Dùng chung được, và với doanh nghiệp muốn giữ quyền với số liệu của mình thì nên dùng chung: doanh nghiệp đứng tên phần mềm, cấp quyền cho đơn vị dịch vụ vào làm. Cách ngược lại — sổ sách nằm trên phần mềm của đơn vị dịch vụ — tiện lúc đầu nhưng khiến doanh nghiệp phụ thuộc, và lúc đổi đơn vị mới thấy khó.
Không có cách nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp rất nhỏ, ít giao dịch có thể chấp nhận để đơn vị dịch vụ lo phần mềm, miễn là hợp đồng ghi rõ quyền lấy dữ liệu ra. Doanh nghiệp có kho, có kế toán nội bộ, có nhiều người cần xem số liệu thì gần như luôn nên tự đứng tên.
Ba cách tổ chức phần mềm giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ
| Cách | Ưu điểm | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp đứng tên, cấp quyền cho đơn vị dịch vụ | Doanh nghiệp giữ dữ liệu, xem được bất cứ lúc nào, đổi đơn vị dễ | Doanh nghiệp trả phí phần mềm, phải quản lý tài khoản |
| Đơn vị dịch vụ làm trên phần mềm của họ | Doanh nghiệp không lo gì về phần mềm, chi phí có thể đã gộp trong phí dịch vụ | Dữ liệu nằm ở đơn vị dịch vụ; lấy ra phụ thuộc thiện chí và điều khoản hợp đồng |
| Mỗi bên một phần mềm, chuyển dữ liệu qua lại | Hợp khi doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý bán hàng, kho riêng | Dễ lệch số giữa hai bên, tốn công đối chiếu |
Hỏi đơn vị dịch vụ đang dùng cách nào với khách hiện tại, và họ có sẵn sàng làm trên phần mềm do doanh nghiệp đứng tên không. Đơn vị chỉ chấp nhận làm trên phần mềm của mình là một hạn chế cần cân nhắc, không phải lỗi.
Dữ liệu thuộc về ai, bản quyền đứng tên ai
Số liệu kế toán là của doanh nghiệp, dù được nhập trên máy của ai. Nhưng trên thực tế, ai giữ tài khoản phần mềm thì người đó kiểm soát việc truy cập. Hai điểm nên rõ:
- Bản quyền phần mềm: phần mềm doanh nghiệp đang dùng phải có bản quyền hợp lệ. Dùng phần mềm không bản quyền là rủi ro vi phạm sở hữu trí tuệ của chính doanh nghiệp, và còn là rủi ro mất dữ liệu vì không được hỗ trợ, cập nhật.
- Quyền với dữ liệu: hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ số liệu, sổ sách của doanh nghiệp trên bất kỳ phần mềm nào vẫn là của doanh nghiệp, và doanh nghiệp được lấy toàn bộ ra bất cứ lúc nào.
Nếu dùng phần mềm của đơn vị dịch vụ, hỏi thêm: bản quyền đó cho phép đơn vị dùng để làm cho khách không, và khi chấm dứt, doanh nghiệp nhận dữ liệu ở dạng nào.
Tiêu chí kỹ thuật để dùng chung an toàn
- Nhiều người dùng, phân quyền theo vai trò: kế toán dịch vụ được nhập, sửa; chủ doanh nghiệp được xem; nhân viên kho chỉ thấy phần kho.
- Nhật ký thao tác: ai sửa bút toán nào, lúc nào. Khi có tranh chấp, nhật ký là bằng chứng quan trọng nhất.
- Khoá sổ theo kỳ: kỳ đã nộp tờ khai được khoá, sửa lại phải mở khoá có ghi nhận.
- Truy cập từ xa có xác thực nhiều lớp: mật khẩu kèm mã xác thực một lần, không dùng chung một tài khoản cho nhiều người.
- Sao lưu tự động và doanh nghiệp tự tải được bản sao lưu.
Tiêu chí thứ hai và thứ ba thường quyết định chất lượng quan hệ với đơn vị dịch vụ. Không có nhật ký và khoá sổ, số liệu kỳ cũ có thể bị sửa mà không ai biết — kể cả khi không ai cố ý.
Kết nối với hoá đơn, ngân hàng, bán hàng
Phần mềm kế toán ít khi đứng một mình. Hỏi khả năng nhận dữ liệu từ:
- Phần mềm hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra tự vào sổ, hoá đơn đầu vào tải từ cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế vào được không.
- Sao kê ngân hàng: nhập tệp sao kê để đối chiếu tự động hay phải gõ tay.
- Phần mềm bán hàng, quản lý kho: đồng bộ theo ngày hay chỉ nhập tổng cuối tháng.
Kết nối tiết kiệm nhiều công nhập liệu, nhưng cũng là chỗ sinh lệch khi một bên thay đổi. Nên có quy ước ai kiểm tra kết nối mỗi tháng và làm gì khi dữ liệu hai bên không khớp.
Xuất dữ liệu khi đổi phần mềm hoặc đổi đơn vị
Đây là câu hỏi quan trọng nhất và ít được hỏi nhất khi mua phần mềm. Kiểm tra được:
- Xuất toàn bộ sổ sách ra định dạng bảng tính phổ biến: sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, chi tiết công nợ, kho.
- Xuất danh mục: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản.
- Xuất số dư đầu kỳ để nhập vào phần mềm mới.
- Tệp sao lưu gốc của phần mềm, để mở lại khi cần tra cứu kỳ cũ.
Yêu cầu người bán làm thử một lần xuất trong buổi dùng thử. Phần mềm nào chỉ cho xuất báo cáo dạng tệp in, không xuất được dữ liệu chi tiết, là phần mềm khiến doanh nghiệp khó rời đi.
Bảo mật và sao lưu: chia trách nhiệm cho rõ
Khi nhiều bên cùng vào một phần mềm, trách nhiệm bảo mật dễ rơi vào khoảng trống. Nên thống nhất bằng văn bản:
- Doanh nghiệp giữ tài khoản quản trị, cấp và thu hồi quyền, đổi mật khẩu khi có người nghỉ.
- Đơn vị dịch vụ bảo đảm nhân viên của họ dùng tài khoản riêng, không lưu mật khẩu trên máy dùng chung, báo ngay khi nghi lộ thông tin đăng nhập.
- Nhà cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm về hạ tầng lưu trữ và sao lưu theo cam kết dịch vụ của họ.
Dù đã có sao lưu tự động, doanh nghiệp vẫn nên tự tải một bản sao lưu đầy đủ sau mỗi lần khoá sổ quý và cất ở nơi riêng. Mất dữ liệu kế toán là mất thứ không tái tạo lại được đầy đủ, và khi cơ quan thuế yêu cầu xuất trình, “nhà cung cấp làm mất” không phải lời giải thích được chấp nhận.
Ví dụ giả định: đổi đơn vị khi sổ nằm trên phần mềm của họ
Giả sử một công ty dịch vụ vận chuyển nhỏ thuê kế toán trọn gói ba năm, sổ sách nằm trên phần mềm của đơn vị dịch vụ. Năm thứ tư, công ty muốn đổi đơn vị. Đơn vị cũ gửi lại báo cáo tài chính các năm và tờ khai, nhưng sổ chi tiết thì chỉ có dạng tệp in, không nhập được vào đâu.
Đơn vị mới phải dựng số dư đầu kỳ từ báo cáo tài chính, không có chi tiết công nợ từng khách, không có danh mục tài sản với khấu hao lũy kế từng chiếc xe. Mấy tháng đầu, mọi câu hỏi về một khoản nợ cũ đều không có câu trả lời.
Nếu ngay từ đầu hợp đồng ghi rõ “khi chấm dứt, bàn giao toàn bộ dữ liệu chi tiết ở định dạng bảng tính và tệp sao lưu gốc”, hoặc công ty tự đứng tên phần mềm, cả ba tháng đó đã không mất.
Câu nên hỏi và tự kiểm tra ở đâu
Hỏi đơn vị dịch vụ: đang làm trên phần mềm nào, có làm trên phần mềm doanh nghiệp đứng tên không, cần quyền gì, gửi doanh nghiệp báo cáo gì hằng tháng, khi chấm dứt bàn giao dữ liệu dạng nào.
Hỏi nhà cung cấp phần mềm: phân quyền được tới mức nào, có nhật ký thao tác và khoá sổ không, sao lưu thế nào, xuất dữ liệu ra sao, phí tính theo số người dùng hay theo doanh nghiệp.
Tự kiểm tra: mỗi quý, so doanh thu, thuế giá trị gia tăng trên phần mềm kế toán với tờ khai trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp và với danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử. Ba nguồn khớp nhau là dấu hiệu phần mềm và người làm đang vận hành đúng; lệch thì hỏi ngay khi còn nhớ nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ có cần mua phần mềm kế toán không?
Không bắt buộc phải dùng một phần mềm cụ thể, nhưng sổ sách vẫn phải được ghi theo chế độ kế toán áp dụng. Nếu đơn vị dịch vụ làm trên phần mềm của họ, hãy bảo đảm hợp đồng cho phép lấy toàn bộ dữ liệu ra.
Phần mềm kế toán trên mạng có an toàn không?
Phụ thuộc vào nhà cung cấp và cách doanh nghiệp quản lý tài khoản. Nên hỏi dữ liệu lưu ở đâu, sao lưu thế nào, có xác thực nhiều lớp không; và không dùng chung một tài khoản cho nhiều người.
Đơn vị dịch vụ đòi mật khẩu quản trị phần mềm của doanh nghiệp có nên đưa không?
Nên cấp cho họ một tài khoản riêng với quyền phù hợp thay vì đưa tài khoản quản trị. Doanh nghiệp giữ quyền quản trị để có thể thu hồi quyền khi cần.
Đổi phần mềm kế toán giữa năm có được không?
Được, nhưng dễ sinh lệch số dư. Thời điểm gọn nhất là đầu năm tài chính, sau khi đã khoá sổ năm trước. Nếu phải đổi giữa năm, chốt số dư tại một ngày cụ thể và đối chiếu kỹ trước khi nhập sang.
Phần mềm kế toán có thay được đơn vị dịch vụ không?
Phần mềm giúp ghi chép nhanh và giảm sai sót nhập liệu, nhưng không tự biết khoản chi nào hợp lệ, hoá đơn nào có vấn đề, giao dịch nào cần tư vấn trước. Phần xét đoán đó vẫn cần người có chuyên môn.
Có nên dùng phần mềm miễn phí hoặc bản không rõ nguồn gốc cho tiết kiệm?
Bản miễn phí hợp pháp từ nhà phát triển thì có thể dùng, miễn đáp ứng tiêu chí về phân quyền, sao lưu và xuất dữ liệu. Bản không rõ nguồn gốc, không bản quyền thì không nên: rủi ro pháp lý và rủi ro mất dữ liệu đều do doanh nghiệp gánh.
