Kiểm tra một đơn vị dịch vụ thuế, kế toán cần đi qua ba lớp: doanh nghiệp đó có đang hoạt động bình thường không; doanh nghiệp đó có đủ điều kiện kinh doanh loại dịch vụ đang chào không; và người trực tiếp làm hồ sơ của mình có chứng chỉ, có đăng ký hành nghề ở chính đơn vị đó không. Thiếu lớp nào thì lời giới thiệu hay đến đâu cũng chỉ là lời giới thiệu.
Việc này mất khoảng nửa giờ, phần lớn làm được trên mạng. Không cần đi đâu, không cần quen ai. Cái khó là biết mình đang tra cái gì và đọc kết quả thế nào cho đúng — đó là nội dung của bài này.
Ba lớp cần kiểm và vì sao phải đủ cả ba
| Lớp | Trả lời câu hỏi | Nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| 1. Doanh nghiệp | Đơn vị này có thật, đang hoạt động, ở đâu, ai đại diện? | Ký hợp đồng với một pháp nhân đã ngừng hoạt động hoặc không ở địa chỉ đăng ký |
| 2. Điều kiện kinh doanh | Đơn vị có được phép cung cấp dịch vụ kế toán, dịch vụ làm thủ tục về thuế không? | Thuê một đơn vị chỉ đăng ký ngành nhưng chưa đủ điều kiện hành nghề |
| 3. Người làm | Người phụ trách hồ sơ của mình có chứng chỉ, có đăng ký hành nghề tại đơn vị này không? | Đơn vị có chứng chỉ “trên giấy”, người làm thật là người khác |
Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm lớp 1 — tra mã số thuế thấy đang hoạt động là yên tâm. Nhưng tra mã số thuế chỉ cho biết doanh nghiệp tồn tại, không cho biết họ được làm nghề gì, càng không cho biết ai sẽ ngồi làm tờ khai của mình.
Lớp 1: tra chính doanh nghiệp dịch vụ
Xin mã số thuế của đơn vị (có trên hợp đồng, báo giá, hoá đơn họ xuất). Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế, ghi lại:
- Tên đầy đủ, khớp với tên trên hợp đồng chưa.
- Trạng thái mã số thuế, kèm ngày tra.
- Địa chỉ trụ sở đăng ký, có khớp với nơi họ đang làm việc không.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Ngày bắt đầu hoạt động — đơn vị mới thành lập không có gì sai, nhưng lời giới thiệu “mười năm kinh nghiệm” cần được hiểu là kinh nghiệm của người, không phải của pháp nhân.
Trạng thái mã số thuế chỉ mô tả điều cơ quan thuế đang ghi nhận, không phải lời đánh giá đơn vị tốt hay xấu. Nhưng nếu trạng thái không phải đang hoạt động bình thường, đó là câu hỏi phải có lời giải thích trước khi ký.
Lớp 2: điều kiện kinh doanh dịch vụ
Có hai loại tư cách khác nhau, do hai nơi khác nhau xác nhận:
- Kinh doanh dịch vụ kế toán: theo Luật Kế toán, doanh nghiệp phải được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Xin số và ngày cấp của giấy này.
- Kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế (đại lý thuế): theo Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp phải được cơ quan thuế xác nhận đủ điều kiện. Xin số và ngày của văn bản xác nhận.
Sau đó đối chiếu với nguồn công khai. Cơ quan thuế công khai danh sách đại lý thuế và nhân viên đại lý thuế trên trang thông tin điện tử của ngành thuế; cơ quan quản lý hành nghề kế toán cũng công khai danh sách đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Cách tra cụ thể có thể thay đổi theo thời gian, nên nếu không tìm thấy, hỏi thuế cơ sở nơi mình được quản lý cách tra đúng thay vì kết luận vội.
Một đơn vị có thể có một trong hai tư cách hoặc cả hai. Điều quan trọng là tư cách đó khớp với dịch vụ họ đang bán cho mình.
Lớp 3: người trực tiếp làm hồ sơ
Đây là lớp hay bị bỏ qua nhất. Hỏi tên người phụ trách hồ sơ của doanh nghiệp mình, rồi hỏi tiếp:
- Người đó có chứng chỉ nào: chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế (do cơ quan thuế cấp) hay chứng chỉ kế toán viên (do Bộ Tài chính cấp)? Hai loại khác nhau, phục vụ hai loại dịch vụ khác nhau.
- Số chứng chỉ là gì?
- Người đó có đăng ký hành nghề tại chính đơn vị này không, hay đăng ký ở nơi khác?
- Nếu người phụ trách chưa có chứng chỉ, ai là người có chứng chỉ soát lại và chịu trách nhiệm hồ sơ?
Không phải ai làm hồ sơ cũng bắt buộc có chứng chỉ — nhân viên có thể làm dưới sự giám sát của người có chứng chỉ. Nhưng phải có một người có chứng chỉ, đăng ký hành nghề ở đơn vị đó, đứng sau hồ sơ của mình. Với tờ khai nộp qua đại lý thuế, phần thông tin nhân viên đại lý thuế trên tờ khai là chỗ để đối chiếu sau này.
Hỏi xin giấy tờ thế nào cho gọn
Có thể gửi một tin nhắn ngắn, lịch sự, xin các thông tin sau trước buổi gặp:
- Mã số thuế của đơn vị.
- Số, ngày cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán (nếu có).
- Số, ngày văn bản xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế (nếu có).
- Họ tên, số chứng chỉ của người sẽ phụ trách và người soát lại.
Đơn vị làm nghề đàng hoàng có sẵn những thông tin này và thường gửi ngay. Không cần đòi bản gốc hay bản công chứng; số hiệu là đủ để tự tra. Nếu họ chỉ gửi ảnh chụp mà không chịu cho số để tự tra, đó là tín hiệu đáng lưu ý.
Dấu hiệu nên dừng lại
- Tên trên chứng chỉ không phải người làm việc với mình, và không ai giải thích được người đó liên quan thế nào tới đơn vị.
- Người có chứng chỉ “chỉ đứng tên”, không bao giờ xuất hiện. Cho mượn hoặc thuê chứng chỉ để đơn vị đủ điều kiện là hành vi vi phạm quy định hành nghề, và khi có chuyện, doanh nghiệp thuê dịch vụ không có ai chịu trách nhiệm thật.
- Trạng thái mã số thuế của chính đơn vị dịch vụ bất thường mà họ không giải thích được.
- Địa chỉ trên đăng ký và nơi làm việc thật khác nhau mà không có lý do.
- Chào cả dịch vụ kế toán lẫn đại lý thuế nhưng chỉ đưa được giấy tờ cho một loại.
Kiểm tra lại định kỳ, không chỉ một lần
Tư cách hành nghề có thể thay đổi: người có chứng chỉ nghỉ việc, đơn vị bị đình chỉ, chứng chỉ bị thu hồi, đơn vị chuyển trụ sở. Nên kiểm lại mỗi năm một lần, thường vào lúc gia hạn hợp đồng:
- Tra lại mã số thuế đơn vị trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
- Tra lại danh sách đại lý thuế, nhân viên đại lý thuế hoặc danh sách đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
- Xem trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp các tờ khai đã nộp trong năm, phần thông tin đại lý (nếu có) có khớp với người đơn vị báo không.
- Hỏi đơn vị người phụ trách hồ sơ có thay đổi không.
Nếu cần tìm hiểu kỳ thi và cách cấp chứng chỉ đại lý thuế để hiểu đối tác mình đang thuê, có thể đọc phần chứng chỉ đại lý thuế trên Học Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Chứng chỉ kế toán viên có dùng để làm đại lý thuế được không?
Hai chứng chỉ phục vụ hai loại dịch vụ khác nhau và do hai nơi khác nhau cấp. Người muốn hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế cần chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế; các trường hợp được xét cấp khác nhau nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành.
Tra không thấy tên đơn vị trong danh sách công khai thì có phải đơn vị đó không đủ điều kiện?
Chưa chắc. Có thể danh sách chưa cập nhật, tên tra không khớp chính xác, hoặc đơn vị mới được xác nhận. Hỏi đơn vị số và ngày văn bản xác nhận, rồi hỏi thuế cơ sở để xác minh.
Người làm dịch vụ tự do có chứng chỉ thì có được nhận làm cho doanh nghiệp không?
Hành nghề theo chứng chỉ phải gắn với đăng ký hành nghề theo hình thức pháp luật cho phép. Cá nhân nhận làm dịch vụ mà không đăng ký hành nghề thì khi có sai sót, doanh nghiệp khó có căn cứ đòi trách nhiệm nghề nghiệp.
Có cần kiểm tra lại khi đơn vị đổi người phụ trách không?
Nên. Người mới có thể có hoặc chưa có chứng chỉ. Hỏi tên, số chứng chỉ của người mới và người soát lại hồ sơ, giống lần đầu.
Đơn vị có chứng chỉ đầy đủ có bảo đảm làm tốt không?
Không. Chứng chỉ là điều kiện tối thiểu để được hành nghề, không phải thước đo chất lượng. Sau khi qua ba lớp kiểm tra, vẫn cần đánh giá quy trình làm việc, người phụ trách và cách đơn vị trả lời câu hỏi.
Có trang tư nhân nào tổng hợp danh sách đơn vị uy tín không?
Có nhiều trang tổng hợp, nhưng dữ liệu có thể cũ hoặc không đầy đủ, và xếp hạng thường không có tiêu chí công khai. Nguồn để đối chiếu tư cách hành nghề vẫn là danh sách do cơ quan nhà nước công khai.
