Làm việc hoàn toàn trực tuyến với dịch vụ kế toán ở tỉnh khác

Làm việc hoàn toàn trực tuyến với đơn vị kế toán ở tỉnh khác là làm được, vì khai thuế, nộp thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội đều đã điện tử. Cái cần chuẩn bị không phải công nghệ mà là quy trình: chứng từ đi thế nào, ai ký duyệt, họp khi nào, và khi cơ quan thuế mời làm việc trực tiếp thì ai đi.

Nhiều doanh nghiệp ở tỉnh chọn đơn vị ở thành phố lớn vì muốn có chuyên môn sâu hơn trong ngành của mình. Lựa chọn đó hợp lý, miễn là hai bên thống nhất cách làm từ đầu thay vì để mỗi tháng tự xoay.

Việc nào làm từ xa trơn tru, việc nào vẫn cần có mặt

Cột bên phải không nhiều việc nhưng đều là việc quan trọng. Thống nhất trước phương án cho từng dòng là cách để làm việc từ xa không bị bất ngờ.

Dựng quy trình chứng từ từ xa

Chứng từ là mạch máu của dịch vụ kế toán từ xa. Quy trình tối thiểu nên có:

1. Một kênh gửi cố định, có lưu vết thời gian, do doanh nghiệp quản lý — thư mục chia sẻ của doanh nghiệp, không phải tin nhắn cá nhân rải rác.
2. Số hoá theo lô: gom chứng từ theo tuần hoặc theo mười ngày, chụp hoặc quét rõ nét, đủ trang.
3. Đặt tên tệp theo quy ước: ngày, loại chứng từ, đối tác, số tiền — để cả hai bên tìm được sau này.
4. Lưu bản gốc tại doanh nghiệp: chứng từ giấy vẫn phải được giữ, sắp xếp theo kỳ; chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
5. Xác nhận đã nhận đủ: đơn vị kế toán báo lại mỗi kỳ, kèm danh sách còn thiếu.

Hoá đơn điện tử đầu vào không cần gửi: đơn vị kế toán tự tải trên cổng hoá đơn điện tử nếu được cấp quyền. Chỉ cần gửi những gì không có trên hệ thống — hợp đồng, biên bản, chứng từ chi, bảng chấm công.

Ký duyệt và xác nhận từ xa

Khi chủ doanh nghiệp và kế toán không ngồi cùng chỗ, câu hỏi “ai đã xem tờ khai trước khi nộp” rất dễ bị bỏ qua. Nên thống nhất:

• Đơn vị kế toán gửi bản nháp tờ khai hoặc bảng tóm tắt số liệu trước hạn nộp vài ngày.
• Chủ doanh nghiệp xác nhận bằng văn bản (thư điện tử là đủ) trước khi nộp.
• Chữ ký số: nếu doanh nghiệp giữ token, cần cách để đơn vị kế toán ký được — hoặc chuyển sang ký từ xa để chủ tự xác nhận trên điện thoại.
• Hoá đơn lập tại doanh nghiệp, không để đơn vị kế toán ở xa lập hoá đơn đầu ra thay khi không nắm được giao dịch thực tế.

Nhịp họp và báo cáo

Làm việc từ xa thiếu những lần “ghé qua hỏi một câu”. Bù lại bằng lịch cố định:

• Mỗi tháng một buổi họp ngắn sau kỳ khai: số thuế phải nộp, chứng từ còn thiếu, khoản bất thường.
• Mỗi quý một buổi dài hơn: báo cáo thu chi, công nợ, kế hoạch kinh doanh sắp tới có ảnh hưởng thuế.
• Trước quyết toán năm: rà soát toàn bộ, kiểm kê nếu có kho.

Họp trực tuyến có ghi lại nội dung chính và việc cần làm, gửi cho cả hai bên sau mỗi buổi. Nhờ vậy khi đổi người phụ trách ở bất kỳ bên nào, lịch sử trao đổi vẫn còn.

Khi cơ quan thuế mời làm việc trực tiếp

Đây là tình huống thử thách nhất với mô hình trực tuyến. Có ba phương án, nên chọn trước và ghi trong hợp đồng:

1. Đơn vị kế toán cử người đi, doanh nghiệp chịu chi phí đi lại theo thoả thuận.
2. Chủ doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền tại chỗ đi, đơn vị kế toán chuẩn bị hồ sơ, soạn nội dung giải trình và hỗ trợ qua điện thoại trong buổi làm việc.
3. Đơn vị kế toán có cộng tác viên đủ điều kiện ở địa phương — nếu vậy, hỏi rõ người đó là ai, trách nhiệm ra sao, có được uỷ quyền không.

Dù chọn phương án nào, doanh nghiệp nên theo dõi thông báo và thư mời trên tài khoản thuế điện tử của chính mình, để không bỏ lỡ hạn vì đơn vị kế toán ở xa chậm báo.

Rủi ro riêng của làm việc từ xa

• Hiểu nhầm giao dịch: kế toán không thấy thực tế kinh doanh, dễ hạch toán sai bản chất. Cách giảm: ghi chú ngắn kèm chứng từ bất thường.
• Bảo mật khi truyền tệp: bảng lương, căn cước, hợp đồng đi qua mạng. Dùng kênh có phân quyền, không gửi mật khẩu cùng tệp.
• Mất liên lạc: người phụ trách nghỉ, đơn vị chậm trả lời. Hợp đồng nên có người dự phòng và thời gian phản hồi.
• Khác biệt thực tế địa phương: đơn vị ở xa có thể không quen loại giao dịch phổ biến ở địa phương. Hỏi kinh nghiệm cụ thể với ngành và vùng trước khi ký.

Ví dụ giả định: một xưởng chế biến ở thị xã ven biển

Giả sử một xưởng chế biến hải sản khô ở thị xã ven biển, bán cho các cửa hàng đặc sản và một vài doanh nghiệp xuất khẩu. Chủ thuê một đơn vị kế toán ở thành phố lớn cách vài trăm cây số vì đơn vị này đã làm cho nhiều cơ sở chế biến nông thuỷ sản.

Cách hai bên chia việc: mỗi tối thứ sáu, con gái chủ xưởng chụp phiếu mua nguyên liệu, bảng chấm công, phiếu chi trong tuần, đặt tên tệp theo quy ước và bỏ vào thư mục chung. Đơn vị kế toán tự tải hoá đơn trên cổng, đối chiếu sao kê, và ngày 15 hằng tháng gửi bảng tóm tắt số thuế. Chủ xác nhận qua thư điện tử, sau đó đơn vị nộp.

Chỗ khó nhất là nguyên liệu mua của ngư dân không có hoá đơn. Đơn vị ở xa không thấy tận mắt, nên hai bên phải thống nhất từ đầu chứng từ nào cần lập, ai ký, lưu ở đâu, để chi phí này có căn cứ. Cuối năm, một nhân viên của đơn vị xuống kiểm kê kho một ngày — chi phí đi lại đã ghi trong hợp đồng từ trước.

Tự kiểm tra ở đâu

Làm việc từ xa càng cần chủ doanh nghiệp tự nhìn vào nguồn gốc:

1. Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai nộp ngày nào, thông báo, thư mời, số phải nộp.
2. Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra, đầu vào trong kỳ có khớp với số kế toán báo không.
3. Ứng dụng thuế trên điện thoại: bật thông báo để biết ngay khi có thư mời hay thông báo nợ.
4. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý sau khi đổi địa giới.

Khi có điều chưa rõ mà đơn vị kế toán ở xa chưa kịp trả lời, gọi thuế cơ sở quản lý hỏi trực tiếp — đó luôn là nguồn chính thức.