Chọn nhà cung cấp chữ ký số: thời hạn, gia hạn và hỗ trợ

Khi chọn nhà cung cấp chữ ký số, nên xét năm điểm: nhà cung cấp là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép; thời hạn chứng thư tính thế nào; gia hạn có dễ và có nhắc trước không; hỗ trợ kỹ thuật có người trực vào mùa cao điểm không; và chữ ký số có dùng được trên các hệ thống doanh nghiệp cần không. Giá là điểm thứ sáu.

Chữ ký số là thứ ít ai để ý cho tới khi nó không dùng được. Và thời điểm nó không dùng được thường rơi đúng ngày cuối nộp tờ khai hay quyết toán, khi mọi đường dây hỗ trợ đều bận. Chọn nhà cung cấp, vì vậy, chủ yếu là chọn cách mình sẽ được giúp vào đúng ngày tệ nhất.

Chữ ký số dùng vào những việc gì

Trước khi chọn, liệt kê chữ ký số sẽ được dùng ở đâu. Với một doanh nghiệp bình thường, danh sách thường dài hơn người ta nghĩ:

• Nộp tờ khai, nộp thuế điện tử trên tài khoản thuế điện tử.
• Ký hoá đơn điện tử.
• Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
• Khai hải quan, nếu có xuất nhập khẩu.
• Giao dịch ngân hàng điện tử ở một số ngân hàng.
• Ký hợp đồng điện tử, văn bản điện tử với đối tác.
• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thủ tục hành chính trực tuyến.

Chữ ký số ký được tất cả những việc trên nghĩa là mất quyền kiểm soát chữ ký số là mất quyền kiểm soát nhiều thứ cùng lúc. Và hết hạn cũng làm tê liệt nhiều việc cùng lúc.

Cũng nên phân biệt chữ ký số của tổ chức (chứng thư cấp cho doanh nghiệp, gắn với mã số thuế) và chữ ký số của cá nhân trong tổ chức (cấp cho một người cụ thể, như giám đốc hay kế toán trưởng, kèm tên doanh nghiệp). Hệ thống nào nhận loại nào, việc nào cần chữ ký của tổ chức, việc nào cần chữ ký của cá nhân có thẩm quyền — hỏi rõ trước khi mua để không mua thừa hoặc mua thiếu.

Tư cách của nhà cung cấp

Chữ ký số dùng cho giao dịch với cơ quan nhà nước là chữ ký số công cộng, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp chứng thư. Hoạt động này cần giấy phép theo Luật Giao dịch điện tử. Cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực điện tử công khai danh sách các tổ chức đang được cấp phép.

Điều cần kiểm:

1. Đơn vị bán cho mình là chính tổ chức được cấp phép hay đại lý của tổ chức đó. Mua qua đại lý không sai, nhưng cần biết khi có sự cố thì liên hệ ai.
2. Tổ chức cấp phép có tên trong danh sách công khai tại thời điểm mua.
3. Chứng thư số của mình được hệ thống thuế, hoá đơn, bảo hiểm xã hội chấp nhận — hỏi, và thử ngay sau khi nhận.

Bài này không so sánh hay xếp hạng tổ chức nào. Chọn trong danh sách được cấp phép, rồi xét các tiêu chí dưới đây.

Thời hạn chứng thư và cách tính

Gói chữ ký số thường bán theo thời hạn (một năm, hai năm, ba năm…). Những câu nên hỏi:

• Thời hạn tính từ ngày nào: từ ngày ký hợp đồng, ngày cấp chứng thư hay ngày kích hoạt?
• Gia hạn trước khi hết hạn: thời gian còn lại có được cộng vào kỳ mới không, hay kỳ mới bắt đầu ngay ngày gia hạn?
• Gia hạn sau khi đã hết hạn: dùng lại thiết bị cũ được không, hay phải cấp mới, có phải đăng ký lại với cơ quan thuế không?
• Thiết bị có thời hạn bảo hành riêng không; hỏng thiết bị thì đổi thế nào.

Câu thứ hai nghe nhỏ nhưng quyết định doanh nghiệp có dám gia hạn sớm hay không. Nếu gia hạn sớm bị mất phần thời gian còn lại, người ta có xu hướng chờ tới sát hạn — và đó là lúc rủi ro nhất.

Quy trình gia hạn và thông báo

Phần lớn sự cố chữ ký số không phải kỹ thuật mà là không ai biết nó sắp hết hạn. Hỏi nhà cung cấp:

1. Thông báo sắp hết hạn gửi trước bao lâu, qua kênh nào (thư điện tử, tin nhắn, cuộc gọi).
2. Thông báo gửi tới ai — số điện thoại, địa chỉ thư của người đăng ký ban đầu. Nếu người đó là kế toán đã nghỉ, thông báo sẽ không tới ai.
3. Gia hạn làm trực tuyến được không, mất bao lâu, cần giấy tờ gì.
4. Sau khi gia hạn có cần cập nhật thông tin chứng thư trên tài khoản thuế điện tử, cổng bảo hiểm xã hội không.

Việc nên làm ngay sau khi mua: đổi thông tin liên hệ nhận thông báo sang địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp (không phải của cá nhân nhân viên), và ghi ngày hết hạn vào lịch chung của công ty, nhắc trước ít nhất một tháng.

Hỗ trợ kỹ thuật vào mùa cao điểm

Chữ ký số hay lỗi ở những việc rất đời thường: máy tính cập nhật hệ điều hành xong không nhận thiết bị, trình duyệt đổi phiên bản, cài lại máy mất trình điều khiển, quên mã PIN, khoá thiết bị vì nhập sai nhiều lần. Những lỗi này dồn vào các ngày cuối hạn nộp tờ khai, khi hàng loạt doanh nghiệp cùng gọi.

Hỏi cụ thể:

• Giờ hỗ trợ, có trực ngoài giờ và cuối tuần vào mùa quyết toán không.
• Hỗ trợ qua điều khiển máy tính từ xa hay chỉ hướng dẫn qua điện thoại.
• Có hỗ trợ tại chỗ ở địa phương của doanh nghiệp không, tính phí thế nào.
• Quên mã PIN hoặc thiết bị bị khoá thì mất bao lâu để mở lại.

Đây là tiêu chí phân biệt rõ nhất giữa các nơi bán, và không nhìn thấy được qua bảng giá.

Giá chữ ký số hình thành từ đâu

Không nên so giá chữ ký số chỉ bằng một con số. Giá thường phụ thuộc vào:

• Thời hạn gói: gói dài thường có giá bình quân mỗi năm thấp hơn, đổi lại phải trả trước.
• Hình thức: thiết bị cắm máy hay ký từ xa trên hệ thống của nhà cung cấp.
• Loại chứng thư: cho tổ chức, cho cá nhân trong tổ chức, cho cá nhân.
• Có mua mới thiết bị không khi gia hạn.
• Mức hỗ trợ: hỗ trợ tại chỗ, hỗ trợ ngoài giờ có thể tính thêm.
• Khuyến mãi kèm: tặng thêm thời gian, gói hoá đơn — nên đọc kỹ điều kiện.

Hai gói so được với nhau khi cùng thời hạn, cùng hình thức và cùng mức hỗ trợ.

Quản lý trong nội bộ và tự kiểm tra ở đâu

Dù chọn nhà cung cấp nào, doanh nghiệp nên có một bảng theo dõi đơn giản cho từng chữ ký số: của ai (tổ chức hay cá nhân), nhà cung cấp, ngày hết hạn, ai đang giữ thiết bị hoặc tài khoản ký, ai biết mã PIN, dùng cho hệ thống nào. Cập nhật bảng này mỗi khi có người nghỉ việc hay gia hạn.

Tự kiểm tra: đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, xem thông tin chứng thư số đang đăng ký có khớp với chữ ký số đang dùng và còn hạn không. Kiểm tương tự trên cổng bảo hiểm xã hội và phần mềm hoá đơn. Nếu vừa gia hạn hoặc đổi nhà cung cấp mà nộp thử một tờ khai bị báo lỗi chữ ký, khả năng cao là chưa cập nhật chứng thư mới trên hệ thống. Muốn rà thêm các mục tuân thủ liên quan, có thể xem phần chữ ký số và tài khoản trên Thuế Chuẩn.