Công ty bán buôn có kho hàng: hợp đồng kế toán nên giao việc kiểm kê cho ai

Việc đếm hàng là của doanh nghiệp; việc hướng dẫn cách kiểm, đối chiếu và ghi nhận kết quả là của đơn vị kế toán. Hợp đồng dịch vụ kế toán của công ty bán buôn nên viết đúng như vậy, rồi thêm một lựa chọn: đơn vị kế toán có cử người cùng chứng kiến kiểm kê hay chỉ ghi nhận theo biên bản doanh nghiệp gửi. Hai cách đều hợp lệ, nhưng trách nhiệm khi số liệu sai sẽ rơi vào hai chỗ khác nhau.

Nhiều hợp đồng chỉ ghi chung “bên B lập báo cáo tài chính trên cơ sở số liệu bên A cung cấp”. Với công ty có vài nghìn mã hàng, câu đó là chỗ trống để hai bên đổ lỗi cho nhau khi cuối năm tồn kho trên sổ và trong kho lệch vài trăm triệu đồng.

Vì sao tồn kho là điểm nóng của công ty bán buôn

Công ty bán buôn mua hàng về, giữ trong kho, bán lại cho đại lý, cửa hàng. Lợi nhuận phụ thuộc gần như hoàn toàn vào giá vốn, mà giá vốn thì tính từ số tồn đầu kỳ, số mua vào và số tồn cuối kỳ. Tồn cuối kỳ sai một đồng là lợi nhuận sai một đồng, và thuế thu nhập doanh nghiệp theo đó mà sai.

Những chỗ hay lệch:

• Hàng hao hụt, hàng hỏng, hết hạn chưa được lập biên bản xử lý.
• Hàng khuyến mại, hàng tặng kèm xuất kho nhưng không có chứng từ tương ứng.
• Hàng gửi đại lý, hàng đang đi đường, hàng khách trả lại chưa nhập kho.
• Hàng của nhà cung cấp gửi nhờ trong kho, bị đếm lẫn vào hàng của mình.
• Xuất kho bán trước, lập hoá đơn sau, hoặc ngược lại.

Mỗi chỗ lệch đều có hệ quả thuế: hàng hỏng không có hồ sơ thì khó được tính vào chi phí; hàng khuyến mại có quy định riêng về hoá đơn; hàng gửi đại lý chưa bán thì chưa ghi doanh thu. Người ngồi ở văn phòng dịch vụ không thể tự biết những điều này nếu không có ai nói.

Cách thứ nhất: đơn vị kế toán cùng chứng kiến kiểm kê

Hợp đồng ghi: vào ngày kiểm kê cuối năm (và giữa năm nếu cần), đơn vị kế toán cử người có mặt tại kho, hướng dẫn cách đếm, chọn mẫu đếm lại một số mã, cùng ký biên bản kiểm kê với thủ kho và đại diện doanh nghiệp.

• Ưu: đơn vị kế toán thấy tận mắt hàng hỏng, hàng gửi nhờ, cách xếp kho; phát hiện chênh lệch ngay tại chỗ, lập biên bản xử lý kịp thời. Khi cơ quan thuế hỏi, có người ngoài doanh nghiệp đã chứng kiến.
• Nhược: phí cao hơn, phải hẹn lịch; kho ở xa thì thêm chi phí đi lại. Đơn vị kế toán ký biên bản thì cũng chia một phần trách nhiệm về quy trình kiểm — nhiều đơn vị vì thế không nhận.

Cần ghi rõ: người của đơn vị kế toán chứng kiến và kiểm chọn mẫu, không đếm thay toàn bộ. Nếu doanh nghiệp giấu hàng hoặc thủ kho khai sai, trách nhiệm vẫn thuộc doanh nghiệp.

Cách thứ hai: doanh nghiệp tự kiểm, kế toán ghi theo biên bản

Hợp đồng ghi: doanh nghiệp tự tổ chức kiểm kê theo mẫu biên bản và hướng dẫn đơn vị kế toán cung cấp, gửi biên bản có chữ ký trong một thời hạn nhất định; đơn vị kế toán đối chiếu với sổ, lập danh sách chênh lệch, đề xuất cách xử lý.

• Ưu: phí thấp hơn, linh hoạt về thời gian; hợp với kho nhỏ, ít mã hàng, thủ kho có kinh nghiệm.
• Nhược: đơn vị kế toán chỉ biết những gì trên giấy. Hàng hỏng không được ghi vào biên bản thì cũng không được xử lý trên sổ.

Trong cách này, điều khoản nên ghi thêm: đơn vị kế toán có nghĩa vụ cảnh báo bằng văn bản khi thấy số liệu biên bản bất thường so với sổ (chênh lớn, mã hàng âm, hàng tồn lâu không chuyển động). Không cảnh báo mà vẫn ghi nhận thì đơn vị kế toán có phần trách nhiệm.

Đặt hai cách cạnh nhau

Ví dụ giả định: nhà phân phối đồ gia dụng

Giả sử một công ty phân phối đồ gia dụng có một kho khoảng 2.000 mã hàng, giá trị tồn giả định 6 tỷ đồng, bán cho khoảng 150 cửa hàng. Công ty thuê dịch vụ kế toán trọn gói, hợp đồng không nói gì về kiểm kê.

Cuối năm, thủ kho gửi bảng tồn tự lập. Đơn vị kế toán ghi nhận nguyên bảng đó, thấy lệch với sổ khoảng 180 triệu đồng thì ghi thẳng vào giá vốn. Năm sau cơ quan thuế kiểm tra, hỏi khoản chênh lệch: không có biên bản xử lý hàng hỏng, không phân biệt được đâu là hao hụt thật, đâu là hàng khuyến mại xuất không chứng từ. Công ty cho rằng đơn vị kế toán ghi sai; đơn vị kế toán chỉ vào điều khoản “trên cơ sở số liệu bên A cung cấp”.

Nếu hợp đồng theo cách thứ nhất, người của đơn vị kế toán có mặt ngày kiểm kê sẽ thấy khu hàng hỏng, đề nghị lập biên bản xử lý ngay, và tách hàng khuyến mại ra đối chiếu với chương trình bán hàng. Nếu theo cách thứ hai có điều khoản cảnh báo, đơn vị kế toán phải gửi văn bản nêu khoản chênh 180 triệu đồng và yêu cầu giải trình trước khi khoá sổ. Cách nào cũng tốt hơn im lặng.

Những việc trong kho mà đơn vị kế toán không nên nhận

Có vài việc đôi khi doanh nghiệp muốn đẩy sang đơn vị kế toán cho “trọn gói”, nhưng nhận vào là mờ ranh giới trách nhiệm:

• Giữ chìa khoá kho hoặc quyền duyệt xuất kho. Người ghi sổ không nên đồng thời là người cho hàng ra khỏi kho — đó là nguyên tắc tách bạch cơ bản.
• Tự quyết định hàng nào là hàng hỏng để huỷ. Đơn vị kế toán hướng dẫn hồ sơ; quyết định huỷ là của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Điều chỉnh số tồn trên phần mềm cho khớp sổ mà không có biên bản. Đây là cách nhanh nhất để che một khoản chênh lệch, và cũng là cách nhanh nhất để mất khả năng giải trình.
• Đếm thay toàn bộ khi thủ kho bận. Nếu thiếu người, doanh nghiệp nên dời lịch kiểm kê hơn là giao hết cho bên ngoài.

Ghi rõ những điều này trong phụ lục phân công giúp cả hai bên an toàn: doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát hàng hoá, đơn vị kế toán giữ vai trò ghi nhận độc lập.

Mẫu ý cho điều khoản kiểm kê trong hợp đồng

1. Thời điểm kiểm kê: cuối năm tài chính bắt buộc; giữa năm hoặc cuối quý nếu hai bên thống nhất.
2. Mẫu biên bản và hướng dẫn: do đơn vị kế toán cung cấp trước ít nhất một khoảng thời gian thống nhất.
3. Vai trò đơn vị kế toán: chứng kiến và kiểm chọn mẫu, hoặc chỉ đối chiếu — chọn một, ghi rõ.
4. Xử lý chênh lệch: đơn vị kế toán lập danh sách, doanh nghiệp giải trình và quyết định xử lý bằng văn bản; không tự ghi thẳng vào giá vốn.
5. Nghĩa vụ cảnh báo: khi số liệu bất thường, đơn vị kế toán báo bằng văn bản trong một thời hạn.
6. Giới hạn trách nhiệm: sai do doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực thì doanh nghiệp chịu.

Nếu đang tìm đơn vị để thương lượng những điều khoản này, danh bạ đối tác tại danhbathue.com/doi-tac có bộ lọc theo tỉnh — hữu ích khi muốn đơn vị kế toán ở gần kho để tiện có mặt ngày kiểm kê. Danh bạ chỉ gồm đơn vị đã được đối chiếu mã số thuế và người liên hệ, không xếp hạng.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn mua vào, bán ra trong năm — cơ sở để tự tính nhanh tồn kho lý thuyết và so với số kiểm kê.
• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai quyết toán đã nộp, số liệu giá vốn có khớp báo cáo đơn vị kế toán gửi.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra nhà cung cấp lớn và đơn vị kế toán định ký.