Trọn gói hợp với doanh nghiệp không có ai làm kế toán, muốn một đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ số liệu từ chứng từ tới báo cáo năm. Gói theo việc hợp với doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ hoặc số liệu gọn, chỉ cần người ngoài làm một vài khâu khó như quyết toán, rà soát, hồ sơ hoàn thuế.
Sai lầm hay gặp là chọn kiểu dịch vụ theo giá: thấy gói theo việc rẻ hơn thì chọn, rồi không ai làm phần ở giữa các việc. Hoặc ngược lại, đã có kế toán nội bộ vẫn mua trọn gói, hai bên làm chồng lên nhau và đổ trách nhiệm cho nhau khi có sai.
Hai kiểu gói khác nhau ở đâu
| Trọn gói | Theo việc | |
|---|---|---|
| Ai chịu trách nhiệm số liệu tổng thể | Đơn vị dịch vụ, trong phạm vi chứng từ nhận được | Doanh nghiệp hoặc kế toán nội bộ |
| Cách tính phí | Theo tháng hoặc theo năm, cố định trong ngưỡng | Theo từng việc, từng lần |
| Doanh nghiệp cần có người làm kế toán | Không bắt buộc, cần người gom chứng từ | Thường cần |
| Mức độ hiểu doanh nghiệp của đơn vị | Cao, vì theo sát hằng tháng | Thấp hơn, chỉ thấy phần được giao |
| Khả năng đổi đơn vị | Cần bàn giao nhiều | Dễ đổi từng việc |
Điểm khác quan trọng nhất là dòng đầu tiên. Mua trọn gói là mua cả việc chịu trách nhiệm về tính liên tục của số liệu. Mua theo việc thì tính liên tục đó vẫn ở lại doanh nghiệp.
Trọn gói hợp với ai
- Doanh nghiệp mới, dưới vài chục người, không có nhân sự kế toán.
- Doanh nghiệp mà chủ không muốn — hoặc không có thời gian — quản lý một kế toán nội bộ.
- Doanh nghiệp có số liệu đều đặn, ít biến động, dễ chuẩn hoá quy trình gửi chứng từ.
- Doanh nghiệp vừa trải qua giai đoạn kế toán nghỉ đột ngột, cần người nhận lại toàn bộ.
Điều kiện để trọn gói chạy tốt: doanh nghiệp có một đầu mối gửi chứng từ đúng hạn, và chủ đọc báo cáo mỗi tháng. Trọn gói không có nghĩa là không cần ai trong công ty quan tâm tới số liệu.
Gói theo việc hợp với ai
- Doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ làm việc hằng ngày, cần người có kinh nghiệm soát xét hoặc lập quyết toán.
- Doanh nghiệp cần một việc đặc thù: hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ ưu đãi, xử lý tồn đọng, chuẩn bị cho đợt kiểm tra.
- Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, chỉ cần làm các thủ tục tối thiểu.
- Doanh nghiệp muốn kiểm tra chéo công việc của đơn vị dịch vụ đang dùng.
Với gói theo việc, mỗi việc nên có đầu vào rõ (doanh nghiệp phải đưa gì), đầu ra rõ (nhận lại gì) và thời hạn. Không có ba thứ này, một việc dễ kéo dài và phát sinh phí.
“Trọn gói” thực ra gồm những gì
Không có định nghĩa chung cho chữ trọn gói. Mỗi đơn vị hiểu một kiểu. Trước khi ký, yêu cầu phụ lục liệt kê cụ thể, tối thiểu trả lời được các câu:
- Có ghi sổ kế toán hằng tháng không, hay chỉ khai thuế và dựng sổ cuối năm?
- Có báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế không, hay tính thêm?
- Có làm bảng lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội không?
- Có đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho không?
- Có giải trình, làm việc với cơ quan thuế không, có giới hạn số lần không?
- Có báo cáo quản trị gửi chủ không, định kỳ nào?
Một gói gọi là trọn gói mà câu 1 và câu 2 đều “không” hoặc “tính thêm” thì thực chất là gói khai thuế, và nên được so với các gói khai thuế khác chứ không so với trọn gói đầy đủ.
Rủi ro riêng của từng kiểu
Trọn gói có rủi ro ỷ lại. Chủ doanh nghiệp giao hết rồi không xem gì, đến khi đơn vị dịch vụ đổi người hay có sai sót thì phát hiện muộn. Doanh nghiệp cũng dễ phụ thuộc: mọi tài khoản, dữ liệu nằm ở đơn vị dịch vụ, đổi đơn vị là một cuộc bàn giao lớn.
Gói theo việc có rủi ro khe hở. Kế toán nội bộ nghĩ bên dịch vụ sẽ soát phần đó, bên dịch vụ chỉ làm đúng phần được giao. Không ai chịu trách nhiệm tổng. Ví dụ hay gặp: thuê ngoài làm quyết toán, nhưng không ai đối chiếu công nợ trong năm, nên số liệu quyết toán dựa trên sổ đã sai từ trước.
Cách giảm rủi ro cho cả hai: ghi rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm việc gì, và doanh nghiệp giữ quyền truy cập tài khoản thuế, hoá đơn, ngân hàng.
Kết hợp kế toán nội bộ với dịch vụ bên ngoài
Doanh nghiệp từ vài chục người trở lên thường đi tới mô hình kết hợp: một kế toán nội bộ lo chứng từ, thu chi, công nợ hằng ngày; đơn vị bên ngoài lo phần cần chuyên môn sâu hoặc cần con mắt độc lập. Một cách chia việc phổ biến:
| Kế toán nội bộ | Đơn vị bên ngoài |
|---|---|
| Nhận, phân loại, ghi sổ chứng từ hằng ngày | Soát xét sổ sách theo quý |
| Đối chiếu ngân hàng, công nợ hằng tháng | Lập báo cáo tài chính, quyết toán năm |
| Lập tờ khai định kỳ | Tư vấn giao dịch mới, ưu đãi, thuế nhà thầu |
| Làm đầu mối với nhà cung cấp, khách hàng | Đi cùng khi cơ quan thuế làm việc |
Mô hình này chỉ chạy khi hai bên có lịch làm việc chung và kênh trao đổi cố định. Nếu kế toán nội bộ và đơn vị bên ngoài không nói chuyện với nhau, doanh nghiệp đang trả tiền cho hai người làm hai bộ số.
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp đi qua cả hai kiểu
Giả sử một công ty phân phối thiết bị văn phòng mở năm đầu với ba người, không ai làm kế toán. Chọn trọn gói là hợp lý: đơn vị dịch vụ thiết lập hoá đơn điện tử, ghi sổ, khai thuế, cuối năm lập báo cáo tài chính. Chủ chỉ cần một nhân viên hành chính gom chứng từ gửi đi mỗi tuần.
Năm thứ ba, công ty có hai mươi người, một kho hàng và hàng trăm hoá đơn mỗi tháng. Đơn vị trọn gói bắt đầu tính thêm vì vượt ngưỡng, chứng từ gửi đi gửi lại chậm, kho không ai kiểm. Lúc này công ty tuyển một kế toán nội bộ lo chứng từ và kho hằng ngày, chuyển đơn vị bên ngoài sang gói theo việc: soát xét mỗi quý, quyết toán năm, tư vấn khi nhập hàng từ nước ngoài.
Chỗ dễ hỏng nhất trong ví dụ này là khoảng chuyển giao. Nếu kế toán nội bộ nhận việc từ tháng bảy mà bàn giao từ đơn vị trọn gói chỉ là vài tệp bảng tính, nửa năm đầu sẽ thành vùng không ai chịu trách nhiệm. Cách làm đúng là chốt số dư tại một ngày cụ thể, có biên bản bàn giao, và đơn vị bên ngoài soát lại số dư đó trong quý đầu làm theo việc.
Khi nào nên đổi kiểu dịch vụ và tự kiểm tra ở đâu
Nên xem lại kiểu dịch vụ khi doanh nghiệp thay đổi quy mô: tuyển kế toán nội bộ, mở thêm địa điểm, bắt đầu xuất nhập khẩu, có hoạt động được ưu đãi, hoặc chuẩn bị gọi vốn, vay ngân hàng. Thời điểm tốt để đổi là sau quyết toán năm, khi số liệu đã chốt.
Dù dùng kiểu nào, chủ doanh nghiệp vẫn tự kiểm tra được ở ba chỗ: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp để xem tờ khai và nghĩa vụ, cổng hoá đơn điện tử để so hoá đơn trong kỳ, và ứng dụng thuế trên điện thoại để xem nhanh thông báo. Khi thấy thông báo lạ từ thuế cơ sở mà cả kế toán nội bộ lẫn bên dịch vụ đều không giải thích được, đó là lúc có khe hở trong cách chia việc.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có kế toán nội bộ có nên mua trọn gói không?
Thường là không cần. Mua trọn gói khi đã có kế toán nội bộ dễ dẫn tới làm chồng việc và không rõ ai chịu trách nhiệm. Nên xác định kế toán nội bộ làm được tới đâu rồi thuê ngoài phần còn lại.
Chỉ thuê làm quyết toán cuối năm có được không?
Được, nhưng quyết toán chỉ tốt bằng sổ sách trong năm. Nếu trong năm không ai ghi sổ và đối chiếu, đơn vị làm quyết toán sẽ phải dựng lại sổ, tốn thời gian và phí cao hơn dự kiến.
Gói theo việc có rẻ hơn trọn gói không?
Tính theo từng việc thì thường thấp hơn, nhưng cộng cả năm chưa chắc. Cần cộng tất cả việc sẽ thuê trong năm rồi mới so.
Đơn vị dịch vụ có nhận soát xét công việc của đơn vị khác không?
Nhiều đơn vị nhận. Đây là cách hợp lý để kiểm tra chất lượng dịch vụ đang dùng. Cần cho họ quyền xem sổ sách, tờ khai và ghi rõ họ chỉ soát xét, không chịu trách nhiệm cho số liệu đã nộp.
Trọn gói có gồm hoá đơn điện tử và chữ ký số không?
Thường không gồm chi phí mua phần mềm hoá đơn và chữ ký số — doanh nghiệp tự mua. Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ thiết lập và sử dụng; ghi rõ trong phụ lục để tránh hiểu nhầm.
Đổi từ trọn gói sang theo việc giữa năm có ổn không?
Được, nhưng phải có bàn giao đầy đủ phần đã làm và xác định rõ từ kỳ nào ai chịu trách nhiệm. Tốt nhất là đổi sau khi chốt quyết toán năm.
