Với công ty tổ chức sự kiện, hợp đồng kế toán nên phân rõ: doanh nghiệp chịu trách nhiệm lấy đủ chứng từ, đơn vị kế toán chịu trách nhiệm nói trước chứng từ nào là đủ và kiểm lại trước khi khoá sổ. Cách tốt hơn — nếu làm được — là đơn vị kế toán duyệt danh sách chứng từ cần có trước mỗi sự kiện lớn, không đợi tới khi tiền đã chi hết.
Ngành này có ba khó khăn chồng lên nhau: chi rất nhiều khoản nhỏ trong thời gian ngắn; có khoản chi hộ khách hàng không phải chi phí của mình; và trả tiền cho nhiều cá nhân làm tự do. Hợp đồng kế toán không nói rõ ai lo phần nào thì cuối năm đống hoá đơn thiếu sẽ không có chủ.
Ba loại khoản chi đặc thù của công ty sự kiện
Chi phí của chính công ty: thuê âm thanh ánh sáng, dựng sân khấu, in ấn, vận chuyển. Muốn được tính vào chi phí phải có hoá đơn đứng tên công ty; hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên còn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Khoản chi hộ khách hàng: vé máy bay, phòng khách sạn cho khách mời của khách hàng, thuê địa điểm mà khách hàng chỉ định. Nếu hợp đồng với khách thể hiện đây là khoản chi hộ, cách ghi nhận khác với doanh thu dịch vụ của công ty; nếu không thể hiện, toàn bộ có thể bị coi là doanh thu. Hoá đơn đứng tên ai, lập thế nào là câu phải chốt trước khi chi.
Trả cho cá nhân: người dẫn chương trình, ca sĩ, vũ công, cộng tác viên hậu cần theo ngày. Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng, khoản trả từ 2 triệu đồng một lần trở lên phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân. Công ty trả đủ số thoả thuận mà quên khấu trừ thì phần thuế đó thành trách nhiệm của công ty.
Cách thứ nhất: kiểm trước khi chi
Trước mỗi sự kiện có ngân sách vượt một mức hai bên thống nhất, công ty gửi đơn vị kế toán bảng dự chi. Đơn vị kế toán trả lại danh sách chứng từ cần có cho từng khoản: hoá đơn đứng tên ai, hợp đồng với cá nhân nào, khoản nào cần chuyển khoản, khoản nào là chi hộ cần thể hiện trong hợp đồng với khách.
- Ưu: chứng từ đúng ngay từ đầu, nhân viên đi sự kiện biết phải lấy gì. Ít phải xin lại hoá đơn sau khi nhà cung cấp đã quên mình.
- Nhược: tốn thêm một vòng trao đổi cho mỗi sự kiện; sự kiện gấp có khi không kịp gửi. Phí dịch vụ thường cao hơn vì đơn vị kế toán phải phản hồi nhanh.
Cách thứ hai: kiểm sau khi chi
Công ty tự chi theo kinh nghiệm, sau mỗi sự kiện gom chứng từ gửi đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán rà, lập danh sách thiếu, công ty đi xin bổ sung.
- Ưu: nhẹ việc trước sự kiện, phí thấp hơn.
- Nhược: thiếu chứng từ phát hiện muộn; nhà cung cấp nhỏ, cá nhân làm tự do có khi không liên lạc được nữa. Khoản chi hộ không thể hiện trong hợp đồng với khách thì không sửa được sau.
Để cách này chạy được, hợp đồng kế toán nên ghi thời hạn gửi chứng từ sau sự kiện (ví dụ trong vòng một thời gian hai bên thống nhất) và thời hạn đơn vị kế toán trả danh sách thiếu. Quá hạn mà công ty không gửi, trách nhiệm thuộc công ty; nhận rồi mà không rà, trách nhiệm thuộc đơn vị kế toán.
So hai cách cạnh nhau
| Điểm so | Kiểm trước khi chi | Kiểm sau khi chi |
|---|---|---|
| Ai nói chứng từ nào là đủ | Đơn vị kế toán, trước sự kiện | Đơn vị kế toán, sau sự kiện |
| Ai đi lấy chứng từ | Nhân viên công ty | Nhân viên công ty |
| Khoản chi hộ | Chốt trong hợp đồng với khách trước khi chi | Dễ bị ghi thành doanh thu nếu hợp đồng thiếu |
| Khấu trừ thuế cá nhân | Tính trước, trả đúng số sau khấu trừ | Phát hiện sau, khó thu lại |
| Hợp với | Sự kiện lớn, nhiều khoản chi hộ | Sự kiện nhỏ, lặp lại, nhà cung cấp quen |
Nhiều công ty dùng cả hai: kiểm trước với sự kiện vượt ngưỡng ngân sách, kiểm sau với sự kiện nhỏ. Ngưỡng đó ghi thẳng vào hợp đồng.
Ví dụ giả định: hội nghị khách hàng ba ngày
Giả sử một công ty sự kiện nhận tổ chức hội nghị ba ngày cho một khách hàng, tổng ngân sách giả định 2 tỷ đồng, trong đó 900 triệu là vé máy bay và khách sạn cho khách mời do khách hàng chỉ định, 300 triệu trả cho người dẫn chương trình, ca sĩ và 20 cộng tác viên hậu cần, phần còn lại là dàn dựng.
Kiểm sau khi chi. Nhân viên đặt vé, phòng khách sạn, hoá đơn đứng tên công ty sự kiện. Hợp đồng với khách không tách phần chi hộ, nên toàn bộ 2 tỷ đồng thành doanh thu dịch vụ, còn 900 triệu là chi phí của công ty — thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào không cân. Ca sĩ nhận đủ tiền mặt, không ai khấu trừ. Hai cộng tác viên nhận trên 2 triệu đồng một lần cũng không được khấu trừ.
Kiểm trước khi chi. Đơn vị kế toán xem bảng dự chi, đề nghị hợp đồng với khách tách rõ phần chi hộ và cách lập hoá đơn cho phần đó; lập danh sách người biểu diễn cần ký hợp đồng và khấu trừ; nhắc chuyển khoản cho mọi khoản thuê thiết bị trên 5 triệu đồng. Sau sự kiện, chứng từ gần như đủ ngay.
Ví dụ không có con số phí dịch vụ, vì điểm khác nằm ở phần thuế và thời gian sửa sai — thứ không hiện trên bảng giá.
Tạm ứng và hoàn ứng: chỗ chứng từ hay thất lạc nhất
Nhân viên đi sự kiện thường cầm tạm ứng một khoản lớn để chi tại chỗ: thuê thêm bàn ghế, mua nước, trả xe, trả cộng tác viên. Sự kiện xong, người mệt, hoá đơn nằm trong ba lô, có khoản chỉ có tin nhắn xác nhận. Nếu hợp đồng kế toán không nói gì, tạm ứng treo trên sổ nhiều tháng, cuối năm không biết ghi vào đâu.
Cách phân trách nhiệm hợp lý:
- Công ty đặt hạn hoàn ứng sau sự kiện, quy định mức tạm ứng tối đa và ai duyệt.
- Đơn vị kế toán cung cấp mẫu bảng kê hoàn ứng, danh sách chứng từ chấp nhận cho từng loại chi, và mỗi tháng gửi danh sách tạm ứng quá hạn.
- Nhân viên chịu trách nhiệm với khoản không có chứng từ theo quy chế nội bộ đã công bố.
Khoản tạm ứng quá hạn lâu mà không hoàn có thể bị xem xét như một khoản thu nhập của nhân viên hoặc một khoản chi không đủ điều kiện — cả hai đều bất lợi. Nhắc đều đặn mỗi tháng rẻ hơn nhiều so với dọn một lần cuối năm.
Những điều khoản nên có trong hợp đồng kế toán của công ty sự kiện
- Ngưỡng ngân sách để áp dụng kiểm trước khi chi.
- Thời hạn gửi chứng từ sau sự kiện và thời hạn đơn vị kế toán phản hồi danh sách thiếu.
- Trách nhiệm hướng dẫn cách thể hiện khoản chi hộ trong hợp đồng với khách hàng.
- Trách nhiệm tính và khai khấu trừ thuế cho cá nhân biểu diễn, cộng tác viên.
- Quy trình tạm ứng và hoàn ứng cho nhân viên đi sự kiện, ai duyệt.
- Giới hạn trách nhiệm: sai do công ty không gửi hoặc gửi chứng từ không trung thực thì công ty chịu.
Khi tìm đơn vị kế toán sẵn lòng nhận kiểu phân việc này, có thể bắt đầu từ danh bạ đối tác đã xác minh tại danhbathue.com/doi-tac. “Đã xác minh” ở đây là mã số thuế, tên đơn vị và người liên hệ khớp với thông tin khai; mức độ quen ngành sự kiện thì cần hỏi trực tiếp.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: sau mỗi sự kiện, xem hoá đơn của nhà cung cấp đã về đủ, đúng tên công ty chưa.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của kỳ có sự kiện lớn đã nộp.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra nhà cung cấp thiết bị, âm thanh ánh sáng còn hoạt động trước khi ký.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: người biểu diễn tự xem khoản thu nhập công ty đã khai cho mình.
Câu hỏi thường gặp
Khoản chi hộ khách hàng có phải chịu thuế giá trị gia tăng không?
Tuỳ cách thể hiện trong hợp đồng và hoá đơn. Nếu thực sự là chi hộ và có chứng từ phù hợp, cách xử lý khác với doanh thu dịch vụ của công ty. Chốt với đơn vị kế toán trước khi ký hợp đồng với khách.
Ca sĩ yêu cầu nhận đủ, không khấu trừ thì làm sao?
Công ty có thể thoả thuận mức thù lao đã gồm thuế, rồi tính ngược số phải khấu trừ. Không khấu trừ vì người nhận không muốn là rủi ro của công ty, không phải của người nhận.
Cộng tác viên hậu cần làm một ngày có cần hợp đồng không?
Nên có ít nhất một văn bản thoả thuận hoặc bảng kê ký nhận ghi rõ số định danh cá nhân, số tiền, công việc. Đó là chứng từ chi và căn cứ khấu trừ nếu vượt ngưỡng.
Nhân viên tạm ứng đi sự kiện mà không lấy được hoá đơn thì sao?
Khoản đó khó được tính vào chi phí. Hợp đồng kế toán nên kèm danh sách chứng từ tối thiểu cho từng loại chi để nhân viên biết trước.
Đơn vị kế toán có chịu trách nhiệm nếu thiếu hoá đơn không?
Chỉ trong phạm vi hợp đồng: nếu họ có nghĩa vụ rà và cảnh báo mà không làm. Việc lấy hoá đơn từ nhà cung cấp vẫn là của công ty.
Sự kiện ở tỉnh khác thì hoá đơn thuê địa điểm có gì khác?
Hoá đơn vẫn lập cho công ty theo quy định chung. Chú ý kiểm tra bên cho thuê có mã số thuế đang hoạt động và hoá đơn ghi đúng tên, địa chỉ công ty.
