Một hợp đồng dịch vụ kế toán nên có hai điều khoản viết kỹ hơn cả phần giá: bảo mật — thông tin nào là mật, ai được xem, nghĩa vụ kéo dài bao lâu — và bàn giao — khi chấm dứt thì giao lại những gì, trong bao lâu, dưới dạng nào, và không được giữ hồ sơ để đòi phí. Hai điều khoản này ít khi được đọc lúc ký, nhưng là thứ duy nhất có giá trị khi hai bên chia tay.
Lý do rất đơn giản: đơn vị kế toán biết doanh thu thật, biên lợi nhuận, danh sách khách hàng, lương từng người, số căn cước của cả công ty. Họ giữ tài khoản thuế, có khi giữ cả chữ ký số. Không có điều khoản rõ ràng, doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí của bên kia.
Thông tin nào cần được bảo mật
Điều khoản bảo mật chung chung kiểu “bên B cam kết bảo mật thông tin của bên A” gần như không thi hành được. Nên liệt kê cụ thể:
- Số liệu tài chính: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, số dư tài khoản.
- Thông tin khách hàng, nhà cung cấp, giá mua, giá bán, điều khoản hợp đồng.
- Thông tin người lao động: lương, thưởng, số căn cước, người phụ thuộc, tài khoản ngân hàng.
- Thông tin chủ sở hữu, thành viên góp vốn.
- Tài khoản, mật khẩu, chữ ký số, mã xác thực.
- Kế hoạch kinh doanh, dự định đầu tư, tái cấu trúc mà kế toán biết được trong quá trình làm việc.
Kèm theo: nghĩa vụ bảo mật áp dụng cho cả nhân viên của đơn vị dịch vụ, và còn hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt trong một thời hạn cụ thể hoặc không thời hạn.
Dữ liệu cá nhân của người lao động: trách nhiệm không chuyển đi được
Khi giao bảng lương, giấy tờ người phụ thuộc, thông tin căn cước cho đơn vị kế toán, doanh nghiệp đang chia sẻ dữ liệu cá nhân của người lao động cho một bên thứ ba xử lý. Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu việc xử lý dữ liệu có căn cứ, có mục đích rõ, và bên nhận xử lý phải bảo vệ dữ liệu đó.
Điểm cần nhớ: khi đơn vị dịch vụ làm lộ dữ liệu, doanh nghiệp vẫn phải trả lời người lao động và có thể cả cơ quan quản lý. Vì vậy hợp đồng nên có:
- Mục đích xử lý dữ liệu: chỉ để tính lương, khấu trừ thuế, kê khai bảo hiểm và các việc trong hợp đồng.
- Không chuyển dữ liệu cho bên thứ ba khác khi chưa được đồng ý.
- Biện pháp bảo vệ tối thiểu: phân quyền truy cập, không lưu trên thiết bị cá nhân không bảo vệ.
- Nghĩa vụ báo ngay khi có sự cố lộ, mất dữ liệu.
- Xoá hoặc trả lại dữ liệu khi chấm dứt.
Nội dung chi tiết của nghĩa vụ này nên đối chiếu với văn bản đang hiệu lực về bảo vệ dữ liệu cá nhân, vì đây là lĩnh vực mới được siết chặt những năm gần đây.
Quyền truy cập: liệt kê từ đầu để thu hồi được cuối
Bàn giao khó nhất không phải giấy tờ mà là quyền truy cập. Ngay từ khi ký, nên lập một bảng ghi rõ đơn vị dịch vụ đang có quyền vào đâu:
| Hệ thống | Hình thức truy cập | Khi chấm dứt |
|---|---|---|
| Tài khoản thuế điện tử | Mật khẩu chính hay tài khoản phân quyền | Đổi mật khẩu, thu hồi phân quyền |
| Cổng hoá đơn điện tử, phần mềm hoá đơn | Tài khoản người dùng | Khoá tài khoản của đơn vị dịch vụ |
| Chữ ký số | Giữ thiết bị hay có thông tin ký từ xa | Nhận lại thiết bị, đổi mã PIN, đổi thông tin xác thực |
| Cổng bảo hiểm xã hội | Tài khoản giao dịch điện tử | Đổi mật khẩu |
| Ngân hàng điện tử | Chỉ xem hay có quyền lập lệnh | Thu hồi quyền |
| Thư điện tử nhận thông báo | Địa chỉ của ai | Chuyển về địa chỉ của doanh nghiệp |
Nguyên tắc: đơn vị dịch vụ không bao giờ nên có quyền lập lệnh chuyển tiền trên ngân hàng điện tử của doanh nghiệp. Chỉ quyền xem sao kê là đủ cho việc kế toán.
Danh mục bàn giao nên ghi thẳng vào hợp đồng
Viết danh mục ngay trong hợp đồng hoặc phụ lục, để lúc chia tay không phải thương lượng lại:
- Sổ kế toán các kỳ đã làm, ở dạng tệp của phần mềm kế toán và dạng xuất ra đọc được không cần phần mềm đó.
- Báo cáo tài chính, tờ khai, phụ lục, thông báo chấp nhận của các kỳ.
- Bảng tính làm việc: bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ, đối chiếu công nợ.
- Danh sách việc đang dở, chứng từ còn thiếu, khoản đang chờ giải trình.
- Chứng từ gốc bản giấy do doanh nghiệp gửi, nếu đơn vị dịch vụ đang giữ.
- Thiết bị chữ ký số và thông tin xác thực.
Kèm theo: thời hạn bàn giao (ví dụ trong một số ngày làm việc sau khi chấm dứt), biên bản bàn giao có chữ ký hai bên liệt kê từng mục, và nghĩa vụ hỗ trợ trả lời đơn vị mới trong một thời gian ngắn sau bàn giao.
Không được giữ hồ sơ để đòi phí
Tình huống hay gặp nhất khi chia tay là tranh chấp phí: doanh nghiệp cho rằng dịch vụ chưa đạt, đơn vị dịch vụ đòi nốt phí còn lại, và cầm hồ sơ làm điều kiện. Hồ sơ kế toán, tài khoản thuế của doanh nghiệp không phải tài sản bảo đảm cho khoản phí.
Nên có một câu rõ ràng trong hợp đồng: việc bàn giao hồ sơ, tài khoản không phụ thuộc vào tranh chấp về phí; tranh chấp phí giải quyết riêng theo điều khoản giải quyết tranh chấp. Đơn vị làm nghề nghiêm túc thường không phản đối câu này.
Phía doanh nghiệp cũng nên sòng phẳng: thanh toán phần phí cho việc đã làm theo hợp đồng, và báo chấm dứt đúng thời gian báo trước. Chia tay êm thì bàn giao nhanh, và nhanh là thứ doanh nghiệp cần nhất lúc đổi đơn vị.
Sau chấm dứt: huỷ dữ liệu và trách nhiệm với các kỳ đã làm
Hai điều khoản cuối thường bị quên:
- Huỷ hoặc trả lại dữ liệu: sau khi bàn giao, đơn vị dịch vụ xoá dữ liệu của doanh nghiệp khỏi hệ thống của mình trong một thời hạn, trừ phần họ phải giữ theo quy định (nếu có), và xác nhận bằng văn bản.
- Trách nhiệm với các kỳ đã làm: nếu sau này cơ quan thuế kiểm tra kỳ do đơn vị cũ làm, họ vẫn có nghĩa vụ giải thích số liệu và chịu trách nhiệm với lỗi của mình theo hợp đồng.
Tự kiểm tra sau bàn giao: đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp bằng mật khẩu mới, xem lại toàn bộ tờ khai đã nộp các kỳ và so với danh mục đã nhận; tải danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu với sổ được bàn giao. Kỳ nào thiếu tờ khai hoặc hoá đơn không có trong sổ, ghi ngay vào biên bản bổ sung khi đơn vị cũ còn đang hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị kế toán có được giữ bản sao hồ sơ của doanh nghiệp sau khi chấm dứt không?
Họ có thể cần giữ một phần hồ sơ làm việc để chứng minh công việc đã làm nếu có tranh chấp. Nên thoả thuận rõ phần nào được giữ, giữ bao lâu, vẫn chịu nghĩa vụ bảo mật, và phần còn lại phải xoá.
Có cần ký thoả thuận bảo mật riêng với từng nhân viên của đơn vị dịch vụ không?
Thường không cần. Hợp đồng nên quy định đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm bảo đảm nhân viên của họ tuân thủ nghĩa vụ bảo mật; khi nhân viên làm lộ, đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm với doanh nghiệp.
Dữ liệu nằm trên phần mềm kế toán của đơn vị dịch vụ thì bàn giao thế nào?
Yêu cầu xuất toàn bộ sổ sách ra định dạng phổ biến đọc được không cần phần mềm đó, kèm tệp sao lưu của phần mềm. Nên ghi yêu cầu này vào hợp đồng từ đầu, vì mỗi phần mềm có cách xuất khác nhau.
Đơn vị cũ không bàn giao đúng hạn thì làm gì?
Gửi yêu cầu bằng văn bản nêu rõ danh mục và thời hạn theo hợp đồng. Song song, đổi ngay mật khẩu các tài khoản doanh nghiệp đang nắm quyền, tự tải lại tờ khai và hoá đơn từ hệ thống của cơ quan thuế để không bị đứt kỳ khai tiếp theo.
Có nên quy định phạt vi phạm cho điều khoản bảo mật không?
Có thể thoả thuận mức phạt vi phạm hợp đồng trong giới hạn pháp luật cho phép, bên cạnh nghĩa vụ bồi thường thiệt hại. Mức phạt nên đủ để có tác dụng răn đe nhưng không vô lý đến mức bên kia không chịu ký.
Chữ ký số do đơn vị dịch vụ đăng ký mua hộ thì thuộc về ai?
Chữ ký số cấp cho doanh nghiệp, gắn với mã số thuế của doanh nghiệp, là của doanh nghiệp dù ai đứng ra làm thủ tục mua. Khi chấm dứt, doanh nghiệp nhận lại thiết bị hoặc quyền quản lý, đổi mã PIN và thông tin liên hệ nhận thông báo gia hạn.
Hợp đồng cũ không có điều khoản bàn giao thì có bổ sung được không?
Được, bằng phụ lục ký thêm khi hai bên còn đang hợp tác bình thường. Đừng đợi tới lúc muốn chấm dứt mới đề nghị, vì lúc đó bên kia ít có lý do để đồng ý.
