan thuế. Một đại lý rà tờ khai trước khi nộp trong năm đầu giúp người đó học nhanh mà doanh nghiệp không phải trả giá bằng sai sót.
- Có giao dịch ít gặp. Trả tiền cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài, bán tài sản cố định, nhận góp vốn bằng tài sản, giao dịch với công ty liên quan, chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế. Những việc này một năm chỉ có vài lần, kế toán nội bộ ít cơ hội làm quen.
- Sắp có việc lớn về thuế. Quyết toán năm đầu tiên sau khi đổi mô hình kinh doanh, chia tách, sáp nhập, chuyển trụ sở sang tỉnh khác, hoặc có thông báo kiểm tra. Lúc này cần người đã làm nhiều lần đi cùng.
- Chỉ có một người biết mọi thứ. Nếu kế toán nghỉ ốm, nghỉ sinh hay nghỉ việc, không ai trong công ty biết tài khoản nào, hạn nào. Đại lý rà định kỳ vô tình trở thành người thứ hai nắm hồ sơ, giảm rủi ro đứt mạch.
Ba tình huống chưa cần thuê
- Kế toán đã làm nhiều năm, giao dịch lặp lại, ít biến động. Công ty bán một nhóm hàng trong nước, khách quen, không có giao dịch nước ngoài. Tiền thuê thêm có thể dành cho việc khác, ví dụ cho kế toán đi học cập nhật chính sách.
- Vấn đề thật nằm ở chứng từ, không ở thuế. Nếu hoá đơn gửi chậm, chủ doanh nghiệp tự chi không báo, kho không kiểm, thì đại lý nào cũng chỉ làm được trên số liệu đã sai. Sửa cách gửi chứng từ trước.
- Muốn thuê để “có người chịu” thay. Như đã nói, trách nhiệm với cơ quan thuế không chuyển đi được. Hợp đồng chỉ phân chia trách nhiệm giữa hai bên với nhau.
Có một phương án ở giữa: không thuê trọn năm mà thuê theo việc — một lượt rà soát trước quyết toán, hoặc một buổi tư vấn khi có giao dịch lạ. Với nhiều doanh nghiệp đã có kế toán vững, như vậy là đủ.
Chia việc thế nào để không chồng chéo
Hai bên cùng đụng vào hồ sơ thuế mà không chia rõ thì dễ xảy ra ba chuyện: cùng nộp một tờ khai, không ai nộp vì tưởng bên kia nộp, hoặc bên này sửa số liệu mà bên kia không biết. Chia theo một trong ba kiểu sau, và ghi ra giấy:
| Kiểu chia | Kế toán nội bộ | Đại lý thuế | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Rà soát | Ghi sổ, lập tờ khai, nộp | Xem lại trước khi nộp, góp ý, không trực tiếp nộp | Kế toán đã quen việc, cần người kiểm lại |
| Chia theo loại thuế | Tờ khai giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân hằng kỳ | Quyết toán thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ hoàn thuế, giao dịch nước ngoài | Công ty có một vài mảng phức tạp |
| Đại lý làm thuế | Ghi sổ, giữ chứng từ, gửi số liệu | Lập và nộp toàn bộ tờ khai | Kế toán nội bộ thiên về hành chính, sổ sách |
Trong cả ba kiểu, nên chỉ định rõ ai là người bấm nộp trên tài khoản thuế điện tử. Một người bấm nộp, người kia chỉ xem. Nguyên tắc nhỏ này tránh được phần lớn chuyện nộp trùng hoặc nộp sót.
Phối hợp hằng tháng giữa kế toán nội bộ và đại lý
Phần lớn va chạm giữa hai bên đến từ cảm giác bị kiểm soát hoặc bị làm thay. Nói trước với kế toán nội bộ rằng đại lý đến để đỡ phần khó, không phải để đánh giá người đang làm. Sau đó dựng một nhịp làm việc đơn giản:
- Kế toán nội bộ chốt số liệu kỳ trước theo một ngày cố định trong tháng.
- Đại lý nhận số liệu, xem lại, gửi góp ý bằng văn bản (thư điện tử, tin nhắn có lưu) — không góp ý miệng.
- Kế toán nội bộ sửa hoặc giải thích lý do giữ nguyên.
- Người được chỉ định nộp tờ khai, lưu bản đã nộp vào thư mục chung.
- Mỗi quý một buổi ngắn ba bên: chủ doanh nghiệp, kế toán, đại lý — điểm lại những chỗ đã góp ý và thay đổi chính sách sắp áp dụng.
Tránh để đại lý trao đổi riêng với chủ doanh nghiệp về sai sót của kế toán mà kế toán không biết. Làm vậy vài lần là kế toán nội bộ sẽ thôi gửi đủ số liệu, và lớp kiểm tra thứ hai mất tác dụng.
Ví dụ giả định: công ty thương mại có một kế toán lo mọi việc
Giả sử một công ty phân phối thiết bị vệ sinh có mười lăm nhân viên, một kế toán làm được bốn năm. Năm nay công ty bắt đầu nhập hàng trực tiếp từ nước ngoài thay vì mua qua nhà phân phối trong nước, và trả phí bản quyền phần mềm quản lý kho cho một công ty ở nước ngoài.
Kế toán vẫn làm tốt phần bán hàng trong nước. Nhưng hai giao dịch mới kéo theo những câu hỏi chưa từng gặp: khoản trả ra nước ngoài có phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế thay không, tỷ giá ghi nhận thế nào, hồ sơ nhập khẩu cần đi kèm gì khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Phương án hợp lý ở đây là thuê đại lý theo kiểu chia theo loại việc: đại lý lo phần giao dịch nước ngoài và rà quyết toán năm; kế toán giữ nguyên phần còn lại. Sau một năm, kế toán đã quen với giao dịch mới, doanh nghiệp có thể thu hẹp lại thành rà soát trước quyết toán. Chi phí giảm dần theo mức độ tự làm được của người nội bộ — đó là dấu hiệu việc thuê thêm đã đúng.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi có hai bên cùng làm
Chủ doanh nghiệp không cần hiểu từng dòng tờ khai để biết hai bên có phối hợp tốt không. Mỗi quý, tự xem ba chỗ:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: danh sách tờ khai đã nộp, ngày nộp, có tờ khai nào nộp hai lần hoặc có tờ khai bổ sung bất thường không.
- Cổng hoá đơn điện tử: số hoá đơn đầu vào, đầu ra trong kỳ có tương đương với những gì kế toán báo cáo không.
- Thông báo từ cơ quan thuế quản lý: có thông báo nào gửi về mà chủ doanh nghiệp chưa được nghe kể lại không.
Nếu cần kiểm lại tư cách của đơn vị định thuê, đọc thêm cách phân biệt đơn vị đăng ký ngành kế toán với đại lý thuế. Đăng ký ngành nghề kế toán trên giấy chứng nhận doanh nghiệp không có nghĩa là đơn vị đó đủ điều kiện làm đại lý thuế.
Câu hỏi thường gặp
Thuê đại lý thuế rồi có nên cho kế toán nội bộ nghỉ không?
Chỉ nên cân nhắc khi đại lý nhận luôn cả phần ghi sổ, giữ chứng từ và đối chiếu hằng ngày — tức là chuyển sang thuê dịch vụ kế toán trọn phần. Đại lý thuế đơn thuần làm thủ tục thuế trên số liệu có sẵn; không có người trong công ty gom chứng từ thì số liệu đầu vào sẽ thiếu.
Kế toán nội bộ có thể phản đối việc thuê đại lý không?
Có thể lo ngại, và nên nghe lý do. Thường lo ngại đến từ việc sợ bị đánh giá hoặc bị thay. Nói rõ phạm vi, để kế toán tham gia chọn đơn vị và giữ vai trò chính ở phần việc hằng ngày sẽ bớt va chạm.
Đại lý thuế có được sửa số liệu trên phần mềm kế toán của công ty không?
Tuỳ thoả thuận, nhưng nên hạn chế. Cách an toàn là đại lý góp ý, kế toán nội bộ sửa, để một người chịu trách nhiệm cho sổ sách. Nếu cần cho đại lý quyền sửa, cấp tài khoản riêng để có lịch sử thao tác.
Doanh nghiệp nhỏ có một kế toán kiêm nhiệm hành chính thì nên thuê kiểu nào?
Thường hợp với kiểu đại lý làm phần thuế, người kiêm nhiệm lo gom chứng từ và ghi nhận ban đầu. Người kiêm nhiệm ít thời gian theo dõi thay đổi chính sách, nên phần lập tờ khai và quyết toán giao cho bên chuyên hơn.
Thuê đại lý theo việc một lần có cần hợp đồng không?
Có. Dù chỉ một lượt rà soát, vẫn cần văn bản ghi phạm vi, số liệu được giao, thời hạn trả kết quả và cách bảo mật. Khi có tranh chấp về kết quả rà soát, văn bản này là căn cứ duy nhất.
Làm sao biết đại lý góp ý đúng hay kế toán nội bộ đúng khi hai bên khác ý?
Yêu cầu mỗi bên ghi lý do và căn cứ bằng văn bản, nêu văn bản pháp luật đang áp dụng. Nếu vẫn chưa ngã ngũ, có thể hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc bộ phận hỗ trợ người nộp thuế. Đừng quyết theo bên nói to hơn.
