Một doanh nghiệp có ngành “hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế” trên giấy đăng ký chưa chắc được phép kinh doanh dịch vụ kế toán, và càng chưa chắc là đại lý thuế. Ngành nghề trên giấy đăng ký chỉ là điều doanh nghiệp khai. Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước khi hoạt động.
Nói cách khác, có ba tư cách khác nhau mà người ngoài hay gộp làm một: đã đăng ký ngành, đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, và đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế. Mỗi tư cách do một nơi xác nhận và cho phép làm những việc khác nhau.
Ngành nghề đăng ký chỉ là lời khai
Khi thành lập doanh nghiệp, người sáng lập chọn ngành nghề từ hệ thống ngành kinh tế và ghi vào hồ sơ. Với phần lớn ngành, đăng ký là đủ để kinh doanh. Nhóm hoạt động kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế nằm trong mã ngành 6920, và một doanh nghiệp có thể ghi mã này dù hiện tại chưa có ai có chứng chỉ, chưa làm thủ tục gì thêm.
Lý do rất bình thường: nhiều doanh nghiệp đăng ký sẵn nhiều ngành để sau này mở rộng, hoặc chỉ muốn làm phần tư vấn nội bộ trong nhóm công ty. Ghi ngành không sai. Cái sai là hiểu ngành ghi trên giấy như một giấy phép hành nghề.
Với dịch vụ kế toán và dịch vụ làm thủ tục về thuế — hai ngành kinh doanh có điều kiện — doanh nghiệp chỉ được cung cấp dịch vụ khi đã đáp ứng điều kiện và được xác nhận theo luật chuyên ngành.
Cần tách thêm một điểm: cơ quan đăng ký kinh doanh không kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện hành nghề hay chưa tại thời điểm ghi ngành. Việc tuân thủ điều kiện là trách nhiệm của chính doanh nghiệp khi bắt đầu cung cấp dịch vụ. Vì vậy, tra thông tin đăng ký doanh nghiệp thấy ngành kế toán, thuế chỉ trả lời được câu “doanh nghiệp này có ý định làm lĩnh vực đó”, chưa trả lời được câu “doanh nghiệp này đã được phép làm chưa”.
Ba tư cách, ba nơi xác nhận
| Đã đăng ký ngành | Đủ điều kiện dịch vụ kế toán | Đại lý thuế | |
|---|---|---|---|
| Nơi xác nhận | Cơ quan đăng ký kinh doanh | Cơ quan quản lý hành nghề kế toán thuộc Bộ Tài chính, theo Luật Kế toán | Cơ quan thuế, theo Luật Quản lý thuế |
| Giấy tờ thể hiện | Thông tin ngành nghề trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán | Văn bản xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế |
| Yêu cầu về người | Không | Có người có chứng chỉ kế toán viên đăng ký hành nghề tại đơn vị | Có người có chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế |
| Được làm gì cho khách | Chưa đủ để cung cấp hai dịch vụ bên phải | Ghi sổ, lập báo cáo tài chính, làm kế toán trưởng thuê ngoài | Đăng ký, khai, quyết toán thuế, hồ sơ hoàn, miễn giảm, tư vấn thuế |
Số lượng người có chứng chỉ tối thiểu và các điều kiện chi tiết khác nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành của từng luật; bảng trên chỉ mô tả khung để phân biệt.
Vì sao hay bị nhầm
- Tên doanh nghiệp. Tên có chữ “kế toán”, “thuế”, “đại lý thuế”, “tư vấn thuế” không chứng minh được gì. Tên chỉ là tên.
- Trang giới thiệu, quảng cáo. Trang giới thiệu có thể dùng các chữ như “đại lý thuế uy tín” dù đơn vị chưa được xác nhận.
- Người quen giới thiệu. Người giới thiệu thường chỉ biết đơn vị “làm thuế được”, không biết họ có tư cách gì.
- Hoá đơn dịch vụ. Đơn vị xuất hoá đơn với nội dung “phí dịch vụ kế toán” không có nghĩa họ đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
- Nhân viên có chứng chỉ. Nhân viên có chứng chỉ cá nhân chưa đủ; đơn vị còn phải được xác nhận đủ điều kiện, và người đó phải đăng ký hành nghề tại đơn vị.
Thuê nhầm thì hệ quả là gì
Thuê một đơn vị chỉ đăng ký ngành mà chưa đủ điều kiện, doanh nghiệp không nhất thiết gặp chuyện ngay. Tờ khai vẫn nộp được — vì về kỹ thuật, ai có tài khoản và chữ ký số cũng nộp được. Vấn đề lộ ra khi có sự cố:
- Khó đòi trách nhiệm nghề nghiệp. Đơn vị không chịu quy định hành nghề, không có nghĩa vụ bảo hiểm nghề nghiệp, không có cơ quan quản lý nghề để phản ánh.
- Không có thông tin đại lý trên tờ khai. Về hồ sơ, doanh nghiệp tự khai; mọi sai sót được xem như doanh nghiệp tự làm.
- Không thể dùng tư cách đại lý khi làm việc với cơ quan thuế. Người đi làm việc chỉ là người được uỷ quyền thông thường.
- Doanh nghiệp giao toàn bộ dữ liệu cho một bên không chịu ràng buộc nghề nghiệp nào.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần người làm giúp phần việc nội bộ và tự đứng tên mọi thứ, đó là lựa chọn của doanh nghiệp. Nhưng nên chọn khi đã biết rõ, không phải vì nhầm.
Kế toán làm thêm, làm tự do: đặt đúng tên quan hệ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê một người làm kế toán ngoài giờ, trả phí hằng tháng. Đây là quan hệ thuê cá nhân làm việc, không phải thuê đại lý thuế hay đơn vị dịch vụ kế toán. Vài điều nên rõ:
- Nếu người đó không đăng ký hành nghề theo hình thức pháp luật cho phép, doanh nghiệp đang tự đứng tên toàn bộ số liệu.
- Khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng/lần trở lên thường phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân; nếu ký hợp đồng lao động thì theo quy định về tiền lương.
- Nên có hợp đồng ghi phạm vi việc, bảo mật và bàn giao, giống như với một đơn vị.
Không có gì sai khi thuê một người giỏi làm tự do. Chỉ cần đặt đúng tên cho quan hệ để biết ai chịu trách nhiệm gì.
Phân biệt trong mười lăm phút và tự kiểm tra ở đâu
- Xin mã số thuế của đơn vị, tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên, trạng thái, địa chỉ, người đại diện.
- Hỏi đơn vị đang có tư cách nào: đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, đại lý thuế, hay cả hai. Xin số và ngày của văn bản tương ứng.
- Đối chiếu với danh sách công khai: danh sách đại lý thuế trên trang thông tin điện tử của ngành thuế; danh sách đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán của cơ quan quản lý hành nghề kế toán.
- Hỏi tên, số chứng chỉ người phụ trách, đối chiếu với danh sách nhân viên đại lý thuế hoặc danh sách kế toán viên hành nghề.
- So với dịch vụ đang chào: chào khai thuế thì cần tư cách đại lý thuế, chào ghi sổ và báo cáo tài chính thì cần tư cách dịch vụ kế toán.
Không tìm thấy thông tin không có nghĩa là đơn vị gian dối; danh sách có thể chậm cập nhật. Khi còn phân vân, hỏi thuế cơ sở quản lý doanh nghiệp mình cách xác minh.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đăng ký ngành 6920 có phải làm thêm thủ tục gì mới được làm dịch vụ?
Có. Muốn cung cấp dịch vụ kế toán hay dịch vụ làm thủ tục về thuế cho khách, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo Luật Kế toán hoặc Luật Quản lý thuế. Đăng ký ngành chỉ là bước đầu.
Đơn vị đủ điều kiện dịch vụ kế toán có tự động là đại lý thuế không?
Không. Hai tư cách được xác nhận riêng. Đơn vị có thể có một hoặc cả hai; hỏi và đối chiếu từng loại.
Đại lý thuế có được làm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp không?
Theo quy định hiện hành, đại lý thuế được cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Với doanh nghiệp quy mô lớn hơn, dịch vụ kế toán cần do đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán thực hiện.
Công ty kiểm toán có làm dịch vụ khai thuế được không?
Kiểm toán là một tư cách khác nữa. Công ty kiểm toán cung cấp dịch vụ thuế thì cũng cần đáp ứng điều kiện tương ứng; hỏi họ đang cung cấp dịch vụ thuế dưới tư cách nào và đối chiếu như với đơn vị khác.
Tra thấy đơn vị trong danh sách đại lý thuế nhưng trạng thái mã số thuế bất thường thì sao?
Hai nguồn thông tin cập nhật khác nhau. Trạng thái mã số thuế bất thường là câu hỏi cần đơn vị giải thích và nếu cần thì hỏi cơ quan thuế, trước khi giao hồ sơ.
Hợp đồng đã ký với đơn vị chưa đủ điều kiện thì xử lý thế nào?
Không cần hoảng. Rà lại các kỳ đơn vị đó đã làm, lấy về toàn bộ tờ khai, sổ sách và tài khoản, rồi chuyển sang đơn vị đủ điều kiện theo đúng quy trình bàn giao. Nên nhờ đơn vị mới soát lại ít nhất năm tài chính gần nhất.
Doanh nghiệp tự đăng ký ngành kế toán để làm cho các công ty cùng nhóm có được không?
Làm kế toán nội bộ cho chính mình khác với cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp khác. Nếu cung cấp dịch vụ cho pháp nhân khác, kể cả cùng nhóm, nên xem có thuộc diện phải đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ hay không và hỏi cơ quan quản lý khi chưa chắc.
