Trước khi ký với đại lý thuế, nên hỏi đủ năm câu: ai trực tiếp làm hồ sơ của mình, chứng từ đi từ doanh nghiệp sang đại lý bằng cách nào và hạn nào, sai thì ai chịu phần nào, dữ liệu và tài khoản nằm ở đâu, và khi chấm dứt thì bàn giao những gì. Giá chỉ nên bàn sau khi năm câu này đã có câu trả lời rõ ràng.
Lý do rất thực tế: hai đơn vị báo cùng một mức phí có thể giao hai dịch vụ khác hẳn nhau. Một bên có người đủ chứng chỉ theo sát hồ sơ, bên kia giao cho nhân viên mới và chỉ nộp tờ khai từ con số khách tự gửi. Nhìn giá không phân biệt được, nghe câu trả lời thì phân biệt được ngay.
Câu thứ nhất: ai trực tiếp làm hồ sơ của doanh nghiệp mình
Người đi gặp khách thường là trưởng nhóm hoặc chủ đơn vị. Người ngồi làm tờ khai hằng tháng có khi là người khác. Hỏi thẳng:
- Họ tên người phụ trách hồ sơ, có chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế không, số chứng chỉ là gì.
- Một người phụ trách bao nhiêu khách hàng cùng lúc.
- Khi người đó nghỉ phép hoặc nghỉ việc thì ai thay, người thay có được bàn giao sổ theo dõi hay không.
Câu trả lời đáng yên tâm: có tên người cụ thể, có người dự phòng, có cách bàn giao nội bộ. Câu trả lời đáng lo: “bên em có đội ngũ đông lắm, ai cũng làm được” mà không nêu được tên ai. Không có người cụ thể nghĩa là hồ sơ của doanh nghiệp sẽ đi qua nhiều tay và không ai nhớ lịch sử của nó.
Câu thứ hai: chứng từ đi sang bằng cách nào, hạn ngày mấy
Phần lớn sai sót không nằm ở khâu lập tờ khai mà ở khâu nhận chứng từ. Hỏi đại lý mô tả quy trình một tháng điển hình:
- Doanh nghiệp gửi gì (hoá đơn đầu vào, bảng lương, sao kê, hợp đồng mới), gửi qua kênh nào, trước ngày nào.
- Đại lý có tự tải hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu không, hay chỉ dựa vào thứ doanh nghiệp gửi.
- Khi thiếu chứng từ, đại lý báo lại bằng cách nào, bao nhiêu ngày trước hạn khai.
- Trước khi nộp, doanh nghiệp có được xem bản nháp tờ khai không.
Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 của tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (theo Luật Quản lý thuế; nên kiểm tra lại nếu có văn bản mới thay đổi). Đại lý tốt thường đặt hạn nhận chứng từ sớm hơn vài ngày so với hạn nộp và nói rõ điều đó từ đầu. Đại lý nói “cứ gửi lúc nào cũng được” nghe dễ chịu, nhưng thường là dấu hiệu tờ khai sẽ được làm vội vào ngày cuối.
Câu thứ ba: sai thì ai chịu phần nào
Đây là câu nhiều người ngại hỏi vì sợ mất lòng. Thực ra đơn vị làm nghề nghiêm túc đã quen trả lời câu này. Cần nghe được ba ý:
- Sai do đại lý (tính sai, áp sai thuế suất, nộp trễ dù đã nhận đủ chứng từ đúng hạn): đại lý bù những khoản nào — tiền phạt, tiền chậm nộp, hay cả chi phí làm lại hồ sơ.
- Sai do doanh nghiệp (gửi thiếu, gửi trễ, chứng từ không phản ánh đúng giao dịch): đại lý có nghĩa vụ cảnh báo tới đâu.
- Giới hạn bồi thường: có trần không, trần tính theo phí dịch vụ hay theo thiệt hại thực tế.
Cần nhớ: trước cơ quan thuế, số thuế thiếu và tiền chậm nộp vẫn là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Hợp đồng chỉ quyết định doanh nghiệp đòi lại được từ đại lý hay không. Một câu trả lời kiểu “bên em chưa sai bao giờ” không phải câu trả lời.
Câu thứ tư: dữ liệu và tài khoản nằm ở đâu
Đại lý cần truy cập tài khoản thuế điện tử, có khi cả cổng hoá đơn và chữ ký số, để làm việc. Hỏi:
- Đại lý cần những quyền truy cập nào, có thể dùng chức năng phân quyền hay uỷ quyền thay vì giữ mật khẩu chính không.
- Chữ ký số của doanh nghiệp để ở đâu: doanh nghiệp giữ, đại lý giữ, hay dùng hình thức ký từ xa.
- Tờ khai, sổ sách, bảng tính của doanh nghiệp được lưu ở đâu, có sao lưu không, doanh nghiệp có được bản sao định kỳ không.
- Ai trong đại lý được xem dữ liệu của doanh nghiệp, có cam kết bảo mật với nhân viên không.
Doanh nghiệp càng nắm nhiều thứ trong tay thì càng dễ đổi đơn vị sau này. Đại lý muốn giữ mọi thứ “cho tiện” nhưng không có cơ chế bàn giao là dấu hiệu nên cân nhắc.
Câu thứ năm: khi chấm dứt thì bàn giao những gì
Hỏi chuyện chia tay ngay từ lúc bắt đầu nghe có vẻ lạ, nhưng đây là câu bảo vệ doanh nghiệp tốt nhất. Yêu cầu đại lý liệt kê những thứ sẽ giao lại khi hợp đồng kết thúc, và đưa danh sách đó vào hợp đồng:
| Nhóm | Nên nhận lại |
|---|---|
| Tài khoản | Mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn; thông báo đã đổi thư điện tử nhận tin về địa chỉ của doanh nghiệp |
| Hồ sơ đã nộp | Tờ khai, phụ lục, thông báo chấp nhận của tất cả các kỳ đại lý đã làm |
| Số liệu làm việc | Bảng tính, sổ theo dõi, danh sách chứng từ còn thiếu, việc đang dở |
| Chữ ký số | Thiết bị hoặc quyền quản lý, xác nhận thời hạn còn lại |
| Biên bản | Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên, liệt kê từng mục |
Nên ghi thêm thời hạn bàn giao sau khi chấm dứt và việc đại lý không được giữ lại hồ sơ để đòi phí còn tranh chấp. Chuyện phí là chuyện riêng, hồ sơ thuế của doanh nghiệp không phải vật bảo đảm.
Chuyện phí: hỏi sau cùng, hỏi cách tính chứ không hỏi con số
Khi năm câu trên đã rõ, lúc đó mới bàn phí. Và thay vì hỏi “bao nhiêu một tháng”, nên hỏi phí được tính dựa trên những gì. Mức phí dịch vụ thuế thường hình thành từ các yếu tố sau:
- Số lượng hoá đơn đầu vào, đầu ra mỗi tháng và mức độ đều đặn của chứng từ.
- Số người lao động có trả lương, có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Ngành nghề: có hàng tồn kho, có xuất nhập khẩu, có hoạt động được ưu đãi cần hạch toán riêng hay không.
- Số chi nhánh, địa điểm kinh doanh, số tài khoản ngân hàng.
- Những việc ngoài định kỳ: quyết toán, hồ sơ hoàn thuế, giải trình, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, xử lý tồn đọng các năm trước.
Yêu cầu đại lý ghi rõ khoản nào nằm trong phí cố định, khoản nào tính thêm và tính theo cách nào. Hai báo giá chỉ so được với nhau khi cùng một danh sách việc. Báo giá không kèm danh sách việc thì con số trên đó gần như không có ý nghĩa.
Tự kiểm tra câu trả lời ở đâu
Nghe câu trả lời xong, đối chiếu lại bằng nguồn độc lập:
- Danh sách đại lý thuế và nhân viên đại lý thuế do cơ quan thuế công khai trên trang thông tin điện tử của ngành thuế: tìm tên đơn vị và tên người phụ trách.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: nhập mã số thuế của chính đại lý để xem trạng thái hoạt động, địa chỉ đăng ký.
- Thuế cơ sở nơi doanh nghiệp đang được quản lý: khi còn phân vân, hỏi cách tra cứu đại lý thuế đúng.
Muốn chuẩn bị hợp đồng kỹ hơn, có thể xem thêm các điều khoản hợp đồng dịch vụ kế toán, thuế trên Thuế Pro — trang viết cho người làm dịch vụ, nhưng đọc từ phía khách hàng cũng thấy rõ họ thường cam kết những gì.
Câu hỏi thường gặp
Có nên hỏi xin danh sách khách hàng cũ để tham khảo không?
Có thể hỏi xin liên hệ một vài khách hàng đồng ý làm người giới thiệu. Nhưng đại lý đưa ngay cả danh sách khách hàng kèm số liệu thì nên cảnh giác: bên đó cũng sẽ đưa dữ liệu của doanh nghiệp mình cho người khác xem như vậy.
Đại lý thuế ở xa có làm được cho doanh nghiệp không?
Làm được, phần lớn thủ tục thuế đã điện tử. Chỉ cần hỏi thêm ai sẽ đi làm việc trực tiếp với thuế cơ sở khi có yêu cầu, và chi phí đi lại tính thế nào.
Nên ký hợp đồng một năm hay theo tháng?
Hợp đồng theo năm thường gắn với quyết toán, thuận cho cả hai bên. Nhưng nên có điều khoản chấm dứt trước hạn với thời gian báo trước hợp lý, để không bị giữ chân khi dịch vụ không đạt.
Hỏi năm câu này có làm đại lý phật ý không?
Đơn vị làm nghề lâu thường trả lời trôi chảy vì khách hỏi nhiều. Người lúng túng hoặc gạt đi thì chính phản ứng đó đã là thông tin cho doanh nghiệp.
Đại lý không có chứng chỉ nhưng giá rẻ thì có nên thuê không?
Làm thủ tục thuế như một dịch vụ kinh doanh là việc phải đủ điều kiện theo Luật Quản lý thuế. Thuê người không đủ điều kiện, khi có tranh chấp doanh nghiệp khó đòi trách nhiệm, và hồ sơ của mình nằm ở nơi không chịu quy định nghề nghiệp nào.
Sau khi ký có cần gặp lại đại lý định kỳ không?
Nên có một buổi rà soát mỗi quý hoặc ít nhất trước quyết toán năm. Buổi này xem lại chứng từ còn thiếu, thay đổi trong hoạt động kinh doanh và các quy định mới có ảnh hưởng.
